Τι είναι η διαχείριση επαφών και γιατί έχει σημασία;
Επαφές και σχέσεις
Διαχείριση επαφών είναι το θεμέλιο κάθε επιτυχημένης σχέσης. Είτε χρονολογείτε ενεργά, χτίζετε μια ανεξάρτητη επιχείρηση ή διαχειρίζεστε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό, τη δυνατότητα αποθήκευσης, οργάνωσης και ανάκτησης πληροφοριών σχετικά με τους ανθρώπους που γνωρίζετε καθορίζουν πόσο αποτελεσματικά μπορείτε να παρακολουθήσετε, να συνεργαστείτε και να διατηρήσετε επαφή.
Στο πιο απλό, α Σύστημα διαχείρισης επαφών είναι ένας δομημένος τρόπος για να παρακολουθείτε ποιον γνωρίζετε, πώς να τους προσεγγίσετε και πώς μοιάζει η σχέση σας. Αλλά τα πήγαν καλά, γίνεται κάτι πολύ περισσότερο από ένα βιβλίο ψηφιακής διεύθυνσης. Γίνεται το λειτουργικό σύστημα για το επαγγελματικό σας δίκτυο.
Αν είστε νέοι στην ιδέα, ο οδηγός μας τι είναι η διαχείριση επαφών και πώς λειτουργεί καταρρίπτει τα θεμελιώδη στοιχεία στην απλή γλώσσα.
Οι βασικές αρχές της αποτελεσματικής διαχείρισης επαφών
Η αποτελεσματική διαχείριση επαφών βασίζεται σε μερικές βασικές αρχές που χωρίζουν τους οργανωμένους ανθρώπους από όλους τους άλλους:
1. Ο Συγκινητισμός
Οι επαφές σας πρέπει να ζουν σε ένα μέρος. Όταν οι πληροφορίες είναι διάσπαρτες στο τηλέφωνό σας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα υπολογιστικά φύλλα και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, η εύρεση του σωστού ατόμου την κατάλληλη στιγμή γίνεται ένα απογοητευτικό κυνήγι θησαυρού. Ένα κεντρικό σύστημα το εξαλείφει αυτό δημιουργώντας μια ενιαία πηγή αλήθειας για κάθε επαφή στο δίκτυό σας.
2. 2. Πλαίσιο
Ένα όνομα και ένας αριθμός τηλεφώνου δεν αρκούν. Κάθε επαφή θα πρέπει να περιλαμβάνει το πλαίσιο που τους καθιστά χρήσιμους, όπως το πού συναντηθήκατε, τι συζητάτε, ποιος είναι σημαντικός για αυτούς και τι υποσχεθήκατε να παρακολουθήσετε. Αυτό μετατρέπει μια επίπεδη λίστα σε έναν χάρτη σχέσεων στον οποίο μπορείτε να ενεργήσετε. Εξερευνούμε ακριβώς πώς μοιάζει ένα πλήρες ρεκόρ επαφών στο Η ανατομία μιας καλά διαχειριζόμενης επαφής.
3. Συνέπεια
Η διαχείριση επαφών δεν είναι ένα εφάπαξ έργο. Είναι καθημερινή πρακτική. Οι άνθρωποι που να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις επαφές Ενημερώστε τα αρχεία τους μετά από κάθε αλληλεπίδραση, επισημάνετε νέες επαφές καθώς εισέρχονται στο σύστημα και αρχειοθετήστε τακτικά άτομα που δεν θα δουν ποτέ ξανά. Μικρές, συνεπείς ενέργειες συνδυάζονται σε μια βάση δεδομένων στην οποία μπορείτε πραγματικά να βασιστείτε.
4. Απλότητα
Τα καλύτερα συστήματα διαχείρισης επαφών είναι αυτά που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Η υπερ-περιπλέκευση της ρύθμισης σας με πάρα πολλά πεδία, ετικέτες ή κατηγορίες δημιουργεί τριβή. Ξεκινήστε απλές, χτίστε συνήθειες και προσθέστε την πολυπλοκότητα μόνο όταν τη χρειάζεστε.
Τι πρέπει να κάνει ένα σύστημα διαχείρισης επαφών
Δεν δημιουργούνται όλα τα εργαλεία διαχείρισης επαφών ίσα, αλλά τα καλά μοιράζονται ένα κοινό σύνολο δυνατοτήτων:
- Αποθήκευση ολοκληρωμένων αρχείων επικοινωνίας: Ονόματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμοί τηλεφώνου, εταιρείες, τίτλοι εργασίας και πού συναντηθήκατε.
- Ετικέτες και σχέσεις: Αφήστε τις επαφές ανά τύπο, σχέση, πηγή, βιομηχανία, προτεραιότητα, ενδιαφέρον ή οποιαδήποτε προσαρμοσμένη ετικέτα που ορίζετε.
- Συναγώντε σημειώσεις και ιστορικό δραστηριότητας: Δώστε σας ένα μέρος για να καταγράψετε περιλήψεις, σημειώσεις σύσκεψης, προσωπικά στοιχεία και υπενθυμίσεις παρακολούθησης.
- Προσφορά γρήγορης αναζήτησης και φιλτράροντας: Όταν η βάση δεδομένων σας μεγαλώνει, η εύρεση του σωστού ατόμου πρέπει να είναι άμεση αντί για μια άσκηση κύλισης.
- Επέτρεμα εισαγωγής και εξαγωγής: Τα δεδομένα σας δεν πρέπει ποτέ να κλειδώνονται. Η δυνατότητα να φέρετε επαφές από εσάς το τηλέφωνο και άλλες πηγές
- Συγχρονισμός σε όλες τις συσκευές: Οι επαφές σας θα πρέπει να είναι προσβάσιμες από το τηλέφωνο, το tablet και την επιφάνεια εργασίας σας και θα πρέπει να συμβαίνει πίσω από τη σκηνή αυτόματα.
Διαχείριση επαφών - CRM: Επιλέγοντας το Σωστό Επίπεδο
Ένα από τα πιο συνηθισμένα ερωτήματα που έχουν οι άνθρωποι όταν διερευνούν αυτόν τον χώρο είναι η διαφορά μεταξύ της διαχείρισης επαφών και μιας πλήρους πλατφόρμας CRM (διαχείριση σχέσεων με πελάτες). Η σύντομη απάντηση: η διαχείριση επαφών επικεντρώνεται στην οργάνωση ποιον γνωρίζετε και πώς να τους προσεγγίσετε. Το CRM προσθέτει την παρακολούθηση αγωγών πωλήσεων, την αυτοματοποίηση μάρκετινγκ, την αναφορά και τα εργαλεία ροής εργασίας στην κορυφή αυτού.
Για τους περισσότερους ανθρώπους, ένα ειδικό εργαλείο διαχείρισης επαφών είναι η καλύτερη εφαρμογή. Είναι απλούστερο, πιο γρήγορο να μαθαίνεις και αποφεύγει το φουσκωμένο χαρακτηριστικό που κάνει τα εταιρικά CRMs συντριπτικά. Για μια λεπτομερή σύγκριση, διαβάστε το άρθρο μας Διαχείριση επαφών εναντίον CRM και πώς να αποφασίσετε ποιο είναι το σωστό για εσάς.
Γιατί οι περισσότεροι άνθρωποι αγωνίζονται με τη διαχείριση επαφών
Παρά τη σημασία του, οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν κακή δουλειά στη διαχείριση των επαφών τους. Οι λόγοι είναι προβλέψιμοι: επαφές διάσπαρτες σε πάρα πολλές πλατφόρμες, αρχεία που έχουν αποθηκευτεί χωρίς πλαίσιο, βιβλία που δεν καθαρίζονται ποτέ και εργαλεία που είναι είτε πολύ περίπλοκα είτε πολύ βασικά για την εργασία.
Το αποτέλεσμα είναι ένα δίκτυο που υπάρχει στη θεωρία αλλά αποτυγχάνει στην πράξη. Γνωρίζετε ότι συναντήσατε κάποιον στο περσινό συνέδριο που θα μπορούσε να βοηθήσει με το τρέχον έργο σας, αλλά δεν μπορείτε να τον βρείτε, δεν μπορείτε να θυμηθείτε το όνομά του ή δεν μπορείτε να θυμηθείτε τι συζητούσατε.
Έχουμε γράψει εκτενώς για το πιο κοινό Λατρεία οργάνωσης επικοινωνίας και γιατί οι περισσότεροι άνθρωποι αποτυγχάνουν στη διαχείριση επαφών. Η κατανόηση αυτών των παγετώνων είναι το πρώτο βήμα προς την οικοδόμηση ενός συστήματος που λειτουργεί πραγματικά.
Ποιος ωφελεί περισσότερο από τη διαχείριση επαφών;
Σχεδόν όποιος έχει ενεργή κοινωνική ζωή επωφελείται από τις οργανωμένες επαφές, αλλά ορισμένοι άνθρωποι βλέπουν υπερμεγέθεις αποδόσεις:
- Επαγγελματίες πωλήσεων: Η παρακολούθηση των μολύβων, των προοπτικών και των πελατών σε έναν μακρύ κύκλο πωλήσεων απαιτεί αξιόπιστα δεδομένα επικοινωνίας και σημειώσεις.
- Ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων: Όταν φοράτε πολλαπλά καπέλα, δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να χάσετε την προσοχή των πελατών, των πωλητών ή των συνεργατών.
- Ελεύθεροι επαγγελματίες και σύμβουλοι: Το δίκτυό σας είναι δική σας επιχείρηση. Οι οργανωμένες επαφές κάνουν τις παραπομπές, την επαναλαμβανόμενη εργασία και την αναβάθμιση των πωλήσεων πολύ πιο αποτελεσματικές.
- Μέσος αρεοπωλιακοί και υπεύθυνοι προσλήψεων: Οι επιχειρήσεις με γνώμονα τη σχέση που εξαρτώνται από τις έγκαιρες, εξατομικευμένες παρακολουθήσεις.
- Μη κερδοσκοπικοί ηγέτες: Η διαχείριση των δωρητών, των εθελοντών, των μελών του διοικητικού συμβουλίου και των κοινοτικών εταίρων απαιτεί την ίδια πειθαρχία με τη διαχείριση των επιχειρηματικών επαφών.
- Οποιοσδήποτε χτίζει ένα επαγγελματικό δίκτυο: Από τους αιτούντες εργασία μέχρι τους ηγέτες της βιομηχανίας, μια οργανωμένη λίστα επαφών είναι ένα περιουσιακό στοιχείο σταδιοδρομίας.
Χτίζοντας μια πρακτική διαχείρισης επαφών
Το να αρχίσεις δεν απαιτεί μαζική αναμόρφωση. Εδώ είναι ένα πρακτικό πλαίσιο που μπορείτε να εφαρμόσετε αυτή την εβδομάδα:
Βήμα 1: Ενοποίηση
Συγκεντρώστε τις επαφές σας από κάθε πηγή - τηλέφωνο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπολογιστικά φύλλα, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, επαγγελματικές κάρτες. Εισάγετε τα πάντα σε ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης επαφών. Αυτό είναι το θεμέλιο.
Βήμα 2: Καθαρό
Καταργήστε τα διπλότυπα, τα σωστά ανορθόγραφα ονόματα, ενημερώνετε ξεπερασμένες πληροφορίες και διαγράψτε τις επαφές που δεν είναι πλέον σχετικές. Μια καθαρή βάση δεδομένων είναι μια χρήσιμη βάση δεδομένων.
Βήμα 3: Καταγκοριζ
Εφαρμόστε ετικέτες ή κατηγορίες που αντικατοπτρίζουν τον τρόπο με τον οποίο πραγματικά εργάζεστε. Ξεκινήστε με ευρύ φάσμα ομάδων (Προμηθευτής, Πελάτης, Προσωπικός) και προσθέστε προδιαγραφές όπως χρειάζεται. Κρατήστε το σύστημα ετικετών σας αρκετά απλό ώστε να το χρησιμοποιείτε σταθερά.
Βήμα 4: Ενθουσιασμένο
Προσθέστε το πλαίσιο στις πιο σημαντικές επαφές σας - σημειώσεις από πρόσφατες συνομιλίες, βασικές λεπτομέρειες σχετικά με την επιχείρηση ή τον ρόλο τους και τυχόν δεσμεύσεις που έχετε αναλάβει. Δώστε προτεραιότητα στις πιο ενεργές σχέσεις σας πρώτα.
Βήμα 5: Διατηρήστε
Κάντε τη διαχείριση επαφών μέρος της καθημερινής ροής εργασίας σας. Επικαιροποίηση αρχείων μετά από κάθε ουσιαστική αλληλεπίδραση. Προγραμματίστε μια μηνιαία ανασκόπηση για να πιάσετε οτιδήποτε έχει γλιστρήσει. Αντιμετωπίστε τη βάση δεδομένων επικοινωνίας σας όπως το επαγγελματικό περιουσιακό στοιχείο που είναι.
Η ανατομία ενός μεγάλου ρεκόρ επαφών
Αυτό που διαχωρίζει μια χρήσιμη επαφή από ένα άχρηστο είναι η ποιότητα του αρχείου. Ένα μεγάλο αρχείο επαφών περιλαμβάνει καθαρά βασικά στοιχεία (όνομα, email, τηλέφωνο, εταιρεία), προσεγμένες ετικέτες που το καθιστούν αναζητήσιμο, σημειώσεις που αποτυπώνουν το πλαίσιο της σχέσης και μια συνήθεια συντήρησης που το διατηρεί επίκαιρο.
Για ένα πλήρες πλαίσιο του τι πρέπει να περιλαμβάνει κάθε αρχείο επαφών, δείτε τον οδηγό μας η ανατομία μιας καλά διαχειριζόμενης επαφής.
Διαχείριση Επικοινωνίας στην εποχή της ψηφιακής υπερφόρτωσης
Ζούμε σε μια εποχή υπερφόρτωσης σύνδεσης. Μεταξύ του LinkedIn, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων, των κοινωνικών μέσων και των προσωπικών εκδηλώσεων, ο μέσος άνθρωπος συναντά εκατοντάδες νέες επαφές κάθε χρόνο. Χωρίς σύστημα, αυτές οι συνδέσεις χάνονται ουσιαστικά μέσα σε λίγες εβδομάδες.
Μια πρακτική διαχείρισης επαφών διακόπτει αυτόν τον θόρυβο. Σας δίνει έναν αξιόπιστο τρόπο για να συλλάβετε τις συνδέσεις που έχουν σημασία, να τις οργανώσετε για γρήγορη ανάκτηση και να τις διατηρήσετε με την πάροδο του χρόνου. Σε έναν κόσμο όπου οι σχέσεις οδηγούν τις επιχειρήσεις, αυτή η ικανότητα δεν είναι προαιρετική - είναι απαραίτητη.
Ξεκινώντας Από Σήμερα
Η διαχείριση επαφών δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Τα καλύτερα συστήματα είναι απλά, συνεπή και χτισμένα γύρω από το πώς πραγματικά εργάζεστε. Ξεκινήστε με την κατανόηση Ποια είναι η διαχείριση επαφών, μάθετε από το κοινά λάθη που κάνουν οι άλλοι, και χτίστε τα αρχεία σας χρησιμοποιώντας ένα αποδεδειγμένο Πλαίσιο καταγραφής επαφών. Αν ζυγίζετε τις επιλογές σας, σύγκριση της διαχείρισης επαφών έναντι CRM Θα σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό επίπεδο εργαλείου για τις ανάγκες σας.
Το δίκτυό σας είναι ένα από τα πιο πολύτιμα επαγγελματικά σας περιουσιακά στοιχεία. Η διαχείριση επαφών είναι ο τρόπος με τον οποίο το προστατεύετε και τη μόχλευση.
Δοκιμή Dextr: Διαχείριση Επαφής Που Λειτουργεί Στην Πραγματικότητα
Εάν είστε έτοιμοι να εφαρμόσετε αυτές τις βασικές αρχές διαχείρισης επαφών στην πράξη, Dextr είναι το εργαλείο που το κάνει αβίαστο. Dextr είναι ένα προσωπικό CRM για το iOS που σας δίνει όλα όσα συζητούνται σε αυτόν τον οδηγό: συγκεντρωτικά αρχεία επαφών, ετικέτες και κατηγορίες, πλούσιες σημειώσεις και πλαίσιο σχέσεων, βασικές ημερομηνίες όπως γενέθλια και επετηρίες και μια καθαρή διεπαφή που κάνει τη διατήρηση του δικτύου σας να αισθάνεται φυσική αντί για κουραστική.
Dextr συγχρονίζεται με τις υπάρχουσες επαφές του iPhone σας και προσθέτει το βάθος που δεν μπορεί να προσφέρει ένα βασικό βιβλίο διευθύνσεων. Σχεδιάστηκε για ανθρώπους που εκτιμούν τις σχέσεις τους και θέλουν έναν πιο έξυπνο τρόπο να θυμούνται τους ανθρώπους στη ζωή τους, είτε για επιχειρήσεις, είτε για δικτύωση ή προσωπικές συνδέσεις.