Was ist Kontaktmanagement?
Kontakte und Beziehungen
In seinem Kern, Kontaktmanagement ist die Praxis der Speicherung, Organisation und Erhaltung von Informationen über die Menschen und Organisationen, mit denen Sie interagieren. ob Sie ein kleines Geschäft führen, ein Team verwalten oder einfach Ihre soziale Netzwerk organisieren möchten, ein Kontaktmanagementsystem Sie gibt Ihnen eine strukturierte Art, um zu verfolgen, wer Sie kennen, wie Sie sie erreichen und wie Ihre Beziehung aussieht.
Denken Sie daran als ein digitales Adressbuch auf Steroide. Anstatt nur Namen und Telefonnummern, ein gut gebauertes Kontaktmanagementsystem erfährt Kontext wie Notizen aus Ihrem letzten Gespräch, Zeichen, die Gruppen Kontakte nach Kategorie, Aktivitätsgeschichte, die sie kennen und erinnern an Folgen. Das Ziel ist einfach: niemals die Spur einer Beziehung, die wichtig ist.
Definition von Kontaktmanagement
Die Definition von Kontaktmanagement Es variiert etwas je nachdem, wer Sie fragen, aber die gemeinsame Falle ist dies: Es ist der systematische Prozess der Aufzeichnung, Aktualisierung und Erhalt von Informationen über Personen oder Organisationen, mit denen Sie eine professionelle oder persönliche Beziehung haben.
In der Geschäftswelt bedeutet das in der Regel die Überwachung von Perspektiven, Kunden, Anbietern, Partnern und Kollegen. In dem persönlichen Leben könnte es bedeuten, Freunde, Familie, Dienstleister, romantische Partner und Gemeinschaftsverbindungen zu organisieren. Unabhängig von Kontext, die Prinzipien bleiben die gleichen: genaue Daten zu erfassen, aktualisieren und es leicht zu finden, wenn Sie es brauchen.
Warum Kontaktmanagement wichtig ist
Die Fähigkeit, Details über eine Person zu erinnern, zu erinnerten, wann Sie das letzte Gespräch haben, oder schnell die Details eines Kontakts zu ziehen, kann den Unterschied zwischen einem schönen Moment und einer vermissten Gelegenheit machen.
Hier sind einige der häufigsten Gründe, warum Menschen in Kontaktmanagement investieren:
- Zentralisierte Informationen : Anstatt verbreitete Spreadsheets, verbreiteten Adressbücher, Notizen und E-Mail-Treads, alle Ihre Kontaktdaten leben an einem Ort.
- Bessere Follow-ups zu finden: Mit Notizen und Erinnerungen, die an jeden Kontakt angeschlossen sind, vergessen Sie nie, mit einem Leader zu prüfen oder einem Kunden zu antworten.
- Die Zusammenarbeit : Wenn jeder in Ihrem Team Zugriff auf die gleichen Kontaktdateien hat, sind die Handoffs glatt und niemand verdoppelt die Anstrengung.
- Präzision ist: Eine einzige Wahrheit vermindert das Risiko von veralteten Telefonnummern, falschen E-Mail-Adressen oder duplikierten Aufzeichnungen.
- Die Skala: Da Ihr Netzwerk von Dutzenden bis Tausenden von Kontakten wächst, bleibt ein System die Dinge verwalten.
Was enthält ein Kontaktmanagementsystem?
A Kontaktmanagementsystem kann so einfach sein wie ein gut organisiertes Spreadsheet oder so so philosophisch wie eine dedizierte Software-Plattform. Die meisten Systeme teilen einige Kernfunktionen:
Kontakt aufzeichnen
Jeder Kontakt erhält eine dedizierte Aufzeichnung, die ihren Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Job-Titel und alle anderen relevanten Details speichert. Denken Sie daran als Grundlage.
Tags und Kategorien
Tags lassen Sie Kontakte nach Typ, Industrie, Standort, Interessen, Deal-Spiegel oder jede angepasste Kategorie gruppieren.Dies macht es einfach, Ihr Adressbuch zu filtern und genau die Leute zu finden, die Sie für jeden Zweck benötigen.
Noten und Aktivitätsgeschichte
Die besten Kontaktmanager lassen Sie Notizen an jedes Aufzeichnis hinzufügen, wie Zusammenfassungen von Anrufen, Treffenergebnisse, persönliche Präferenzen oder was anderes, das Kontext hinzuzufügt.
Suche und Filterung
Wenn Ihr Adressbuch wächst, wird die Fähigkeit, schnell nach Namen, Unternehmen, Tag oder Schlüsselwörter zu suchen, unerlässlich.
Import und Export
Gute Systeme ermöglichen es Ihnen, Kontakte aus Ihren verschiedenen Adressen zu importieren und sie bei Bedarf auszuüben. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Ihre Kontakte Daten nie in Schließen sind.
Kontaktverwaltung vs. ein vollständiges CRM
Ein gemeinsamer Punkt der Verwirrung ist der Unterschied zwischen Kontaktmanagement und einer vollständigen Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Plattform. Während die beiden überlappen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Kontaktmanagements konzentriert sich speziell auf die Speicherung und Organisation von Kontaktinformationen. Ein CRM geht weiter. Es legt auf Vertriebspapierverfolgung, Marketing-Automatisierung, Berichterstattung und Workflow-Tools.
Für viele Einzelpersonen und kleine Teams ist ein spezielles Kontaktmanagement-Tool alles, was sie brauchen. Es hält die Dinge einfach, verhindert Funktionsblöte und bekommt die Arbeit ohne eine steile Lernkurve. Wenn Ihre primäre Notwendigkeit ist, Ihre Kontakte organisiert und zugänglich zu halten, benötigen Sie möglicherweise nicht die Komplexität (oder Kosten) eines vollständigen CRM.
Wer braucht Kontaktmanagement?
Die kurze Antwort: fast jeder, der mit Menschen arbeitet oder ein aktives soziales Leben hat. Aber bestimmte Rollen profitieren mehr als andere:
- Verkaufsprofessionals Wer Dutzende oder Hunderte von Führungen schlägt und muss spüren, wo jeder steht.
- Kleine Geschäftsmitteln Wer viele Hosen tragen und sich nicht erlauben kann, dass Kundendetails durch die Schläge fallen.
- Freelancers und Berater die sich auf die Wiederholung von Geschäften und Referenzen aus ihrem Netzwerk abhängen.
- Nicht-Profit-Lider Gerichtete Spender, Freiwillige und Community-Partner.
- Immobilienagentur, Rekrutierer und Finanzberater dessen gesamte Geschäftsmodell sich um Beziehungen dreht.
Beginnen Sie mit Kontaktmanagement
Wenn Sie neu sind, um Kontaktmanagement, ist der beste Ansatz, klein zu beginnen. Sammeln Sie Ihre bestehenden Kontakte aus E-Mail, Telefon und alle Spreadsheets Sie haben. Konsolidieren Sie sie in ein einziges System. Entfernen Sie Duplikate, füllen Sie die fehlenden Details und fügen Sie Tags und Beziehungen hinzu, die Sinn für Ihr Leben machen.
Von dort her, bauen Sie die Gewohnheit, Ihre Aufzeichnungen nach jeder sinnvollen Interaktion zu aktualisieren. Eine kurze Notlage nach einem Anruf oder Treffen zahlt Dividenden Monate später, wenn Sie die Gespräche erinnern müssen.
Kontaktverwaltung muss nicht kompliziert sein. am besten ist es eine einfache Disziplin, die Ihre Beziehungen organisiert, Ihre Follow-ups auf dem Track und Ihr Netzwerk arbeitet für Sie anstatt Staub zu sammeln.
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