Το κρυφό κόστος των αποδιοργανοποιημένων επαφών
Επαφές και σχέσεις
Όλοι έχουν επαφές. Ελάχιστοι άνθρωποι να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις επαφές. Η διαφορά μεταξύ των δύο είναι όπου οι ευκαιρίες κερδίζονται ή χάνονται. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν εκατοντάδες, μερικές φορές χιλιάδες, επαφές που απλώνονται σε όλο το τηλέφωνό τους, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και διάφορες εφαρμογές. Ωστόσο, όταν πρέπει να βρουν ένα συγκεκριμένο άτομο ή να ανακαλέσουν τις λεπτομέρειες μιας προηγούμενης συνομιλίας, έρχονται άδειοι. Αυτό δεν είναι πρόβλημα της τεχνολογίας. Είναι ένα πρόβλημα με τις συνήθειες.
Κατανόηση γιατί οι περισσότεροι άνθρωποι αποτυγχάνουν Οργάνωση επικοινωνίας είναι το πρώτο βήμα προς την επιδιόρθωσή του. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη και τι πραγματικά σας κόστισαν.
Λάθος 1: Επαφές ζωντανά σε πολλά μέρη
Αυτός είναι ο νούμερο ένα λόγος που η διαχείριση επαφών καταρρέει. Συναντάτε κάποιον σε ένα συνέδριο και τον προσθέτετε στο τηλέφωνό σας. Μια προοπτική σας στέλνει email και απαντάτε από το Gmail. Μια σύνδεση στο LinkedIn σας στέλνει τα στοιχεία τους σε ένα μήνυμα. Ένας συνάδελφος μοιράζεται ένα υπολογιστικό φύλλο επαφών με προμηθευτές.
Μέσα σε λίγες εβδομάδες, οι επαφές σας είναι διάσπαρτες σε πέντε ή έξι πλατφόρμες χωρίς ενιαία πηγή αλήθειας. Όταν χρειάζεται να βρείτε κάποιον, δεν είστε σίγουροι πού να κοιτάξετε. Ακόμη χειρότερα, μπορεί να έχετε το ίδιο άτομο που αποθηκεύεται σε πολλά μέρη με διαφορετικές (και πιθανώς ξεπερασμένες) πληροφορίες σε κάθε μία.
Η επιδιόρθωση είναι παραπλανητικά απλή: επιλέξτε ένα σύστημα και κάντε το τον κόμβο σας. Κάθε νέα επαφή πηγαίνει εκεί. Κάθε ενημέρωση συμβαίνει εκεί. Άλλα εργαλεία μπορούν να τροφοδοτήσουν σε αυτό, αλλά ένα σύστημα τα κυβερνά όλα.
Λάθος 2: Συλλογή επαφών χωρίς προσθήκη πλαισίου
Ένα όνομα και ένας αριθμός τηλεφώνου είναι σχεδόν άχρηστοι μόνοι τους. Εάν δεν μπορείτε να θυμηθείτε ποιος είναι κάποιος ή γιατί αποθηκεύσατε τις πληροφορίες του, η επαφή μπορεί κάλλιστα να μην υπάρχει. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι αποθηκεύουν επαφές με τίποτα περισσότερο από ένα όνομα και αριθμό, χωρίς να παρακολουθούν πότε ή πώς γνωρίστηκαν.
Το πλαίσιο είναι αυτό που κάνει μια επαφή πολύτιμη. Πού συνάντησες αυτό το άτομο; - Τι έκανες για να το συζητήσεις; Τι χρειάζονται; Τι υποσχέθηκες να δώσεις συνέχεια; Χωρίς σημειώσεις, ετικέτες ή κατηγορίες, η λίστα επαφών σας γίνεται ένα νεκροταφείο ονομάτων που αναγνωρίζετε αόριστα.
Η συνήθεια να χτίζεις: Εγκαταστάθηκε Dextr και ξοδεύουν 60 δευτερόλεπτα μετά από κάθε ουσιαστική αλληλεπίδραση σύνδεσης που συνδέει το πού συναντήθηκε, με ποιον συνδέονται και τους ομαδοποιούν κάτω από μια ετικέτα των ενδιαφερόντων τους ή πώς ταιριάζουν στη ζωή σας. Μπορεί να αισθάνεται κουραστικό αυτή τη στιγμή, αλλά πληρώνει για τον εαυτό του την πρώτη φορά που τραβάς αυτό το σημείωμα έξι μήνες αργότερα και γνωρίζεις ακριβώς πού σταμάτησε η συζήτηση.
Λάθος 3: Ποτέ μην καθαρίζετε τις επαφές σας
Οι επαφές αποσυντίθενται με την πάροδο του χρόνου. Οι άνθρωποι αλλάζουν δουλειά, αλλάζουν αριθμούς τηλεφώνου, ενημερώνουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλά γίνονται άσχετα με τη ζωή σας. Εάν δεν κλαδεύετε ποτέ τη λίστα επαφών σας, γεμίζει με νεκρό βάρος, όπως ξεπερασμένες πληροφορίες, διπλές καταχωρήσεις και επαφές που δεν θα χρειαστείτε ποτέ ξανά.
Αυτό δημιουργεί δύο προβλήματα. Πρώτον, κάνει την αναζήτηση δυσκολότερη επειδή κοσπλέμισε το θόρυβο. Δεύτερον, σας χάνει χρόνο όταν δεν μπορείτε να βρείτε ποιον ψάχνετε. Εάν δεν μπορείτε να βασιστείτε στην ακριβή επαφή σας, καταλήγετε με ένα βιβλίο διευθύνσεων με αγνώστους που ζουν ενοίκιο στο τηλέφωνό σας.
Λάθη οργάνωσης επαφών Όπως αυτή η ένωση με την πάροδο του χρόνου. Ένας τριμηνιαίος καθαρισμός που επικεντρώνεται στην αρχειοθέτηση των καθομιλιών, στην ενημέρωση των ξεπερασμένων αρχείων και η επαλήθευση βασικών στοιχείων διατηρεί τη διεύθυνσή σας άπαχη και χρήσιμη.
Λάθος 4: Αντιμετωπίζοντας τη Διαχείριση επαφών ως ένα έργο εφάπαξ
Πολλοί άνθρωποι προσεγγίζουν τη διαχείριση επαφών όπως ο ανοιξιάτικος καθαρισμός που σχεδιάζουν, αλλά ποτέ δεν μετακυλίουν. Αλλά η διαχείριση επαφών δεν είναι ένα έργο. Είναι μια πρακτική. Οι σχέσεις είναι δυναμικές και τα αρχεία σας πρέπει να το αντικατοπτρίζουν αυτό.
Οι άνθρωποι που διαχειρίζονται τις επαφές το αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά ως μέρος της καθημερινής τους ροής εργασίας. Μετά από μια κλήση ή μια συνάντηση, προσθέτουν μια σημείωση αλληλεπίδρασης. Όταν παίρνουν μια νέα επαγγελματική κάρτα, την σαρώνουν με το Dextr εφαρμογή για γρήγορη είσοδο. Μικρές, συνεπείς ενέργειες νικούν κάθε φορά περιστασιακούς μαραθώνιους.
Λάθος 5: Επιλέγοντας το λάθος εργαλείο
Μερικοί άνθρωποι αθετούν τα ίδια συστήματα που χρησιμοποιούν στην εργασία, το οποίο είναι συνήθως ένα CRM που είναι υπερεξουσιασμένο για τη διατήρηση των επαφών. Εξαιτίας αυτού κατακλύζονται από τη διεπαφή, σταδιακά σταματούν να τη χρησιμοποιούν και επανέρχονται στις παλιές τους εκτός ραντεβού. Άλλοι προσπαθούν να διαχειριστούν τα πάντα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, το οποίο λειτουργεί μέχρι να χρειαστεί να φέρετε μια επαφή σε μια πρέζα. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι εξαιρετικά στην αποθήκευση δεδομένων, αλλά όχι τόσο στην ανακάλεσε.
Το σωστό εργαλείο ταιριάζει με τη ροή εργασίας σας, όχι το αντίστροφο. Εάν χρειάζεστε απλή οργάνωση επαφής με αναζήτηση, ετικέτες, σχέσεις, θέσεις και σημειώσεις, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως Dextr που είναι χτισμένη για αυτό ακριβώς. Μην πληρώνετε για (ή πολεμήστε) χαρακτηριστικά που δεν χρειάζεστε.
Λάθος 6: Δεν χρησιμοποιείτε ετικέτες, σχέσεις ή τόπους
Οι ετικέτες, οι σχέσεις και τα μέρη είναι αυτό που μετατρέπει μια επίπεδη λίστα επαφών σε έναν ισχυρό χάρτη δικτύου που μπορεί να αναζητήσει. Χωρίς αυτά, η εύρεση "όλων των ανθρώπων με τους οποίους πήγα σε ένα ραντεβού το 2025" απαιτεί να μετακινηθείτε σε ολόκληρη τη λίστα σας και να βασίζεστε στη μνήμη.
Με ετικέτες, σχέσεις και μέρη που η αναζήτηση διαρκεί δευτερόλεπτα. Το κόλπο είναι να αναπτύξετε ένα σύστημα ετικετών που έχει νόημα για το πώς εργάζεστε πραγματικά και να το εφαρμόσετε με συνέπεια. Με λίγες μόνο βρύσες, καμία επαφή δεν θα χαθεί ποτέ στο σωρό.
Το Μονοπάτι Προς Τα εμπρός
Τα καλά νέα είναι ότι η επιδιόρθωση αυτών Λάθη οργάνωσης επαφών Δεν απαιτεί μαζική αναμόρφωση. Ξεκινήστε με μία αλλαγή: εδραιώστε τις επαφές σας σε ένα ενιαίο σύστημα. Στη συνέχεια, χτίστε μια συνήθεια σε μια εποχή, όπως η προσθήκη σημειώσεων μετά από αλληλεπιδράσεις, η εφαρμογή ετικετών με συνέπεια, η σύνδεση επαφών με το πού τις συναντήσατε, ο καθορισμός σχέσεων που έχουν μαζί σας και οι άλλοι και καθαρίστε τριμηνιαίες αρχειοθετώντας εκείνες που κρυώνουν. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, θα έχετε μια πρακτική διαχείρισης επαφών που λειτουργεί πραγματικά και θα αναρωτιέστε πώς λειτουργούσατε ποτέ χωρίς αυτό.
Πώς Dextr Λύνει Αυτά Τα Προβλήματα
Dextr Κατασκευάστηκε ειδικά για να λύσει τα προβλήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο. Σας δίνει ένα ενιαίο, κεντρικό μέρος για όλες τις επαφές σας με το βάθος που στερείται ένα βιβλίο βασικής διεύθυνσης. Κάθε επαφή μέσα Dextr μπορεί να κρατήσει ετικέτες, λεπτομερείς σημειώσεις, παρακολούθηση σχέσεων, ένωση θέσεων, ημερομηνίες-κλειδί όπως γενέθλια και επέτειο, παρέχοντας πλαίσιο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο γνωριστή και τι έχει σημασία.
Αντί για διάσπαρτες επαφές σε πέντε εφαρμογές, Dextr συγχρονίζεται με τις υπάρχουσες επαφές σας στο iOS και προσθέτει τα στρώματα του πλαισίου που καθιστούν το δίκτυό σας πραγματικά χρήσιμο. Δεν σώζει άλλο ένα όνομα χωρίς σημείωμα. Όχι άλλο να ξεχάσουμε ποιος είναι κάποιος τρεις μήνες αργότερα. Dextr διευκολύνει την οικοδόμηση των συνηθειών που κρατούν τις επαφές σας οργανωμένες και τις σχέσεις σας ισχυρές.