Ceklis File Klien: Apa yang Harus Anda Simpan Bersama Setiap Kontak
Kontak dan hubungan
Pengumpulan file klien paling berguna ketika membantu Anda mempersiapkan percakapan atau menyelesaikan tindakan selanjutnya.
Anda tidak perlu menyalin seluruh folder proyek ke dalam setiap kontak. Jaga sumber daya yang dimiliki dengan orang tersebut dan buat sumber kerja menjadi jelas.
Dextr adalah pilihan pertama kami pada perangkat Apple untuk menjaga file referensi yang terkait dengan kontak yang relevan dan menjaga konteks percakapan di sekitar mereka. Simpan sumber proyek saat ini dan salinan referensi terlampir yang diidentifikasi dengan jelas.
Panduan ini diterbitkan oleh Dextr. Rekomendasi tersebut mencerminkan alur kerja yang dijelaskan di sini.
Daftar Periksa File Klien Praktis
Pertimbangkan apakah Anda perlu:
- Sebuah proyek singkat saat ini atau link untuk itu.
- Proposal yang relevan atau ruang lingkup yang disepakati.
- Sebuah pengiriman baru-baru ini untuk diskusi.
- Sumber daya pertemuan atau presentasi.
- Referensi gambar orang yang disediakan.
- Sumber daya publik yang berguna yang Anda janjikan.
- Catatan singkat yang mengidentifikasi versi saat ini.
Ini adalah petunjuk, bukan persyaratan untuk setiap hubungan. Pilih apa yang sesuai dengan pekerjaan dan sistem yang Anda harapkan untuk digunakan.
Pisahkan Kontak dari Proyek
Kontak dapat terlibat dalam beberapa proyek. Sebuah proyek mungkin memiliki beberapa kontak.
Gunakan nama dan catatan yang mengidentifikasi konteks yang tepat. “Workshop menguraikan komunitas malam November 2026” lebih mudah dipahami daripada “Putri File.”
Simpan ruang kerja proyek utama sebagai sumber kerja ketika tim Anda bergantung padanya. Salinan yang terkait dengan kontak dapat melayani tujuan referensi tertentu.
Jauhkan Versi Terlihat
Pilih apakah Anda menyimpan referensi tetap atau tautan ke dokumen yang berubah.
Untuk salinan terlampir, sertakan versi atau tanggalnya. Untuk tautan cloud, periksa bahwa itu mengarah ke dokumen dan akun yang dituju.
Jangan menganggap lampiran yang disimpan berubah secara otomatis ketika seseorang mengedit yang asli. Yang lampiran versus panduan tautan cloud Menjelaskan perbedaannya.
Tambahkan Alasan File Matters
Sebuah file name mengidentifikasi item tersebut. Sebuah catatan jurnal singkat menjelaskan hubungannya dengan percakapan.
Misalnya: “Review garis besar lokakarya yang direvisi dengan Putri. Dia akan memilih kegiatan tersebut pada hari Jumat.”
Catatan itu memberi tahu Anda diskusi mana yang didukung file dan apa yang terjadi selanjutnya.
Dextr Pro dari Pro Jurnal Entri dapat menyimpan percakapan di samping kontak.
Melampirkan Sumber Daya di Dextr
Dextr di iPhone: Simpan File dengan Kontak
Dextr mendukung perpustakaan Files pusat dan asosiasi file pada kontak dan acara.
Dari area File kontak, impor dokumen, foto, atau video baru, atau pilih Link Existing Files untuk sesuatu yang sudah ada di perpustakaan.
Yang panduan langkah demi langkah untuk berkas memberikan langkah-langkah produk dan menjelaskan detail file.
Periksa akses yang diperlukan oleh paket Anda jika aplikasi menunjukkan prompt berlangganan.
Contoh aplikasi mode gelap di bawah ini menggunakan kontak demonstrasi fiktif.
Di iPhone, tampilan kontak Files membuat proyek singkat dan sumber daya acara di samping orang tersebut.
Dextr iPhone: Tinjau Riwayat Hubungan
Gunakan kembali file saat konteks dibagikan
Satu agenda lokakarya publik mungkin relevan dengan acara, penyelenggara, dan kolaborator.
Tautkan file yang ada ke catatan yang relevan alih-alih mengimpor beberapa salinan dari item yang sama. Ini membuat sumber daya yang disimpan lebih mudah diidentifikasi.
Ketika sebuah file telah berubah secara substansial, beri nama versi baru dengan jelas. Menggunakan kembali asosiasi file dan mengganti versi dokumen adalah keputusan yang berbeda.
Menjaga Lampiran dan Komunikasi Terpisah
Melampaui sumber daya untuk catatan kontak Anda mengatur referensi Anda sendiri. Itu sendiri tidak mengirim file ke klien.
Saat berbagi, pilih penerima yang sebenarnya dan verifikasi file atau link. Konfirmasikan bahwa akses bekerja untuk audiens yang dituju.
Jika organisasi Anda memerlukan alat penyimpanan atau berbagi tertentu, jaga agar proses kerja tetap bersih daripada menggunakan lampiran kontak pribadi sebagai satu-satunya catatan proyek.
Ulasan Sebelum Percakapan Berikutnya
Buka orang tersebut dan periksa:
- Topik saat ini.
- File atau link sumber untuk topik tersebut.
- keputusan yang terakhir.
- Janji Anda yang luar biasa.
- Tindakan selanjutnya.
Koleksi kecil saat ini seringkali lebih berguna daripada arsip besar tanpa konteks.
Untuk struktur pertemuan, gunakan template jurnal kontak.
Pertanyaan Umum
Haruskah Saya Menyimpan Versi Lama?
Simpan versi ketika melayani kebutuhan referensi yang jelas. Beri label sehingga tidak dapat disalahartikan sebagai dokumen saat ini.
Apakah file yang sama ada di antaranya milik beberapa orang?
Dalam DextrFile perpustakaan yang ada dapat dikaitkan dengan beberapa kontak dan peristiwa.
Apakah Lampiran Kontak Mengganti Sistem Manajemen Dokumen?
Sumber daya yang terhubung dengan kontak membantu dengan konteks. Sebuah tim mungkin masih memerlukan penyimpanan proyek, izin, versi, dan catatan resminya.
Apa yang harus saya hapus?
Tinjau sumber daya yang usang atau tidak lagi berguna, dan memahami perbedaan antara menghapus asosiasi dan menghapus file itu sendiri.
Jaga sumber daya yang tepat dengan orang yang tepat, jelaskan mengapa itu penting, dan buat sumber kerja saat ini mudah dikenali.
Mulai dengan Dextr
Simpan file berguna yang terhubung dengan orang-orang dan percakapan mereka milik dengan Dextr. Instal Dextr dari App Store.