संपर्क प्रबंधन क्या है?
कॉन्टैक्ट और रिश्ते
इसके मूल में, संपर्क प्रबंधन आपके द्वारा बातचीत किए गए लोगों और संगठनों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और बनाए रखने का अभ्यास है। चाहे आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हैं, एक टीम का प्रबंधन करते हैं, या बस अपने सोशल नेटवर्क को व्यवस्थित रखना चाहते हैं, एक संपर्क प्रबंधन प्रणाली आपको यह ट्रैक करने का एक संरचित तरीका देता है कि आप किसे जानते हैं, उन तक कैसे पहुंचें, और आपका रिश्ता कैसा दिखता है।
इसे स्टेरॉयड पर एक डिजिटल पता पुस्तिका के रूप में सोचें। केवल नाम और फोन नंबरों के बजाय, एक अच्छी तरह से निर्मित संपर्क प्रबंधन प्रणाली आपकी पिछली बातचीत से नोट्स जैसे संदर्भों को कैप्चर करती है, टैग करती है कि श्रेणी, गतिविधि इतिहास द्वारा समूह संपर्क करता है, जिन्हें वे जानते हैं और अनुवर्ती कार्रवाई के लिए अनुस्मारक करते हैं। लक्ष्य सरल है: कभी भी उस रिश्ते का ट्रैक न खोएं जो मायने रखता है।
संपर्क प्रबंधन परिभाषा
द संपर्क प्रबंधन परिभाषा आप किससे पूछते हैं, इसके आधार पर थोड़ा भिन्न होता है, लेकिन सामान्य धागा यह है: यह उन व्यक्तियों या संगठनों के बारे में जानकारी को रिकॉर्ड करने, अद्यतन करने और पुनर्प्राप्त करने की व्यवस्थित प्रक्रिया है जिनके साथ आपके पास पेशेवर या व्यक्तिगत संबंध हैं।
व्यवसाय में, इसका मतलब आमतौर पर संभावनाओं, ग्राहकों, विक्रेताओं, भागीदारों और सहयोगियों पर नज़र रखना पड़ता है। व्यक्तिगत जीवन में, इसका मतलब दोस्तों, परिवार, सेवा प्रदाताओं, रोमांटिक भागीदारों और सामुदायिक कनेक्शनों का आयोजन करना हो सकता है। संदर्भ के बावजूद, सिद्धांत समान रहते हैं: सटीक डेटा कैप्चर करें, इसे चालू रखें, और जब आपको इसकी आवश्यकता हो तो इसे ढूंढना आसान हो जाए।
क्यों संपर्क प्रबंधन मामलों
रिश्ते सामाजिक जीवन चलाते हैं। किसी व्यक्ति के बारे में विवरण याद करने की क्षमता, याद रखें जब आपने आखिरी बार बात की थी, या जल्दी से संपर्क के विवरण को खींच सकते हैं एक सुंदर क्षण और एक छूटे हुए अवसर के बीच अंतर कर सकते हैं। जगह में एक प्रणाली के बिना, महत्वपूर्ण विवरण दरारों के माध्यम से फिसल जाते हैं।
यहां कुछ सबसे सामान्य कारण दिए गए हैं जिनसे लोग संपर्क प्रबंधन में निवेश करते हैं:
- केंद्रीकृत जानकारी: बिखरे हुए स्प्रेडशीट, अव्यवस्थित पता पुस्तिकाओं, नोट्स और ईमेल थ्रेड्स के बजाय, आपका सभी संपर्क डेटा एक ही स्थान पर रहता है।
- बेहतर फॉलो-अप: प्रत्येक संपर्क से जुड़े नोट्स और अनुस्मारक के साथ, आप लीड के साथ जांच करना या क्लाइंट को जवाब देना कभी नहीं भूलते।
- सहयोग: जब आपकी टीम में हर कोई एक ही संपर्क रिकॉर्ड तक पहुंच सकता है, तो हैंडऑफ चिकनी होती है और कोई भी प्रयास को डुप्लिकेट नहीं करता है।
- शुद्धता: सत्य का एक एकल स्रोत पुराने फोन नंबर, गलत ईमेल पते या डुप्लिकेट रिकॉर्ड के जोखिम को कम करता है।
- स्केलेबिलिटी: जैसे-जैसे आपका नेटवर्क दर्जनों से हजारों संपर्कों तक बढ़ता है, एक प्रणाली चीजों को प्रबंधनीय रखती है।
एक संपर्क प्रबंधन प्रणाली में क्या शामिल है?
ए संपर्क प्रबंधन प्रणाली एक सुव्यवस्थित स्प्रेडशीट के रूप में सरल या एक समर्पित सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म के रूप में परिष्कृत हो सकता है। अधिकांश सिस्टम कुछ मुख्य विशेषताओं को साझा करते हैं:
संपर्क रिकॉर्ड
प्रत्येक संपर्क को एक समर्पित रिकॉर्ड मिलता है जो उनका नाम, फोन नंबर, ईमेल पता, कंपनी, नौकरी का शीर्षक और कोई अन्य प्रासंगिक विवरण संग्रहीत करता है। इसे नींव के रूप में सोचें। स्वच्छ, पूर्ण रिकॉर्ड के बिना, कुछ और काम नहीं करता है।
टैग और श्रेणियाँ
टैग आपको प्रकार, उद्योग, स्थान, रुचियों, सौदे के चरण, या किसी भी कस्टम श्रेणी द्वारा संपर्क समूह करने दें जिन्हें आप परिभाषित करते हैं। इससे आपकी पता पुस्तिका को फ़िल्टर करना और किसी भी उद्देश्य के लिए आवश्यक लोगों को ढूंढना आसान हो जाता है।
नोट्स और गतिविधि इतिहास
सबसे अच्छा संपर्क प्रबंधक आपको प्रत्येक रिकॉर्ड में नोट्स संलग्न करने देता है, जैसे कि कॉल के सारांश, परिणामों को पूरा करना, व्यक्तिगत प्राथमिकताएं, या कुछ और जो संदर्भ जोड़ता है। समय के साथ, यह इतिहास आपके सामाजिक जीवन को वैयक्तिकृत करने और मजबूत संबंधों के निर्माण के लिए अमूल्य हो जाता है।
खोज और फ़िल्टरिंग
जब आपकी पता पुस्तिका बढ़ती है, तो नाम, कंपनी, टैग या कीवर्ड से जल्दी से खोज करने की क्षमता आवश्यक हो जाती है। अच्छी व्यवस्थाएं इसे सहज बनाती हैं।
आयात और निर्यात
अच्छे सिस्टम आपको अपनी विभिन्न पता पुस्तिकाओं से संपर्क आयात करने और जरूरत पड़ने पर उन्हें निर्यात करने की अनुमति देते हैं। यह लचीलापन सुनिश्चित करता है कि आपका संपर्क डेटा कभी भी लॉक नहीं किया गया है।
संपर्क प्रबंधन बनाम एक पूर्ण सीआरएम
भ्रम का एक सामान्य बिंदु संपर्क प्रबंधन और एक पूर्ण ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) मंच के बीच का अंतर है। जबकि दोनों ओवरलैप करते हैं, वे अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। संपर्क प्रबंधन विशेष रूप से संपर्क जानकारी को संग्रहीत करने और व्यवस्थित करने पर केंद्रित है। एक सीआरएम आगे जाता है। यह बिक्री पाइपलाइन ट्रैकिंग, विपणन स्वचालन, रिपोर्टिंग और वर्कफ़्लो टूल पर परत करता है।
कई व्यक्तियों और छोटी टीमों के लिए, एक समर्पित संपर्क प्रबंधन उपकरण वह सब है जो उन्हें चाहिए। यह चीजों को सरल रखता है, सुविधा ब्लोट से बचा जाता है, और एक खड़ी सीखने की अवस्था के बिना काम करता है। यदि आपकी प्राथमिक आवश्यकता आपके संपर्कों को व्यवस्थित और सुलभ बनाए रखना है, तो आपको पूर्ण CRM की जटिलता (या लागत) की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
संपर्क प्रबंधन की आवश्यकता किसे है?
संक्षिप्त उत्तर: लगभग हर कोई जो लोगों के साथ काम करता है या सक्रिय सामाजिक जीवन है। लेकिन कुछ भूमिकाएं दूसरों की तुलना में अधिक लाभान्वित होती हैं:
- बिक्री पेशेवर जो दर्जनों या सैकड़ों लीड्स को हथकंडा करते हैं और उन्हें ट्रैक करने की आवश्यकता होती है कि हर एक कहां खड़ा है।
- छोटे व्यवसाय के मालिक जो कई टोपी पहनते हैं और ग्राहकों के विवरण को दरारों के माध्यम से गिरने देने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं।
- फ्रीलांसर और सलाहकार जो अपने नेटवर्क से दोहराए जाने वाले व्यवसाय और रेफरल पर निर्भर हैं।
- गैर-लाभकारी नेता दाताओं, स्वयंसेवकों और सामुदायिक भागीदारों का प्रबंधन।
- रियल एस्टेट एजेंट, भर्तीकर्ता और वित्तीय सलाहकार जिसका पूरा व्यवसाय मॉडल रिश्तों के इर्द-गिर्द घूमता है।
संपर्क प्रबंधन के साथ शुरू करना
यदि आप संपर्क प्रबंधन के लिए नए हैं, तो सबसे अच्छा तरीका छोटा शुरू करना है। ईमेल, फोन और आपके पास मौजूद किसी भी स्प्रेडशीट से अपने मौजूदा संपर्कों को इकट्ठा करें। उन्हें एक ही प्रणाली में समेकित करें। डुप्लिकेट निकालें, लापता विवरण भरें, और टैग और रिश्ते जोड़ें जो आपके जीवन के लिए समझ में आता है।
वहां से, हर सार्थक बातचीत के बाद अपने रिकॉर्ड को अपडेट करने की आदत का निर्माण करें। कॉल या मीटिंग के बाद एक संक्षिप्त नोट महीनों बाद लाभांश का भुगतान करता है जब आपको बातचीत को याद करने की आवश्यकता होती है। समय के साथ, आपकी पता पुस्तिकाएं आपकी सबसे मूल्यवान संपत्तियों में से एक बन जाती हैं।
संपर्क प्रबंधन को जटिल नहीं होना चाहिए। अपने सबसे अच्छे रूप में, यह एक सरल अनुशासन है जो आपके रिश्तों को व्यवस्थित रखता है, आपके फॉलो-अप को ट्रैक पर रखता है, और आपका नेटवर्क धूल इकट्ठा करने के बजाय आपके लिए काम कर रहा है।
कैसे Dextr संपर्क प्रबंधन सरल बनाता है
Dextr उन लोगों के लिए बनाया गया एक व्यक्तिगत सीआरएम है जो अपने जीवन में लोगों को याद रखने का एक स्मार्ट तरीका चाहते हैं। फूला हुआ उद्यम सॉफ्टवेयर के बजाय, Dextr आपको एक स्वच्छ, सहज आईओएस ऐप देता है जहां प्रत्येक संपर्क टैग, नोट्स, प्रमुख तिथियों और संबंध संदर्भ के साथ एक समृद्ध रिकॉर्ड बन जाता है। यह आपके मौजूदा संपर्कों और परतों के साथ इस विवरण पर सिंक करता है कि आपके फोन की पता पुस्तिका को कभी भी कैप्चर करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था।
चाहे आप नेटवर्किंग कर रहे हों, ग्राहक संबंधों का पोषण कर रहे हों, या बस दोस्तों और परिवार के साथ बने रहें, Dextr आपको हर विवरण को याद रखने में मदद करता है ताकि दरारों के माध्यम से कोई भी कनेक्शन फिसल न जाए।