যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কি এবং কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ?
কন্টাক্ট ও সম্পর্ক
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা এটি প্রতিটি সফল সম্পর্কের ভিত্তি। আপনি সক্রিয়ভাবে ডেটিং করছেন, একটি ফ্রিল্যান্স ব্যবসা তৈরি করছেন বা একটি অলাভজনক পরিচালনা করছেন, আপনার পরিচিত লোকদের সম্পর্কে তথ্য সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং পুনরুদ্ধার করার ক্ষমতা নির্ধারণ করে যে আপনি কতটা কার্যকরভাবে অনুসরণ করতে পারেন, সহযোগিতা করতে পারেন এবং যোগাযোগ রাখতে পারেন।
তার সহজতম, একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম আপনি কাকে জানেন, কীভাবে তাদের কাছে পৌঁছাতে হবে এবং আপনার সম্পর্কটি কেমন দেখাচ্ছে তা ট্র্যাক করার একটি কাঠামোগত উপায়। তবে এটি ভাল কাজ করেছে, এটি একটি ডিজিটাল ঠিকানা বইয়ের চেয়ে অনেক বেশি হয়ে যায়। এটি আপনার পেশাদার নেটওয়ার্কের জন্য অপারেটিং সিস্টেম হয়ে ওঠে।
আপনি যদি ধারণাটিতে নতুন হন তবে আমাদের গাইড যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কি এবং এটি কিভাবে কাজ করে শুদ্ধ ভাষায় মৌলিক বিষয়গুলো ভেঙে দিন।
কার্যকর যোগাযোগ পরিচালনার মূল নীতিগুলি
কার্যকর যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কয়েকটি মূল নীতির উপর নির্ভর করে যা অন্য সবার থেকে সংগঠিত ব্যক্তিদের পৃথক করে:
1। কেন্দ্রীকরণ
আপনার যোগাযোগগুলি এক জায়গায় বাস করা উচিত। যখন আপনার ফোন, ইমেল, স্প্রেডশীট এবং সোশ্যাল মিডিয়া জুড়ে তথ্য ছড়িয়ে পড়ে, সঠিক সময়ে সঠিক ব্যক্তিকে খুঁজে পাওয়া হতাশাজনক কোষাগার শিকারে পরিণত হয়। একটি কেন্দ্রীভূত সিস্টেম আপনার নেটওয়ার্কের প্রতিটি যোগাযোগের জন্য সত্যের একক উত্স তৈরি করে এটি নির্মূল করে।
2. প্রসঙ্গ
একটি নাম এবং ফোন নম্বর যথেষ্ট নয়। প্রতিটি পরিচিতিতে এমন প্রসঙ্গ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যা তাদের দরকারী করে তোলে, যেমন আপনি কোথায় দেখা করেছেন, আপনি কী নিয়ে আলোচনা করেছেন, তাদের কাছে কে গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনি কী অনুসরণ করার প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন। এটি একটি ফ্ল্যাট তালিকাকে একটি সম্পর্কের মানচিত্রে রূপান্তরিত করে যা আপনি কাজ করতে পারেন। আমরা একটি সম্পূর্ণ যোগাযোগ রেকর্ড মত দেখায় ঠিক কি অন্বেষণ একটি ভাল পরিচালিত যোগাযোগের শারীরস্থান.
3. ধারাবাহিকতা
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা এককালীন প্রকল্প নয়। এটি একটি দৈনিক অনুশীলন। মানুষ যারা কার্যকরভাবে যোগাযোগ পরিচালনা করুন প্রতিটি মিথস্ক্রিয়ার পরে তাদের রেকর্ডগুলি আপডেট করুন, সিস্টেমে প্রবেশ করার সাথে সাথে নতুন পরিচিতিগুলি ট্যাগ করুন এবং নিয়মিত এমন লোকদের সংরক্ষণাগার করুন যা তারা আর কখনও দেখতে পাবে না। একটি ডাটাবেসের মধ্যে ছোট, সামঞ্জস্যপূর্ণ কর্ম যৌগ আপনি সত্যিই উপর নির্ভর করতে পারেন।
4. সরলতা
সেরা যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি হ'ল আপনি আসলে ব্যবহার করেন। অনেক ক্ষেত্র, ট্যাগ বা বিভাগগুলির সাথে আপনার সেটআপকে অতিরিক্ত জটিল করে ঘর্ষণ তৈরি করে। সহজ শুরু করুন, অভ্যাস তৈরি করুন এবং যখন আপনার প্রয়োজন হয় তখনই জটিলতা যুক্ত করুন।
একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কি করা উচিত
সমস্ত যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সরঞ্জাম সমান তৈরি করা হয় না, কিন্তু ভাল বেশী ক্ষমতা একটি সাধারণ সেট ভাগ করে:
- সম্পূর্ণ যোগাযোগের রেকর্ড সংরক্ষণ করুন: নাম, ইমেল, ফোন নম্বর, কোম্পানি, কাজের শিরোনাম, এবং যেখানে আপনি মিলিত।
- ট্যাগ এবং সম্পর্ক: আপনি টাইপ, সম্পর্ক, উত্স, শিল্প, অগ্রাধিকার, আগ্রহ বা আপনার সংজ্ঞায়িত যে কোনও কাস্টম লেবেল দ্বারা যোগাযোগগুলি গ্রুপ করতে দিন।
- ক্যাপচার নোট এবং কার্যকলাপ ইতিহাস: আপনাকে কল সংক্ষিপ্তসারগুলি লগ করার, নোটগুলি পূরণ করতে, ব্যক্তিগত বিবরণ এবং ফলো-আপ অনুস্মারকগুলি প্রেরণের জায়গা দিন।
- দ্রুত অনুসন্ধান এবং ফিল্টারিং অফার করুন: যখন আপনার ডাটাবেস বৃদ্ধি পায়, তখন সঠিক ব্যক্তিকে স্ক্রোলিং ব্যায়ামের পরিবর্তে তাত্ক্ষণিক হওয়া দরকার।
- আমদানি ও রপ্তানি সক্ষম করুন: আপনার ডেটা কখনই বন্ধ করা উচিত নয়। আপনার ফোন এবং অন্যান্য উত্স থেকে পরিচিতি আনার ক্ষমতা
- ডিভাইস জুড়ে সিঙ্ক: আপনার পরিচিতিগুলি আপনার ফোন, ট্যাবলেট এবং ডেস্কটপ থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে দৃশ্যের পিছনে হওয়া উচিত।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বনাম সিআরএম: সঠিক স্তর নির্বাচন
এই স্থানটি অন্বেষণ করার সময় মানুষের সবচেয়ে সাধারণ প্রশ্নগুলির মধ্যে একটি হ'ল যোগাযোগ পরিচালনা এবং একটি সম্পূর্ণ সিআরএম (গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা) প্ল্যাটফর্মের মধ্যে পার্থক্য। সংক্ষিপ্ত উত্তরঃ যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা আপনি কাকে জানেন এবং কীভাবে তাদের কাছে পৌঁছাতে হয় তা সংগঠিত করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। একটি সিআরএম এর উপরে বিক্রয় পাইপলাইন ট্র্যাকিং, বিপণন অটোমেশন, রিপোর্টিং এবং ওয়ার্কফ্লো সরঞ্জাম যুক্ত করে।
বেশিরভাগ মানুষের জন্য, একটি ডেডিকেটেড যোগাযোগ পরিচালনার সরঞ্জামটি আরও ভাল ফিট। এটি শিখতে সহজ, দ্রুত, এবং বৈশিষ্ট্য ব্লোট এড়ানো যা এন্টারপ্রাইজ সিআরএমগুলিকে অপ্রতিরোধ্য করে তোলে। একটি বিস্তারিত তুলনার জন্য, আমাদের নিবন্ধটি পড়ুন যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বনাম সিআরএম এবং আপনার জন্য কোনটি সঠিক তা কীভাবে সিদ্ধান্ত নেবেন.
কেন বেশিরভাগ মানুষ যোগাযোগ পরিচালনার সাথে লড়াই করে
এর গুরুত্ব সত্ত্বেও, বেশিরভাগ লোকেরা তাদের যোগাযোগ পরিচালনা করে একটি দুর্বল কাজ করে। কারণগুলি অনুমানযোগ্যঃ অনেক প্ল্যাটফর্ম জুড়ে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা পরিচিতিগুলি, প্রসঙ্গ ছাড়াই সংরক্ষিত রেকর্ড, ঠিকানা বইগুলি যা কখনও পরিষ্কার হয় না এবং এমন সরঞ্জামগুলি যা কাজের জন্য খুব জটিল বা খুব মৌলিক।
ফলাফলটি এমন একটি নেটওয়ার্ক যা তত্ত্বে বিদ্যমান তবে অনুশীলনে ব্যর্থ হয়। আপনি জানেন যে আপনি গত বছরের সম্মেলনে এমন কারও সাথে দেখা করেছেন যিনি আপনার বর্তমান প্রকল্পে সহায়তা করতে পারেন, তবে আপনি সেগুলি খুঁজে পাচ্ছেন না, তাদের নাম মনে রাখতে পারবেন না বা আপনি যা আলোচনা করেছেন তা স্মরণ করতে পারবেন না।
আমরা সর্বাধিক সাধারণ সম্পর্কে ব্যাপকভাবে লিখেছি যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের ভুল এবং কেন বেশিরভাগ মানুষ যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় ব্যর্থ হয়। এই সমস্যাগুলি বোঝা এমন একটি সিস্টেম তৈরির দিকে প্রথম পদক্ষেপ যা আসলে কাজ করে।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা থেকে কে সবচেয়ে বেশি উপকৃত হয়?
সংগঠিত পরিচিতিগুলি থেকে সক্রিয় সামাজিক জীবন সুবিধা রয়েছে এমন প্রায় যে কেউ, তবে নির্দিষ্ট কিছু লোক আউটসাইজড রিটার্ন দেখতে পানঃ
- বিক্রয় পেশাদার: একটি দীর্ঘ বিক্রয় চক্র জুড়ে ট্র্যাকিং লিড, সম্ভাবনা এবং গ্রাহকদের নির্ভরযোগ্য যোগাযোগের ডেটা এবং নোট প্রয়োজন।
- ক্ষুদ্র ব্যবসায়ী মালিকঃ আপনি যখন একাধিক টুপি পরেন, আপনি ক্লায়েন্ট, বিক্রেতা বা অংশীদারদের ট্র্যাক হারাতে পারবেন না।
- ফ্রিল্যান্সার এবং পরামর্শদাতাঃ আপনার নেটওয়ার্ক আপনার ব্যবসা। সংগঠিত পরিচিতিগুলি রেফারেলগুলি পুনরাবৃত্তি করে এবং অনেক বেশি কার্যকর বিক্রয় করে।
- রিয়েল এস্টেট এজেন্ট এবং নিয়োগকারীঃ সম্পর্ক-চালিত ব্যবসাগুলি যা সময়োপযোগী, ব্যক্তিগতকৃত ফলো-আপগুলির উপর নির্ভর করে।
- অলাভজনক নেতাঃ দাতা, স্বেচ্ছাসেবক, বোর্ড সদস্য এবং সম্প্রদায়ের অংশীদারদের পরিচালনা করার জন্য ব্যবসায়িক যোগাযোগ পরিচালনার মতো একই শৃঙ্খলা প্রয়োজন।
- যে কেউ একটি পেশাদার নেটওয়ার্ক তৈরি করতেঃ চাকরিপ্রার্থী থেকে শুরু করে শিল্প নেতাদের কাছে একটি সংগঠিত যোগাযোগের তালিকা একটি ক্যারিয়ার সম্পদ।
একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা অনুশীলন নির্মাণ
শুরু করার জন্য, একটি বিশাল overhaul প্রয়োজন হয় না। এখানে একটি ব্যবহারিক কাঠামো যা আপনি এই সপ্তাহে প্রয়োগ করতে পারেনঃ
ধাপ 1: সুসংহত করুন
প্রতিটি উত্স থেকে আপনার পরিচিতিগুলি সংগ্রহ করুন - ফোন, ইমেল, স্প্রেডশীট, সোশ্যাল মিডিয়া, ব্যবসায়িক কার্ড। একটি একক যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে সবকিছু আমদানি করুন। এটাই ফাউন্ডেশন।
ধাপ 2: পরিষ্কার
ডুপ্লিকেট সরান, ভুল বানান করা নামগুলি সংশোধন করুন, পুরানো তথ্য আপডেট করুন এবং পরিচিতিগুলি মুছে ফেলুন যা আর প্রাসঙ্গিক নয়। একটি পরিষ্কার ডাটাবেস একটি ব্যবহারযোগ্য ডাটাবেস।
ধাপ 3: শ্রেণীবিন্যাস করুন
ট্যাগ বা বিভাগগুলি প্রয়োগ করুন যা আপনি আসলে কীভাবে কাজ করেন তা প্রতিফলিত করে। বিস্তৃত গ্রুপ (ক্লায়েন্ট, প্রসপেক্ট, বিক্রেতা, ব্যক্তিগত) দিয়ে শুরু করুন এবং প্রয়োজন অনুসারে নির্দিষ্টতা যুক্ত করুন। আপনার ট্যাগিং সিস্টেমটি যথেষ্ট সহজ রাখুন যাতে আপনি এটি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করবেন।
ধাপ 4: সমৃদ্ধ
আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পরিচিতিগুলিতে প্রসঙ্গ যুক্ত করুন - সাম্প্রতিক কথোপকথন থেকে নোট, তাদের ব্যবসা বা ভূমিকা সম্পর্কে মূল বিবরণ এবং আপনি যে কোনও প্রতিশ্রুতি দিয়েছেন। প্রথমে আপনার সবচেয়ে সক্রিয় সম্পর্ককে অগ্রাধিকার দিন।
ধাপ 5: বজায় রাখুন
আপনার দৈনন্দিন কর্মপ্রবাহের যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা অংশ করুন। প্রতিটি অর্থপূর্ণ মিথস্ক্রিয়া পরে রেকর্ড আপডেট করুন। যে কোনও কিছু পিছলে গেছে তা ধরতে মাসিক পর্যালোচনার সময়সূচী করুন। আপনার যোগাযোগ ডাটাবেসটি পেশাদার সম্পদের মতো আচরণ করুন।
একটি মহান যোগাযোগ রেকর্ডের অ্যানাটমি
একটি অকেজো থেকে একটি দরকারী যোগাযোগকে কী আলাদা করে তা হ'ল রেকর্ডের গুণমান। একটি দুর্দান্ত যোগাযোগের রেকর্ডে পরিষ্কার মৌলিক বিবরণ (নাম, ইমেল, ফোন, সংস্থা) অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, চিন্তাশীল ট্যাগগুলি যা এটি অনুসন্ধানযোগ্য করে তোলে, নোটগুলি ক্যাপচার করে যা সম্পর্কের প্রসঙ্গ ক্যাপচার করে এবং একটি রক্ষণাবেক্ষণ অভ্যাস যা এটি বর্তমান রাখে।
প্রতিটি যোগাযোগের রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত করা উচিত একটি সম্পূর্ণ কাঠামোর জন্য, আমাদের গাইড দেখুন একটি ভাল পরিচালিত যোগাযোগের শারীরস্থান.
ডিজিটাল ওভারলোডের যুগে যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা
আমরা একটি সংযোগ ওভারলোডের যুগে বাস করি। লিঙ্কডইন, ইমেল, মেসেজিং অ্যাপ্লিকেশন, সোশ্যাল মিডিয়া এবং ব্যক্তিগত ইভেন্টগুলির মধ্যে, গড় ব্যক্তি প্রতি বছর শত শত নতুন পরিচিতির মুখোমুখি হয়। একটি সিস্টেম ছাড়া, এই সংযোগগুলি কয়েক সপ্তাহের মধ্যে কার্যকরভাবে হারিয়ে যায়।
একটি যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা অনুশীলন এই শব্দ মাধ্যমে কাটা। এটি আপনাকে সংযোগগুলি ক্যাপচার করার একটি নির্ভরযোগ্য উপায় দেয় যা গুরুত্বপূর্ণ, দ্রুত পুনরুদ্ধারের জন্য তাদের সংগঠিত করে এবং সময়ের সাথে সাথে সেগুলি বজায় রাখে। এমন একটি বিশ্বে যেখানে সম্পর্কগুলি ব্যবসা চালায়, সেই ক্ষমতাটি ঐচ্ছিক নয় - এটি অপরিহার্য।
আজ শুরু হচ্ছে
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা জটিল হতে হবে না। সেরা সিস্টেমগুলি সহজ, সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং আপনি আসলে কীভাবে কাজ করেন তার চারপাশে নির্মিত। বোঝার মাধ্যমে শুরু করুন যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা কি, থেকে শিখুন সাধারণ ভুল অন্যরা করে, এবং একটি প্রমাণিত ব্যবহার করে আপনার রেকর্ড তৈরি করুন যোগাযোগ রেকর্ড ফ্রেমওয়ার্ক। আপনি যদি আপনার বিকল্পগুলি ওজন করেন তবে আমাদের যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বনাম সিআরএম তুলনা এটি আপনাকে আপনার প্রয়োজনের জন্য সঠিক স্তরের সরঞ্জাম চয়ন করতে সহায়তা করবে।
আপনার নেটওয়ার্ক আপনার সবচেয়ে মূল্যবান পেশাদার সম্পদগুলির মধ্যে একটি। যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা হ'ল আপনি কীভাবে এটি রক্ষা করেন এবং লিভারেজ করেন।
চেষ্টা করুন Dextr: যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা যে আসলে কাজ করে
আপনি যদি এই যোগাযোগ পরিচালনার মৌলিকগুলি অনুশীলনে রাখতে প্রস্তুত হন, Dextr এটি এমন একটি সরঞ্জাম যা এটিকে অর্থহীন করে তোলে। Dextr আইওএসের জন্য একটি ব্যক্তিগত সিআরএম যা আপনাকে এই গাইডে আলোচিত সমস্ত কিছু দেয়ঃ কেন্দ্রীভূত যোগাযোগের রেকর্ড, ট্যাগ এবং বিভাগ, সমৃদ্ধ নোট এবং সম্পর্কের প্রসঙ্গ, জন্মদিন এবং বার্ষিকীগুলির মতো মূল তারিখগুলি এবং একটি পরিষ্কার ইন্টারফেস যা আপনার নেটওয়ার্ক বজায় রাখাকে ক্লান্তিকর পরিবর্তে প্রাকৃতিক মনে করে।
Dextr আপনার বিদ্যমান আইফোন পরিচিতিগুলির সাথে সিঙ্ক করে এবং একটি মৌলিক ঠিকানা বই সরবরাহ করতে পারে না এমন গভীরতা যুক্ত করে। এটি এমন লোকদের জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল যারা তাদের সম্পর্কের মূল্য দেয় এবং ব্যবসা, নেটওয়ার্কিং বা ব্যক্তিগত সংযোগের জন্য তাদের জীবনের লোকদের স্মরণ করার জন্য একটি স্মার্ট উপায় চায়।