Biaya Tersembunyi dari Kontak Disorganisasi
Kontak dan hubungan
Setiap orang punya kontak. Hanya sedikit orang mengelola kontak secara efektif. Perbedaan antara keduanya adalah di mana peluang dimenangkan atau kalah. Kebanyakan orang memiliki ratusan, kadang-kadang ribuan, kontak yang tersebar di ponsel, email, media sosial, dan berbagai aplikasi mereka. Namun ketika mereka perlu menemukan orang tertentu atau mengingat rincian percakapan masa lalu, mereka datang kosong. Ini bukan masalah teknologi. Ini adalah masalah kebiasaan.
Memahami mengapa kebanyakan orang gagal di organisasi kontak Ini adalah langkah pertama untuk memperbaikinya. Berikut adalah kesalahan yang paling umum dan apa yang mereka benar-benar biaya Anda.
Kesalahan 1: Kontak Tinggal di Terlalu Banyak Tempat
Ini adalah alasan nomor satu manajemen kontak berantakan. Anda bertemu seseorang di sebuah konferensi dan menambahkannya ke telepon Anda. Prospek email Anda dan Anda membalas dari Gmail. Koneksi LinkedIn mengirimi Anda detailnya dalam sebuah pesan. Seorang rekan berbagi spreadsheet kontak vendor.
Dalam beberapa minggu, kontak Anda tersebar di lima atau enam platform tanpa sumber kebenaran tunggal. Ketika Anda perlu menemukan seseorang, Anda tidak yakin di mana mencarinya. Lebih buruk lagi, Anda mungkin memiliki orang yang sama yang disimpan di beberapa tempat dengan informasi yang berbeda (dan mungkin ketinggalan jaman) di masing-masing.
Perbaikannya sederhana secara menipu: pilih satu sistem dan jadikan hub Anda. Setiap kontak baru pergi ke sana. Setiap update terjadi di sana. Alat lain dapat memberi makan ke dalamnya, tetapi satu sistem mengatur semuanya.
Kesalahan 2: Mengumpulkan Kontak Tanpa Menambahkan Konteks
Nama dan nomor telepon hampir tidak berguna dengan sendirinya. Jika Anda tidak dapat mengingat siapa seseorang atau mengapa Anda menyimpan informasi mereka, kontak mungkin juga tidak ada. Namun kebanyakan orang menyimpan kontak dengan tidak lebih dari nama dan nomor, tanpa melacak kapan atau bagaimana mereka bertemu.
Konteks adalah apa yang membuat kontak berharga. Di mana kau bertemu orang ini? Apa yang kau diskusikan? Apa yang mereka butuhkan? Apa yang Anda berjanji untuk menindaklanjuti? Tanpa catatan, tag, atau kategori, daftar kontak Anda menjadi kuburan nama yang samar-samar Anda kenali.
Kebiasaan untuk membangun: Instal Dextr dan menghabiskan 60 detik setelah setiap interaksi koneksi yang bermakna yang menghubungkan di mana Anda bertemu, siapa mereka terhubung dan mengelompokkan mereka di bawah tag minat mereka atau bagaimana mereka cocok dengan hidup Anda. Ini mungkin terasa membosankan pada saat itu, tetapi membayar sendiri pertama kali Anda menarik catatan itu enam bulan kemudian dan tahu persis di mana percakapan itu tinggalkan.
Kesalahan 3: Jangan Pernah Membersihkan Kontak Anda
Kontak meluruh dari waktu ke waktu. Orang-orang berganti pekerjaan, mengganti nomor telepon, memperbarui alamat email, atau menjadi tidak relevan dengan hidup Anda. Jika Anda tidak pernah memangkas daftar kontak Anda, itu mengisi dengan bobot mati, seperti informasi ustul, entri duplikat, dan kontak yang tidak akan pernah Anda butuhkan lagi.
Ini menciptakan dua masalah. Pertama, itu membuat mencari lebih sulit karena Anda memilah-milah kebisingan. Kedua, itu membuang-buang waktu ketika Anda tidak dapat menemukan siapa yang Anda cari. Jika Anda tidak dapat mengandalkan kontak Anda yang akurat, Anda berakhir dengan buku alamat orang asing yang tinggal sewa gratis di ponsel Anda.
Kesalahan organisasi kontak seperti senyawa ini dari waktu ke waktu. Pembersihan triwulanan yang berfokus pada pengarsipan kontak basi, memperbarui catatan usang, dan memverifikasi detail kunci membuat alamat Anda tetap ramping dan berguna.
Kesalahan 4: Mengobati Manajemen Kontak sebagai Tugas Satu Kali
Banyak orang mendekati manajemen kontak seperti pembersihan musim semi yang mereka rencanakan tetapi tidak pernah bisa. Tetapi manajemen kontak bukanlah proyek. Ini adalah sebuah praktek. Hubungan itu dinamis, dan catatan Anda perlu mencerminkan hal itu.
Orang yang mengelola kontak secara efektif memperlakukannya sebagai bagian dari alur kerja harian mereka. Setelah panggilan atau pertemuan, mereka menambahkan catatan interaksi. Ketika mereka mendapatkan kartu nama baru, mereka memindai dengan Dextr aplikasi untuk masuk cepat. Tindakan kecil dan konsisten mengalahkan maraton sesekali setiap saat.
Kesalahan 5: Memilih Alat yang Salah
Beberapa orang default ke sistem yang sama yang mereka gunakan di tempat kerja, yang biasanya CRM yang dikuasai untuk melacak kontak. Karena itu mereka kewalahan oleh antarmuka, secara bertahap berhenti menggunakannya, dan kembali ke metode lama mereka yang sudah ketinggalan zaman. Yang lain mencoba mengelola semuanya dalam spreadsheet, yang berfungsi sampai Anda perlu memunculkan kontak dalam keadaan darurat. Spreadsheet sangat bagus dalam menyimpan data, tetapi tidak begitu banyak dalam mengingatnya.
Alat yang tepat cocok dengan alur kerja Anda, bukan sebaliknya. Jika Anda membutuhkan organisasi kontak sederhana dengan pencarian, tag, hubungan, tempat, dan catatan, gunakan alat seperti Dextr yang dibangun untuk itu. Jangan membayar untuk (atau bertarung dengan) fitur yang tidak Anda butuhkan.
Kesalahan 6: Tidak Menggunakan Tag, Hubungan atau Tempat
Tag, hubungan, dan tempat adalah apa yang mengubah daftar datar kontak menjadi peta jaringan yang kuat dan dapat dicari. Tanpa mereka, menemukan "semua orang yang saya kencani pada tahun 2025" perlu menggulir seluruh daftar Anda dan mengandalkan memori.
Dengan tag, hubungan, dan tempat-tempat yang pencarian membutuhkan hitungan detik. Caranya adalah mengembangkan sistem penandaan yang masuk akal untuk bagaimana Anda benar-benar bekerja dan menerapkannya secara konsisten. Dengan hanya beberapa ketukan, tidak ada kontak yang akan hilang di tumpukan.
Jalan Ke Depan
Kabar baiknya adalah memperbaiki ini kesalahan organisasi kontak tidak memerlukan perombakan besar-besaran. Mulailah dengan satu perubahan: mengkonsolidasikan kontak Anda ke dalam satu sistem. Kemudian bangun satu kebiasaan pada saat seperti menambahkan catatan setelah interaksi, menerapkan tag secara konsisten, menghubungkan kontak dengan tempat Anda bertemu dengan mereka, mendefinisikan hubungan yang mereka miliki dengan Anda dan orang lain, dan membersihkan triwulanan dengan mengarsipkan mereka yang menjadi dingin. Dalam beberapa minggu, Anda akan memiliki praktik manajemen kontak yang benar-benar berfungsi, dan Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda pernah beroperasi tanpa itu.
Bagaimana Dextr Memecahkan Masalah Ini
Dextr dibangun khusus untuk memecahkan masalah yang dijelaskan dalam artikel ini. Ini memberi Anda satu tempat terpusat untuk semua kontak Anda dengan kedalaman yang tidak dimiliki oleh buku alamat dasar. Setiap kontak di Dextr dapat menyimpan tag, catatan terperinci, pelacakan hubungan, asosiasi tempat, tanggal-tanggal penting seperti ulang tahun dan ulang tahun, memberikan konteks tentang bagaimana Anda bertemu dan apa yang penting.
Alih-alih kontak yang tersebar di lima aplikasi, Dextr sinkronisasi dengan kontak iOS yang ada dan menambahkan lapisan konteks yang membuat jaringan Anda benar-benar berguna. Tidak ada lagi yang menyimpan nama tanpa catatan. Tidak ada lagi yang melupakan siapa seseorang tiga bulan kemudian. Dextr membuatnya mudah untuk membangun kebiasaan yang menjaga kontak Anda tetap teratur dan hubungan Anda kuat.