Що таке контактне управління і чому це має значення?
Контакти та стосунки
Контактне управління Це основа всіх успішних відносин. Незалежно від того, чи активно ви зустрічаєтеся, будуєте позаштатний бізнес або керуєте некомерційною організацією, можливість зберігати, організовувати та отримувати інформацію про людей, які ви знаєте, визначає, наскільки ефективно ви можете стежити, співпрацювати та підтримувати зв'язок.
У найпростішому вигляді, а система управління контактами це структурований спосіб відстежувати, кого ви знаєте, як їх досягти, і як виглядають ваші стосунки. Але зроблено добре, це стає набагато більше, ніж цифрова адресна книга. Вона стає операційною системою для вашої професійної мережі.
Якщо ви новачок у концепції, наше керівництво що таке контактне управління і як це працює Розбиває основи простою мовою.
Основні принципи ефективного управління контактами
Ефективне управління контактами спирається на кілька основних принципів, які відокремлюють організованих людей від усіх інших:
1. Централізація
Ваші контакти повинні жити в одному місці. Коли інформація розкидана по телефону, електронній пошті, таблицях і соціальних мережах, пошук потрібної людини в потрібний час стає неприємним полюванням за скарбами. Централізована система усуває це, створюючи єдине джерело істини для кожного контакту у вашій мережі.
2. Контекст
Імені та номера телефону недостатньо. Кожен контакт повинен включати в себе контекст, який робить їх корисними, наприклад, де ви зустрічалися, що ви обговорювали, хто важливий для них, і про що ви обіцяли стежити. Це перетворює плоский список в карту відносин, на якій ви можете діяти. Ми вивчаємо, як виглядає повний запис контактів Анатомія добре керованого контакту.
3. Послідовність
Управління контактами не є одноразовим проектом. Це щоденна практика. Люди, які ефективно управляти контактами Оновіть свої записи після кожної взаємодії, позначте нові контакти, коли вони входять в систему, і регулярно архівують людей, яких вони більше ніколи не побачать. Невеликі, послідовні дії з'єднання в базу даних, на які ви можете покладатися.
4. Простота
Кращі системи управління контактами - це ті, які ви дійсно використовуєте. Надмірне ускладнення вашої настройки з занадто великою кількістю полів, тегів або категорій створює тертя. Почніть просто, будувати звички, і додайте складність тільки тоді, коли вам це потрібно.
Що повинна зробити система управління контактами
Не всі інструменти управління контактами створені рівними, але хороші мають спільний набір можливостей:
- Зберігайте повні контактні записи: Імена, електронні листи, номери телефонів, компанії, назви робочих місць, і де ви зустрічалися.
- Теги та відносини: Дайте вам групувати контакти за типом, родичами, джерелом, промисловістю, пріоритетом, інтересом або будь-яким користувацьким міткою, яку ви визначаєте.
- Змастити нотатки та історію діяльності: Дайте вам місце для входу в журнали дзвінка, нотатки зустрічей, особисті дані та подальші нагадування.
- Запропонуйте швидкий пошук і фільтрацію: Коли ваша база даних зростає, пошук потрібно мати потрібну людину, а не прокрутку.
- Увімкнення імпорту та експорту: Ваші дані ніколи не повинні бути замкнені. Можливість залучення контактів з телефону та інших джерел
- Синхронізація між пристроями: Ваші контакти повинні бути доступні з вашого телефону, планшета і робочого столу, і це повинно відбуватися за лаштунками автоматично.
Контактне управління проти CRM: вибір правильного рівня
Одним з найпоширеніших питань, яке люди мають при вивченні цього простору, є різниця між управлінням контактами та повною платформою CRM (управління відносинами з клієнтами). Короткий відповідь: управління контактами зосереджується на організації, кого ви знаєте і як їх досягти. CRM додає відстеження трубопроводів продажів, автоматизацію маркетингу, звітності та інструментів робочого процесу.
Для більшості людей спеціальний інструмент управління контактами є кращим. Це простіше, швидше вчитися, і уникає функції роздутої, що робить корпоративні CRM переважаючі. Для детального порівняння читайте нашу статтю про Зв'язатися з управлінням проти CRM і як вирішити, що підходить саме вам.
Чому більшість людей боролися з контактним управлінням
Незважаючи на свою важливість, більшість людей роблять погану роботу, керуючи своїми контактами. Причини передбачувані: контакти, розкидані по занадто великій кількості платформ, записи, збережені без контексту, адресні книги, які ніколи не очищуються, і інструменти, які або занадто складні, або занадто базові для виконання завдання.
Результатом є мережа, яка існує в теорії, але зазнає невдачі на практиці. Ви знаєте, що зустріли когось на минулорічній конференції, хто міг би допомогти з вашим поточним проектом, але ви не можете знайти їх, не можете згадати їх ім'я, або не можете згадати, що ви обговорювали.
Ми багато писали про найпоширеніші. контактні помилки організації і чому більшість людей зазнають невдачі в управлінні контактами. Розуміння цих підводних каменів є першим кроком до побудови системи, яка насправді працює.
Хто найбільше отримує вигоду від контактного менеджменту?
Майже кожен, хто має активне соціальне життя, отримує переваги від організованих контактів, але деякі люди бачать негабаритні повернення:
- Професіонали з продажу: Відстеження потенційних клієнтів, перспектив та клієнтів у довгому циклі продажів вимагає надійних контактних даних та нотаток.
- Власники малого бізнесу: Коли ви носите кілька капелюхів, ви не можете дозволити собі втратити слід клієнтів, постачальників або партнерів.
- Фрілансери та консультанти: Ваша мережа – це ваш бізнес. Організовані контакти роблять реферали, повторюють роботу та апселізувати набагато ефективніше.
- Агенти з нерухомості та рекрутери: Відносні підприємства, які залежать від своєчасних, персоналізованих подальших заходів.
- Некомерційні лідери: Управління донорами, волонтерами, членами правління та партнерами спільноти вимагає такої ж дисципліни, як управління бізнес-контактами.
- Будь-яка, хто будує професійну мережу: Від шукачів роботи до лідерів галузі, організований список контактів є кар'єрним активом.
Побудова практики управління контактами
Початок не вимагає масштабного капітального ремонту. Ось практичні рамки, які ви можете реалізувати на цьому тижні:
Крок 1: Консолідація
Зберіть свої контакти з кожного джерела - телефон, електронна пошта, електронні таблиці, соціальні медіа, візитні картки. Імпортувати все в єдину систему управління контактами. Це і є основа.
Крок 2: Чистий
Видаліть дублює, виправте імена з помилкою, оновлювати застарілену інформацію та видаляти контакти, які більше не є релевантними. Чиста база даних - це база даних, що використовується.
Крок 3: Категориз
Нанесіть теги або категорії, які відображають, як ви насправді працюєте. Почніть з широких груп (Client, Prospect, Постачальник, Особистий) і додайте специфічність за потребою. Тримайте вашу систему тегування досить простою, щоб ви використовували її послідовно.
Крок 4: Збагачення
Додайте контекст до ваших найважливіших контактів - нотатки з останніх розмов, ключові деталі про їх бізнес або роль, і будь-які зобов'язання, які ви зробили. Спочатку розставте пріоритети найактивніших відносин.
Крок 5: Підтримувати
Зробіть контактне управління частиною вашого щоденного робочого процесу. Оновіть записи після кожної значущої взаємодії. Заплануйте щомісячний огляд, щоб зловити все, що прослизнуло. Поводьтеся з клієнтською базою даних як до професійного активу.
Анатомія великого контактного запису
Що відрізняє корисний контакт від непотрібного, так це якість запису. Відмінний контактний запис включає в себе чисті основні деталі (ім'я, електронна пошта, телефон, компанія), продумані теги, які роблять його придатним для пошуку, нотатки, що захоплюють контекст відносин, і звичку на технічне обслуговування, яка зберігає його в актуальному режимі.
Для отримання повної структури того, що кожен контактний запис повинен включати, дивіться наше керівництво на анатомія добре керованого контакту.
Управління контактом в епоху цифрового перевантаження
Ми живемо в епоху перевантаження зв'язку. Між LinkedIn, електронною поштою, додатками для обміну повідомленнями, соціальними мережами та особистими подіями, середньостатистична людина стикається з сотнями нових контактів щороку. Без системи ці зв'язки фактично втрачені протягом декількох тижнів.
Практика управління контактами прорізає цей шум. Це дає вам надійний спосіб захоплення з'єднань, які мають значення, організувати їх для швидкого пошуку, і зберегти їх з плином часу. У світі, де відносини керують бізнесом, ця здатність не є факультативною - це важливо.
Почнеться сьогодні
Управління контактним зв'язком не повинно бути складним. Кращі системи прості, послідовні і побудовані навколо того, як ви насправді працюєте. Почніть з розуміння що таке управління контактами, вчіть з звичайні помилки, які роблять іншіі побудуйте свої записи за допомогою перевіреної рамки запису контактів. Якщо ви зважуєте свої варіанти, Порівняння з управління контактами vs CRM Це допоможе вам вибрати правильний рівень інструменту для ваших потреб.
Ваша мережа є одним з найцінніших професійних активів. Управління контактами - це те, як ви захищаєте і використовуєте його.
Спробуйте Dextr: Контактне управління, яке насправді працює
Якщо ви готові застосувати ці основи управління контактними принципами на практиці, Dextr Це інструмент, який робить його легким. Dextr це особиста CRM для iOS, яка дає вам все, що обговорюється в цьому посібнику: централізовані контактні записи, теги та категорії, багаті нотатки та контекст відносин, ключові дати, такі як дні народження та ювілеї, а також чистий інтерфейс, що робить збереження вашої мережі природними, а не нудним.
Dextr синхронізується з існуючими контактами iPhone і додає глибину, яку не може надати базова адресна книга. Він був розроблений для людей, які цінують свої відносини і хочуть розумніший спосіб згадати людей у своєму житті, будь то для бізнесу, мереж або особистих зв'язків.