संपर्क प्रबंधन क्या है और यह क्यों मायने रखता है?
कॉन्टैक्ट और रिश्ते
संपर्क प्रबंधन यह हर सफल रिश्ते की नींव है। चाहे आप सक्रिय रूप से डेट कर रहे हों, एक फ्रीलांस व्यवसाय का निर्माण कर रहे हों, या एक गैर-लाभकारी संस्था का प्रबंधन कर रहे हों, उन लोगों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और पुनर्प्राप्त करने की क्षमता जो आप जानते हैं, यह निर्धारित करता है कि आप कितनी प्रभावी ढंग से अनुसरण कर सकते हैं, सहयोग कर सकते हैं और संपर्क में रह सकते हैं।
अपने सरलतम पर, एक संपर्क प्रबंधन प्रणाली यह ट्रैक करने का एक संरचित तरीका है कि आप किसे जानते हैं, उन तक कैसे पहुंचें, और आपका रिश्ता कैसा दिखता है। लेकिन अच्छा किया, यह एक डिजिटल एड्रेस बुक से कहीं अधिक हो जाता है। यह आपके पेशेवर नेटवर्क के लिए ऑपरेटिंग सिस्टम बन जाता है।
यदि आप अवधारणा के लिए नए हैं, तो हमारे गाइड पर संपर्क प्रबंधन क्या है और यह कैसे काम करता है मौलिकता को सादे भाषा में तोड़ता है।
प्रभावी संपर्क प्रबंधन के मुख्य सिद्धांत
प्रभावी संपर्क प्रबंधन कुछ मुख्य सिद्धांतों पर टिका हुआ है जो संगठित लोगों को हर किसी से अलग करते हैं:
1. केंद्रीकरण
आपके संपर्क एक ही स्थान पर रहने चाहिए। जब जानकारी आपके फोन, ईमेल, स्प्रेडशीट और सोशल मीडिया पर बिखरी हुई है, तो सही समय पर सही व्यक्ति ढूंढना एक निराशाजनक खजाना शिकार बन जाता है। एक केंद्रीकृत प्रणाली आपके नेटवर्क में हर संपर्क के लिए सत्य का एक स्रोत बनाकर इसे समाप्त करती है।
2. संदर्भ
एक नाम और फोन नंबर पर्याप्त नहीं है। प्रत्येक संपर्क में वह संदर्भ शामिल होना चाहिए जो उन्हें उपयोगी बनाता है, जैसे कि आप कहां मिले, आपने क्या चर्चा की, उनके लिए कौन महत्वपूर्ण है, और आपने किसके बारे में पालन करने का वादा किया था। यह एक फ्लैट सूची को एक रिश्ते के नक्शे में बदल देता है जिस पर आप कार्य कर सकते हैं। हम वास्तव में पता लगाते हैं कि एक पूर्ण संपर्क रिकॉर्ड कैसा दिखता है एक अच्छी तरह से प्रबंधित संपर्क की शारीरिक रचना.
3. निरंतरता
संपर्क प्रबंधन एक बार की परियोजना नहीं है। यह एक दैनिक अभ्यास है। वो लोग जो संपर्कों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें हर बातचीत के बाद अपने रिकॉर्ड को अपडेट करें, नए संपर्कों को टैग करें क्योंकि वे सिस्टम में प्रवेश करते हैं, और नियमित रूप से उन लोगों को संग्रहीत करते हैं जिन्हें वे फिर कभी नहीं देखेंगे। छोटे, सुसंगत क्रियाएं एक डेटाबेस में यौगिक करती हैं जिस पर आप वास्तव में भरोसा कर सकते हैं।
4. सादगी
सबसे अच्छा संपर्क प्रबंधन प्रणाली वे हैं जिनका आप वास्तव में उपयोग करते हैं। बहुत अधिक फ़ील्ड, टैग या श्रेणियों के साथ अपने सेटअप को जटिल बनाने से घर्षण पैदा होता है। सरल शुरू करें, आदतों का निर्माण करें, और जटिलता को केवल तभी जोड़ें जब आपको इसकी आवश्यकता हो।
एक संपर्क प्रबंधन प्रणाली क्या करना चाहिए
सभी संपर्क प्रबंधन उपकरण समान नहीं बनाए जाते हैं, लेकिन अच्छे वाले क्षमताओं का एक सामान्य सेट साझा करते हैं:
- पूर्ण संपर्क रिकॉर्ड स्टोर करें: नाम, ईमेल, फोन नंबर, कंपनियां, नौकरी के शीर्षक, और जहां आप मिले।
- टैग और रिश्ते: आपको आपके द्वारा परिभाषित प्रकार, संबंध, स्रोत, उद्योग, प्राथमिकता, ब्याज या किसी भी कस्टम लेबल द्वारा संपर्क समूहित करने दें।
- नोट्स और गतिविधि इतिहास कैप्चर करें: कॉल सारांश, मीटिंग नोट्स, व्यक्तिगत विवरण और अनुवर्ती अनुस्मारक लॉग करने के लिए आपको एक स्थान दें।
- तेजी से खोज और फ़िल्टरिंग प्रदान करें: जब आपका डेटाबेस बढ़ता है, तो सही व्यक्ति को खोजने के लिए स्क्रॉलिंग अभ्यास के बजाय तुरंत होना चाहिए।
- आयात और निर्यात सक्षम करें: आपका डेटा कभी भी लॉक नहीं होना चाहिए। आप फोन और अन्य स्रोतों से संपर्कों को लाने की क्षमता
- उपकरणों में सिंक करें: आपके संपर्क आपके फोन, टैबलेट और डेस्कटॉप से सुलभ होने चाहिए और यह स्वचालित रूप से दृश्य के पीछे होना चाहिए।
संपर्क प्रबंधन बनाम सीआरएम: सही स्तर का चयन
इस स्थान की खोज करते समय लोगों के सबसे आम प्रश्नों में से एक संपर्क प्रबंधन और एक पूर्ण सीआरएम (ग्राहक संबंध प्रबंधन) मंच के बीच का अंतर है। संक्षिप्त उत्तर: संपर्क प्रबंधन यह व्यवस्थित करने पर केंद्रित है कि आप किसे जानते हैं और उन तक कैसे पहुंचा जाए। एक सीआरएम उसके ऊपर बिक्री पाइपलाइन ट्रैकिंग, विपणन स्वचालन, रिपोर्टिंग और वर्कफ़्लो टूल जोड़ता है।
अधिकांश लोगों के लिए, एक समर्पित संपर्क प्रबंधन उपकरण बेहतर फिट है। यह सीखने के लिए सरल, तेज़ है, और सुविधा ब्लोट से बचा जाता है जो उद्यम सीआरएम को भारी बनाता है। एक विस्तृत तुलना के लिए, हमारे लेख पर पढ़ें संपर्क प्रबंधन बनाम सीआरएम और कैसे तय करें कि आपके लिए कौन सा सही है.
क्यों ज्यादातर लोग संपर्क प्रबंधन के साथ संघर्ष करते हैं
इसके महत्व के बावजूद, ज्यादातर लोग अपने संपर्कों का प्रबंधन करने में खराब काम करते हैं। कारण अनुमानित हैं: संपर्क बहुत अधिक प्लेटफार्मों पर बिखरे हुए हैं, संदर्भ के बिना सहेजे गए रिकॉर्ड, उन पुस्तकों को संबोधित करते हैं जो कभी साफ नहीं होती हैं, और ऐसे उपकरण जो या तो बहुत जटिल हैं या कार्य के लिए बहुत बुनियादी हैं।
परिणाम एक नेटवर्क है जो सिद्धांत में मौजूद है लेकिन व्यवहार में विफल रहता है। आप जानते हैं कि आप पिछले साल के सम्मेलन में किसी से मिले थे जो आपकी वर्तमान परियोजना में मदद कर सकता था, लेकिन आप उन्हें नहीं ढूंढ सकते, उनका नाम याद नहीं रख सकते, या याद नहीं कर सकते कि आपने क्या चर्चा की थी।
हमने सबसे आम के बारे में बड़े पैमाने पर लिखा है संगठन की गलतियों से संपर्क करें और क्यों ज्यादातर लोग संपर्कों के प्रबंधन में विफल रहते हैं. इन नुकसानों को समझना एक ऐसी प्रणाली के निर्माण की दिशा में पहला कदम है जो वास्तव में काम करता है।
संपर्क प्रबंधन से सबसे अधिक लाभ किसे मिलता है?
लगभग कोई भी जिसके पास सक्रिय सामाजिक जीवन है, वह संगठित संपर्कों से लाभान्वित होता है, लेकिन कुछ लोग बाहरी रिटर्न देखते हैं:
- बिक्री पेशेवर: लंबे बिक्री चक्र में ट्रैकिंग लीड, संभावनाएं और ग्राहकों को विश्वसनीय संपर्क डेटा और नोट्स की आवश्यकता होती है।
- छोटे व्यवसाय के मालिक: जब आप कई टोपी पहनते हैं, तो आप ग्राहकों, विक्रेताओं या भागीदारों का ट्रैक खोने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं।
- फ्रीलांसर और सलाहकार: आपका नेटवर्क आपका व्यवसाय है। संगठित संपर्क रेफरल बनाते हैं, काम दोहराते हैं, और अधिक प्रभावी होते हैं।
- रियल एस्टेट एजेंट और भर्तीकर्ता: संबंध-संचालित व्यवसाय जो समय पर, व्यक्तिगत अनुवर्ती पर निर्भर करते हैं।
- गैर-लाभकारी नेता: दाताओं, स्वयंसेवकों, बोर्ड के सदस्यों और सामुदायिक भागीदारों का प्रबंधन व्यापार संपर्कों के प्रबंधन के समान अनुशासन की आवश्यकता होती है।
- कोई भी एक पेशेवर नेटवर्क का निर्माण: नौकरी चाहने वालों से लेकर उद्योग के नेताओं तक, एक संगठित संपर्क सूची एक कैरियर संपत्ति है।
एक संपर्क प्रबंधन अभ्यास का निर्माण
आरंभ करने के लिए बड़े पैमाने पर ओवरहाल की आवश्यकता नहीं है। यहां एक व्यावहारिक ढांचा है जिसे आप इस सप्ताह लागू कर सकते हैं:
चरण 1: समेकित करें
हर स्रोत से अपने संपर्कों को इकट्ठा करें - फोन, ईमेल, स्प्रेडशीट, सोशल मीडिया, बिजनेस कार्ड। सब कुछ एक ही संपर्क प्रबंधन प्रणाली में आयात करें। यह नींव है।
चरण 2: साफ करें
डुप्लिकेट निकालें, गलत वर्तनी वाले नामों को सही करें, पुरानी जानकारी अपडेट करें, और उन संपर्कों को हटा दें जो अब प्रासंगिक नहीं हैं। एक साफ डेटाबेस एक प्रयोग करने योग्य डेटाबेस है।
चरण 3: श्रेणीबद्ध करें
टैग या श्रेणियां लागू करें जो दर्शाते हैं कि आप वास्तव में कैसे काम करते हैं। व्यापक समूहों (ग्राहक, संभावना, विक्रेता, व्यक्तिगत) के साथ शुरू करें और आवश्यकतानुसार विशिष्टता जोड़ें। अपने टैगिंग सिस्टम को इतना सरल रखें कि आप इसे लगातार उपयोग करेंगे।
चरण 4: समृद्ध
अपने सबसे महत्वपूर्ण संपर्कों में संदर्भ जोड़ें - हाल की बातचीत से नोट्स, उनके व्यवसाय या भूमिका के बारे में महत्वपूर्ण विवरण, और आपके द्वारा की गई किसी भी प्रतिबद्धता। पहले अपने सबसे सक्रिय रिश्तों को प्राथमिकता दें।
चरण 5: बनाए रखें
संपर्क प्रबंधन को अपने दैनिक वर्कफ़्लो का हिस्सा बनाएं। हर सार्थक बातचीत के बाद रिकॉर्ड अपडेट करें। किसी भी चीज़ को पकड़ने के लिए मासिक समीक्षा निर्धारित करें जो फिसल गई है। अपने संपर्क डेटाबेस को पेशेवर संपत्ति की तरह व्यवहार करें।
एक महान संपर्क रिकॉर्ड की शारीरिक रचना
जो एक उपयोगी संपर्क को बेकार से अलग करता है वह रिकॉर्ड की गुणवत्ता है। एक महान संपर्क रिकॉर्ड में स्वच्छ बुनियादी विवरण (नाम, ईमेल, फोन, कंपनी), विचारशील टैग शामिल हैं जो इसे खोजने योग्य बनाते हैं, नोट करता है जो रिश्ते के संदर्भ को कैप्चर करता है, और एक रखरखाव की आदत जो इसे चालू रखती है।
प्रत्येक संपर्क रिकॉर्ड में क्या शामिल होना चाहिए, इसके पूर्ण ढांचे के लिए, हमारे गाइड को देखें एक अच्छी तरह से प्रबंधित संपर्क की शारीरिक रचना.
डिजिटल अधिभार के युग में संपर्क प्रबंधन
हम कनेक्शन अधिभार के युग में रहते हैं। लिंक्डइन, ईमेल, मैसेजिंग ऐप, सोशल मीडिया और व्यक्तिगत घटनाओं के बीच, औसत व्यक्ति हर साल सैकड़ों नए संपर्कों का सामना करता है। एक प्रणाली के बिना, ये कनेक्शन हफ्तों के भीतर प्रभावी रूप से खो जाते हैं।
एक संपर्क प्रबंधन अभ्यास इस शोर के माध्यम से कटौती करता है। यह आपको उन कनेक्शनों को कैप्चर करने का एक विश्वसनीय तरीका देता है जो मायने रखते हैं, उन्हें त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए व्यवस्थित करते हैं, और समय के साथ उन्हें बनाए रखते हैं। ऐसी दुनिया में जहां रिश्ते व्यवसाय चलाते हैं, वह क्षमता वैकल्पिक नहीं है - यह आवश्यक है।
आज से शुरुआत करना
संपर्क प्रबंधन को जटिल होने की आवश्यकता नहीं है। सबसे अच्छी प्रणालियाँ सरल, सुसंगत और निर्मित होती हैं कि आप वास्तव में कैसे काम करते हैं। समझने से शुरू करें संपर्क प्रबंधन क्या है, से सीखें सामान्य गलतियाँ अन्य लोग करते हैं, और एक सिद्ध का उपयोग करके अपने रिकॉर्ड का निर्माण संपर्क रिकॉर्ड ढांचा. यदि आप अपने विकल्पों का वजन कर रहे हैं, तो हमारे संपर्क प्रबंधन बनाम सीआरएम की तुलना आपकी आवश्यकताओं के लिए उपकरण का सही स्तर चुनने में आपकी सहायता करेगा।
आपका नेटवर्क आपकी सबसे मूल्यवान पेशेवर संपत्तियों में से एक है। संपर्क प्रबंधन यह है कि आप इसकी रक्षा और लाभ कैसे उठाते हैं।
कोशिश करो Dextr: संपर्क प्रबंधन जो वास्तव में काम करता है
यदि आप इन संपर्क प्रबंधन बुनियादी बातों को व्यवहार में लाने के लिए तैयार हैं, Dextr यह वह उपकरण है जो इसे सहज बनाता है। Dextr आईओएस के लिए एक व्यक्तिगत सीआरएम है जो आपको इस गाइड में चर्चा की गई हर चीज देता है: केंद्रीकृत संपर्क रिकॉर्ड, टैग और श्रेणियां, समृद्ध नोट्स और संबंध संदर्भ, जन्मदिन और वर्षगाँठ जैसी प्रमुख तिथियां, और एक स्वच्छ इंटरफ़ेस जो आपके नेटवर्क को बनाए रखने को थकाऊ के बजाय प्राकृतिक महसूस कराता है।
Dextr अपने मौजूदा iPhone संपर्कों के साथ सिंक करता है और उस गहराई को जोड़ता है जो एक बुनियादी पता पुस्तिका प्रदान नहीं कर सकती है। यह उन लोगों के लिए डिज़ाइन किया गया था जो अपने रिश्तों को महत्व देते हैं और अपने जीवन में लोगों को याद रखने का एक स्मार्ट तरीका चाहते हैं, चाहे वह व्यापार, नेटवर्किंग या व्यक्तिगत कनेक्शन के लिए हो।