যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কি?
কন্টাক্ট ও সম্পর্ক
তার মূলে, যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা আপনি যে ব্যক্তি এবং সংস্থাগুলির সাথে যোগাযোগ করেন সে সম্পর্কে তথ্য সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং বজায় রাখার অনুশীলন। আপনি একটি ছোট ব্যবসা চালান, একটি দল পরিচালনা করুন, বা কেবল আপনার সামাজিক নেটওয়ার্ক সংগঠিত রাখতে চান, একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম আপনি কাকে জানেন, কীভাবে তাদের কাছে পৌঁছাতে হবে এবং আপনার সম্পর্কটি কেমন দেখাচ্ছে তা ট্র্যাক করার একটি কাঠামোগত উপায় দেয়।
এটি স্টেরয়েড উপর একটি ডিজিটাল ঠিকানা বই হিসাবে চিন্তা করুন। কেবল নাম এবং ফোন নম্বরগুলির পরিবর্তে, একটি সু-নির্মিত যোগাযোগ পরিচালনা ব্যবস্থা আপনার শেষ কথোপকথন থেকে নোটগুলির মতো প্রসঙ্গ ক্যাপচার করে, ট্যাগগুলি যা গ্রুপ যোগাযোগগুলি বিভাগ, ক্রিয়াকলাপের ইতিহাস, যারা তারা জানে এবং ফলো-আপগুলির জন্য অনুস্মারক। লক্ষ্যটি সহজঃ কোনও সম্পর্কের ট্র্যাক হারাবেন না যা গুরুত্বপূর্ণ।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সংজ্ঞা
দ্য যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সংজ্ঞা আপনি কাকে জিজ্ঞাসা করেন তার উপর নির্ভর করে সামান্য পরিবর্তিত হয়, তবে সাধারণ থ্রেডটি হ'লঃ এটি এমন ব্যক্তি বা সংস্থা সম্পর্কে তথ্য রেকর্ডিং, আপডেট এবং পুনরুদ্ধারের পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া যার সাথে আপনার পেশাদার বা ব্যক্তিগত সম্পর্ক রয়েছে।
ব্যবসায়, এর অর্থ সাধারণত সম্ভাবনা, গ্রাহক, বিক্রেতা, অংশীদার এবং সহকর্মীদের ট্র্যাকিং। ব্যক্তিগত জীবনে, এর অর্থ বন্ধু, পরিবার, পরিষেবা সরবরাহকারী, রোমান্টিক অংশীদার এবং সম্প্রদায় সংযোগগুলি সংগঠিত করা হতে পারে। প্রসঙ্গ নির্বিশেষে, নীতিগুলি একই থাকেঃ সঠিক ডেটা ক্যাপচার করুন, এটি বর্তমান রাখুন এবং যখন আপনার প্রয়োজন হয় তখন এটি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে।
কেন যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বিষয়
সম্পর্ক সামাজিক জীবন যাপন করে। একজন ব্যক্তির সম্পর্কে বিশদ প্রত্যাহার করার ক্ষমতা, আপনি যখন শেষ কথা বলেছিলেন তখন মনে রাখবেন, বা দ্রুত কোনও পরিচিতির বিবরণ টানুন একটি সুন্দর মুহূর্ত এবং একটি মিস করা সুযোগের মধ্যে পার্থক্য তৈরি করতে পারে। একটি সিস্টেম জায়গায় ছাড়া, গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ ফাটল মাধ্যমে স্লিপ।
এখানে যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় মানুষ বিনিয়োগ করার সবচেয়ে সাধারণ কিছু কারণ রয়েছে:
- কেন্দ্রীভূত তথ্য: বিক্ষিপ্ত স্প্রেডশীট, বিশৃঙ্খলাযুক্ত ঠিকানা বই, নোট এবং ইমেল থ্রেডের পরিবর্তে, আপনার সমস্ত যোগাযোগের ডেটা এক জায়গায় থাকে।
- আরও ভাল ফলোআপ: প্রতিটি পরিচিতির সাথে সংযুক্ত নোট এবং অনুস্মারকগুলির সাথে, আপনি কোনও সীসা দিয়ে চেক ইন করতে বা কোনও ক্লায়েন্টের প্রতিক্রিয়া জানাতে কখনই ভুলবেন না।
- সহযোগিতা: যখন আপনার দলের সবাই একই যোগাযোগের রেকর্ডগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে, হ্যান্ডঅফগুলি মসৃণ এবং কেউ প্রচেষ্টাকে নকল করে না।
- যথার্থতা: সত্যের একটি একক উত্স পুরানো ফোন নম্বর, ভুল ইমেল ঠিকানা বা ডুপ্লিকেট রেকর্ডের ঝুঁকি হ্রাস করে।
- স্কেলেবিলিটি: আপনার নেটওয়ার্ক কয়েক ডজন থেকে হাজার হাজার পরিচিতিতে বৃদ্ধি পাওয়ার সাথে সাথে একটি সিস্টেম জিনিসগুলি পরিচালনাযোগ্য রাখে।
একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কি অন্তর্ভুক্ত?
এ যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম একটি সুসংগঠিত স্প্রেডশীট হিসাবে সহজ বা একটি ডেডিকেটেড সফ্টওয়্যার প্ল্যাটফর্ম হিসাবে পরিশীলিত হতে পারে। বেশিরভাগ সিস্টেম কয়েকটি মূল বৈশিষ্ট্য ভাগ করে নেয়ঃ
যোগাযোগ রেকর্ড
প্রতিটি পরিচিতি একটি ডেডিকেটেড রেকর্ড পায় যা তাদের নাম, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা, কোম্পানি, কাজের শিরোনাম এবং অন্য কোনও প্রাসঙ্গিক বিবরণ সংরক্ষণ করে। এটাকে ফাউন্ডেশন হিসেবে ভাবুন। পরিষ্কার, সম্পূর্ণ রেকর্ড ছাড়া, অন্য কিছুই কাজ করে না।
ট্যাগ এবং বিভাগ
ট্যাগগুলি আপনাকে টাইপ, শিল্প, অবস্থান, আগ্রহ, ডিল স্টেজ বা আপনার সংজ্ঞায়িত যে কোনও কাস্টম বিভাগ দ্বারা যোগাযোগগুলি গ্রুপ করতে দেয়। এটি আপনার ঠিকানা বইটি ফিল্টার করা এবং যে কোনও উদ্দেশ্যে আপনার প্রয়োজনীয় লোকদের সন্ধান করা সহজ করে তোলে।
নোট এবং কার্যকলাপ ইতিহাস
সেরা যোগাযোগ পরিচালকরা আপনাকে প্রতিটি রেকর্ডে নোট সংযুক্ত করতে দেয়, যেমন কলগুলির সংক্ষিপ্তসার, ফলাফল, ব্যক্তিগত পছন্দ বা প্রসঙ্গ যুক্ত করে এমন অন্য কিছু। সময়ের সাথে সাথে, এই ইতিহাসটি আপনার সামাজিক জীবনকে ব্যক্তিগতকৃত করতে এবং শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তোলার জন্য অমূল্য হয়ে ওঠে।
অনুসন্ধান এবং ফিল্টারিং
যখন আপনার ঠিকানা বই বৃদ্ধি পায়, তখন নাম, কোম্পানি, ট্যাগ বা কীওয়ার্ড দ্বারা দ্রুত অনুসন্ধান করার ক্ষমতা অপরিহার্য হয়ে ওঠে। ভাল সিস্টেমগুলি এটিকে অনায়াসে করে তোলে।
আমদানি ও রপ্তানি
ভাল সিস্টেমগুলি আপনাকে আপনার বিভিন্ন ঠিকানা বই থেকে পরিচিতি আমদানি করতে এবং যখন প্রয়োজন হয় তখন সেগুলি রপ্তানি করতে দেয়। এই নমনীয়তাটি নিশ্চিত করে যে আপনার পরিচিতিগুলি ডেটা কখনই লক করা হয় না।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বনাম একটি সম্পূর্ণ সিআরএম
বিভ্রান্তির একটি সাধারণ বিষয় হ'ল যোগাযোগ পরিচালনা এবং একটি সম্পূর্ণ গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালনা (সিআরএম) প্ল্যাটফর্মের মধ্যে পার্থক্য। যদিও দুটি ওভারল্যাপ, তারা বিভিন্ন উদ্দেশ্য পরিবেশন করে। যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বিশেষভাবে যোগাযোগ তথ্য সংরক্ষণ এবং সংগঠিত উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। একটি সিআরএম আরও এগিয়ে যায়। এটি বিক্রয় পাইপলাইন ট্র্যাকিং, বিপণন অটোমেশন, রিপোর্টিং এবং ওয়ার্কফ্লো সরঞ্জামগুলিতে স্তর করে।
অনেক ব্যক্তি এবং ছোট দলের জন্য, একটি ডেডিকেটেড যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সরঞ্জাম তাদের প্রয়োজন সব। এটি জিনিসগুলি সহজ রাখে, বৈশিষ্ট্য ব্লোট এড়ায় এবং খাড়া শেখার বক্ররেখা ছাড়াই কাজটি সম্পন্ন করে। যদি আপনার প্রাথমিক প্রয়োজনটি আপনার পরিচিতিগুলি সংগঠিত এবং অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে হয় তবে আপনার সম্পূর্ণ সিআরএমের জটিলতা (বা ব্যয়) প্রয়োজন হতে পারে না।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কার প্রয়োজন?
সংক্ষিপ্ত উত্তরঃ প্রায় সবাই যারা মানুষের সাথে কাজ করে বা একটি সক্রিয় সামাজিক জীবন আছে। তবে কিছু ভূমিকা অন্যদের চেয়ে বেশি উপকৃত হয়:
- বিক্রয় পেশাদার যারা কয়েক ডজন বা শত শত লিড জুগল করে এবং প্রত্যেকে কোথায় দাঁড়িয়ে আছে তা ট্র্যাক করতে হবে।
- ছোট ব্যবসা মালিকদের যারা অনেক টুপি পরেন এবং গ্রাহকের বিবরণ ফাটল মাধ্যমে পড়ে যেতে দিতে পারে না।
- ফ্রিল্যান্সার এবং পরামর্শদাতা যারা তাদের নেটওয়ার্ক থেকে পুনরাবৃত্তি ব্যবসা এবং রেফারেল উপর নির্ভর করে।
- অলাভজনক নেতাদের দাতা, স্বেচ্ছাসেবক এবং সম্প্রদায়ের অংশীদারদের পরিচালনা করা।
- রিয়েল এস্টেট এজেন্ট, নিয়োগকারী এবং আর্থিক উপদেষ্টা যার পুরো ব্যবসায়িক মডেল সম্পর্ককে ঘিরে আবর্তিত হয়।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা দিয়ে শুরু করা
আপনি যদি যোগাযোগের ব্যবস্থাপনায় নতুন হন তবে সর্বোত্তম পদ্ধতি হ'ল ছোট শুরু করা। ইমেল, ফোন এবং আপনার কাছে থাকা যে কোনও স্প্রেডশীট থেকে আপনার বিদ্যমান পরিচিতিগুলি সংগ্রহ করুন। তাদের একটি একক সিস্টেমে একত্রিত করুন। ডুপ্লিকেটগুলি সরান, অনুপস্থিত বিশদগুলি পূরণ করুন এবং ট্যাগ এবং সম্পর্কগুলি যুক্ত করুন যা আপনার জীবনের জন্য অর্থবোধ করে।
সেখান থেকে, প্রতিটি অর্থপূর্ণ মিথস্ক্রিয়ার পরে আপনার রেকর্ডগুলি আপডেট করার অভ্যাসটি তৈরি করুন। কল বা মিটিং পরে একটি সংক্ষিপ্ত নোট কয়েক মাস পরে লভ্যাংশ প্রদান করে যখন আপনি কথোপকথনটি স্মরণ করতে হবে। সময়ের সাথে সাথে, আপনার ঠিকানা বইগুলি আপনার সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদগুলির মধ্যে একটি হয়ে ওঠে।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা জটিল হতে হবে না। এর সর্বোত্তমভাবে, এটি একটি সহজ শৃঙ্খলা যা আপনার সম্পর্কগুলি সংগঠিত রাখে, আপনার ফলো-আপগুলি ট্র্যাকে রাখে এবং আপনার নেটওয়ার্ক ধুলো সংগ্রহের পরিবর্তে আপনার জন্য কাজ করে।
কিভাবে Dextr যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সহজ করে তোলে
Dextr এটি এমন লোকদের জন্য নির্মিত একটি ব্যক্তিগত সিআরএম যা তাদের জীবনের লোকদের স্মরণ করার জন্য আরও স্মার্ট উপায় চায়। স্ফীত এন্টারপ্রাইজ সফটওয়্যারের পরিবর্তে, Dextr আপনাকে একটি পরিষ্কার, স্বজ্ঞাত আইওএস অ্যাপ্লিকেশন দেয় যেখানে প্রতিটি পরিচিতি ট্যাগ, নোট, কী তারিখ এবং সম্পর্কের প্রসঙ্গ সহ একটি সমৃদ্ধ রেকর্ড হয়ে ওঠে। এটি আপনার ফোনের ঠিকানা বইটি কখনই ক্যাপচার করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি এমন বিশদে আপনার বিদ্যমান পরিচিতি এবং স্তরগুলির সাথে সিঙ্ক করে।
আপনি নেটওয়ার্কিং করছেন, ক্লায়েন্টের সম্পর্ক লালন করছেন বা কেবল বন্ধু এবং পরিবারের সাথে তাল মিলিয়ে চলছেন, Dextr আপনাকে প্রতিটি বিবরণ মনে রাখতে সহায়তা করে যাতে কোনও সংযোগ ফাটলের মধ্য দিয়ে পিছলে যায় না।