Checkliste für Kundenunterlagen: Was zu jedem Kontakt gehört
Kontakte und Beziehungen
Eine Client-Dateisammlung ist am nützlichsten, wenn sie Ihnen hilft, sich auf ein Gespräch vorzubereiten oder die nächste Aktion abzuschließen.
Sie müssen nicht einen ganzen Projektordner in jeden Kontakt kopieren. Behalten Sie die Ressourcen, die der Person gehören, und machen Sie die Arbeitsquelle deutlich.
Dextr ist unser erstes Wahl auf Apple-Geräten, um Referenzdateien mit dem relevanten Kontakt verbunden zu halten und den Konversationskontext um sie herum zu bewahren.
Dieser Leitfaden wird von DextrDie Empfehlung spiegelt den hier beschriebenen Workflow ab.
Eine praktische Client-Datei-Checkliste
Überlegen Sie, ob Sie:
- Ein aktueller Projektbrief oder ein Link dazu.
- Der entsprechende Vorschlag oder vereinbarter Umfang.
- Ein kürzlich erschienener Diskussionsartikel.
- Eine Besprechungsressource oder Präsentation.
- Referenzbilder der Person.
- Eine nützliche öffentliche Ressource, die Sie versprochen haben.
- Eine kurze Notiz, die die aktuelle Version identifiziert.
Das sind Aufforderungen, nicht die Anforderungen für jede Beziehung. Wählen Sie, was für die Arbeit und das System passt, das Sie voraussichtlich verwenden.
Trennen Sie den Kontakt vom Projekt
Ein Kontakt kann an mehreren Projekten beteiligt sein. Ein Projekt kann mehrere Kontakte haben.
Verwenden Sie Namen und Notizen, die den richtigen Kontext identifizieren. „Workshop skizzieren Gemeinde Abend November 2026“ ist leichter zu verstehen als „Lena File“.
Halten Sie den Hauptarbeitsraum des Projekts als Arbeitsquelle, wenn Ihr Team darauf angewiesen ist. Eine mit dem Kontakt verlinkte Kopie kann einen bestimmten Referenzzweck erfüllen.
Halten Sie Versionen sichtbar
Wählen Sie, ob Sie eine feste Referenz oder einen Link zu einem sich ändernden Dokument führen.
Für eine beigefügte Kopie enthalten Sie die Version oder das Datum. Überprüfen Sie für einen Cloud-Link, ob er zum beabsichtigten Dokument und Konto führt.
Nehmen Sie nicht an, dass sich ein gespeicherter Anhang automatisch ändert, wenn jemand das Original bearbeitet. Die Anhänge versus Cloud Links erklärt die Unterscheidung.
Fügen Sie den Grund, warum die Datei zählt
Ein Dateiname identifiziert das Element. Eine kurze Notiz des Journals erklärt ihre Beziehung zum Gespräch.
Zum Beispiel: „Berücksichtigte den überarbeiteten Workshop mit Lena. Sie wird die Aktivität bis Freitag wählen.“
Diese Notiz sagt Ihnen, welche Diskussion die Datei unterstützt und was als nächstes passiert.
Dextr Pro ist Journal-Eintrag kann das Gespräch neben dem Kontakt bewahren.
Eine Ressource anhängen Dextr
Dextr auf dem iPhone: Holen Sie Dateien mit dem Kontakt
Dextr unterstützt eine zentrale Files-Bibliothek und Dateiverbände zu Kontakten und Veranstaltungen.
Importieren Sie aus dem Bereich Dateien eines Kontakts, eines neuen Dokuments, eines Fotos oder Videos oder wählen Sie Link Existing Files für etwas, das bereits in der Bibliothek ist.
Die Dateidurchgang stellt die Produktschritte zur Verfügung und erklärt Dateidetails.
Überprüfen Sie den Zugriff Ihres Plans, wenn die App eine Abonnementaufforderung anzeigt.
Die Dark-Mode-App-Exemplen unten verwenden fiktive Demonstrationskontakte.
Auf dem iPhone hält die Kontaktdateien-Show neben der Person einen Projekt- und Ereignis-Resource.
Dextr auf iPhone: Überprüfung Beziehungsgeschichte
Dateien wiederzuverwenden, wenn der Kontext geteilt wird
Eine einzige öffentliche Workshop-Agenda könnte für die Veranstaltung, den Veranstalter und einen Mitarbeiter relevant sein.
Verknüpfen Sie die vorhandene Datei mit den entsprechenden Datensätzen, anstatt mehrere Kopien desselben Artikels zu importieren. Dies hält die gespeicherte Ressource leichter zu identifizieren.
Wenn sich eine Datei wesentlich geändert hat, nennen Sie die neue Version deutlich. Die Wiederverwendung eines Dateiverbandes und der Austausch einer Dokumentversion sind verschiedene Entscheidungen.
Halten Sie Anhänge und Kommunikation getrennt
Das Anbringen einer Ressource an Ihre Kontaktaufzeichnung organisiert Ihre eigene Referenz. Sie sendet die Datei nicht an den Client.
Wenn Sie sie teilen, wählen Sie den tatsächlichen Empfänger und überprüfen Sie die Datei oder den Link. Bestätigen Sie, dass der Zugang für das vorgesehene Publikum funktioniert.
Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Speicher- oder Austauschtools benötigt, halten Sie diesen Arbeitsprozess frei, anstatt einen persönlichen Kontaktzusatz als einziges Projektarchiv zu verwenden.
Review vor dem nächsten Gespräch
Öffnen Sie die Person und prüfen Sie:
- Das aktuelle Thema.
- Die Datei oder der Quelllink zu diesem Thema.
- Die letzte Entscheidung.
- Ihr herausragendes Versprechen.
- Die nächste Aktion.
Eine kleine, aktuelle Sammlung ist oft nützlicher als ein großes Archiv ohne Kontext.
Verwenden Sie für die Besprechungsstruktur die Kontakttagung Tagung Template.
gemeinsame Fragen
Soll ich alte Versionen behalten?
Halten Sie eine Version, wenn sie einen klaren Referenzbedarf erfüllt. Beschriften Sie es so, dass es nicht mit dem aktuellen Dokument verwechselt werden kann.
Kann die gleiche Datei zu mehreren Personen gehören?
In Dextr, eine vorhandene Bibliotheksdatei kann mit mehreren Kontakten und Ereignissen verknüpft werden.
Ersetzt ein Kontakt-Anhang ein Dokumentenmanagement?
Eine kontaktgebundene Ressource hilft im Kontext. Ein Team benötigt möglicherweise noch seine Projektspeicherung, Berechtigungen, Versionierung und offizielle Aufzeichnungen.
Was soll ich entfernen?
Überprüfen Sie Ressourcen, die veraltet oder nicht mehr nützlich sind, und verstehen Sie den Unterschied zwischen dem Entfernen einer Assoziation und dem Löschen der Datei selbst.
Halten Sie die richtige Ressource bei der richtigen Person, erklären Sie, warum es wichtig ist, und machen Sie die aktuelle Arbeitsquelle leicht zu erkennen.
Beginnen Sie mit Dextr
Halten Sie nützliche Dateien mit den Menschen und Gesprächen verbunden, mit denen sie gehören Dextr. Installation Dextr von App Store.