কি একটি যোগাযোগ রেকর্ড আসলে দরকারী করে তোলে?
কন্টাক্ট ও সম্পর্ক
বেশিরভাগ লোক একইভাবে যোগাযোগ করেঃ একটি নাম, একটি ফোন নম্বর, সম্ভবত একটি ইমেল ঠিকানা বা সোশ্যাল মিডিয়া হ্যান্ডেল। এটি সর্বনিম্ন, এবং এটি দেখায়। যখন আপনাকে কয়েক মাস পরে কারও সাথে পুনরায় সংযোগ স্থাপন করতে হবে, সেই পাতলা রেকর্ডটি আপনাকে কাজ করার জন্য কিছুই দেয় না। আপনি মনে করতে পারবেন না যে তারা কে, আপনি কী নিয়ে আলোচনা করেছেন বা কেন তারা আপনার কাজের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
একটি ভাল পরিচালিত যোগাযোগ ভিন্ন। এটি একটি জীবন্ত রেকর্ড যা কেবল কারও কাছে পৌঁছানোর জন্য নয়, আপনার সম্পর্কের সম্পূর্ণ প্রসঙ্গটি ক্যাপচার করে। ভাল যোগাযোগ সংস্থা এটি আরও ডেটা থাকার বিষয়ে নয় - এটি সঠিক ডেটা থাকার বিষয়ে, এমনভাবে কাঠামোগত যা প্রতিটি মিথস্ক্রিয়াকে আরও কার্যকর করে তোলে।
মূল যোগাযোগের বিবরণ
প্রতিটি যোগাযোগের রেকর্ড বেসিক দিয়ে শুরু হয়। এই অ-আলোচনাযোগ্য যোগাযোগের বিবরণ প্রতিটি এন্ট্রি অন্তর্ভুক্ত করা উচিতঃ
- সম্পূর্ণ নাম: প্রথম এবং শেষ নাম, সঠিকভাবে বানান। এটি সুস্পষ্ট বলে মনে হচ্ছে, তবে ভুল বানানযুক্ত নামগুলি যে কোনও যোগাযোগের ডাটাবেসের মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ ডেটা মানের সমস্যাগুলির মধ্যে একটি।
- প্রাথমিক ইমেল ঠিকানা: যাকে তারা সত্যিই চেক করে। যদি তারা আপনাকে একটি কাজের ইমেল এবং একটি ব্যক্তিগত ইমেল দেয় তবে নোট করুন যা পছন্দ করা হয়।
- ফোন নম্বর: টাইপ (মোবাইল, অফিস, সরাসরি লাইন) অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে আপনি জানেন যে কোনটি ব্যবহার করতে হবে এবং কখন।
- কোম্পানি এবং কাজের শিরোনামঃ ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য অপরিহার্য। এটি আপনাকে একটি পেশাদার প্রসঙ্গে তারা কে তা বলে এবং আপনাকে সংস্থা বা শিল্প দ্বারা আপনার ডাটাবেস ভাগ করতে সহায়তা করে।
- অবস্থান: শহর বা অঞ্চল সাধারণত যথেষ্ট। টাইমজোন সচেতনতা, ইভেন্ট আমন্ত্রণ এবং ব্যক্তিগত সভা পরিকল্পনার জন্য সহায়ক।
এই ৫টি ক্ষেত্রই কঙ্কাল। তাদের ছাড়া, রেকর্ড অসম্পূর্ণ। কিন্তু একটি কঙ্কাল একা একটি দরকারী যোগাযোগ করে না। আপনার এমন স্তরগুলি দরকার যা এটিকে প্রাণবন্ত করে তোলে।
প্রসঙ্গ স্তর: ট্যাগ এবং সম্পর্ক
ট্যাগগুলি নামের একটি সমতল তালিকাকে একটি অনুসন্ধানযোগ্য, ফিল্টারযোগ্য নেটওয়ার্কে রূপান্তরিত করে। তারা প্রশ্নের উত্তর দেয়: "এই ব্যক্তির কোন গ্রুপের অন্তর্গত?" বা "তাদের কী আগ্রহ আছে?" এবং আপনাকে যে কোনও পরিস্থিতির জন্য আপনার প্রয়োজনীয় পরিচিতিগুলি টানতে দেয়।
কার্যকর ট্যাগিং এবং সম্পর্ক সিস্টেম সহজ এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ। এখানে এমন কিছু বিভাগ রয়েছে যা বেশিরভাগ মানুষের জন্য ভাল কাজ করেঃ
- সম্পর্কের ধরন: ক্লায়েন্ট, সম্ভাবনা, বিক্রেতা, অংশীদার, সহকর্মী, বন্ধু, তারিখ।
- সূত্র: যেখানে আপনি দেখা করেছেন - সম্মেলন, রেফারেল, অন্তর্মুখী সীসা, পার্টি, কনসার্ট, বার।
- শিল্প বা niche: SaaS, স্বাস্থ্যসেবা, রিয়েল এস্টেট, অর্থ, নির্মাণ - আপনি যে উল্লম্বগুলির সাথে কাজ করেন।
- অগ্রাধিকার: উচ্চ-মূল্যবান, সক্রিয়, সুপ্ত। এটি আপনাকে আপনার ফলো-আপ সময়কে বুদ্ধিমানের সাথে বরাদ্দ করতে সহায়তা করে।
- কাস্টম ট্যাগ: আপনার জীবনের জন্য নির্দিষ্ট কিছুঃ "আমাদের ইভেন্টে কথা বলা," "পণ্য এক্স-এ আশীর," "সিদ্ধান্ত প্রস্তুতকারক," "সম্ভাব্য অংশীদার", "চলমান ক্লাব," "পিকলবল"
মূল কথা হলো ধারাবাহিকতা। আপনি যত বেশি লোক ট্যাগ এবং সম্পর্ক সেট করবেন, আপনার যোগাযোগ পরিচালনা তত বেশি কার্যকর হয়ে যায়।
মেমরি স্তর: যোগাযোগ নোট
যোগাযোগ নোট যেখানে প্রকৃত মূল্য বেঁচে থাকে। তারা সম্পর্কের মানবিক দিককে ধারণ করে। আপনার পরবর্তী মিথস্ক্রিয়াকে লেনদেনের পরিবর্তে ব্যক্তিগত মনে করে এমন জিনিসগুলির মতো।
ভাল যোগাযোগের নোটগুলির মধ্যে রয়েছে:
- ইন্টারঅ্যাকশন সারাংশ: কল, মিটিং বা ইমেলের পরে সংক্ষিপ্ত নোট। কী নিয়ে আলোচনা করলেন? ফলাফল কি ছিল? পরবর্তী ধাপগুলো কি কি?
- প্রথম দেখা নোট: আপনি যেখানে প্রথম দেখা করেছিলেন সেখানে যোগাযোগগুলি লিঙ্ক করা এবং এটি কীভাবে ঘটেছিল সে সম্পর্কে নোট যুক্ত করা পরের বার আপনি একে অপরকে দেখার সময় একটি হাওয়া স্মরণ করে তোলে।
- ব্যক্তিগত বিবরণ: তাদের স্ত্রীর নাম, তারা যাদের সাথে ডেটিং করছে, তারা যে শখের কথা বলেছে, তারা যে ছুটি পরিকল্পনা করছে। এই ছোট বিবরণগুলি সম্পর্ক এবং বিশ্বাস তৈরি করে।
- ব্যথা পয়েন্ট এবং লক্ষ্যঃ তারা কোন চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হচ্ছে? তারা কী অর্জন করার চেষ্টা করছে? এটি বিক্রয়, পরামর্শ বা অ্যাকাউন্ট পরিচালনার যে কোনও ব্যক্তির জন্য স্বর্ণ।
- প্রতিশ্রুতি এবং প্রতিশ্রুতিঃ আপনি কি তাদের একটি নিবন্ধ পাঠানোর প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন? কাউকে পরিচয় করিয়ে দেবেন? পরবর্তী কোয়ার্টার অনুসরণ করুন? এটি লিখুন যাতে আপনি সত্যিই এটি করেন।
একটি ট্যাগ যোগ করার, একটি সম্পর্ক লিঙ্ক করার, আপনি যেখানে দেখা করেছেন সেখানে সেট করার বা একটি যোগাযোগ নোট লেখার সেরা সময়টি মিথস্ক্রিয়ার পরপরই হয়, যখন বিবরণগুলি তাজা থাকে।
সময়রেখাঃ কার্যকলাপের ইতিহাস
পৃথক নোটের বাইরে, একটি সু-পরিচালিত যোগাযোগের মধ্যে প্রতিটি অর্থপূর্ণ টাচপয়েন্টের কালানুক্রমিক রেকর্ড সহ ক্রিয়াকলাপের একটি টাইমলাইন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এর মধ্যে পাঠানো এবং প্রাপ্ত ইমেলগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, লগ করা কল, নির্ধারিত সভা, ভাগ করা নথি, আপনি যে তারিখগুলিতে ছিলেন
ক্রিয়াকলাপের ইতিহাস একটি সমালোচনামূলক প্রশ্নের উত্তর দেয়ঃ "আমি এই ব্যক্তির সাথে শেষবার কখন নিযুক্ত ছিলাম এবং কী ঘটেছিল? এটি যোগাযোগের বিশ্রী ফাঁকগুলি প্রতিরোধ করে এবং আপনি যেখানে রেখে গেছেন ঠিক সেখানে কথোপকথনগুলি বাছাই করতে সহায়তা করে।
ইন Dextr, জার্নাল এন্ট্রিগুলি সেই ক্রিয়াকলাপের ইতিহাসকে একটি দরকারী কথোপকথনের রেকর্ডে পরিণত করে। একটি তারিখ, মিথস্ক্রিয়া টাইপ, প্রাসঙ্গিক যখন স্থান যোগ করুন, এবং একটি সংক্ষিপ্ত নোট। পূর্ববর্তী কথোপকথনগুলি পর্যালোচনা করতে বা পরবর্তী এন্ট্রি যুক্ত করতে পরিচিতির ইভেন্টস এবং জার্নাল ট্যাবটি খুলুন।
অনুসরণ স্তরঃ অনুস্মারক এবং টাইমার
একটি ফলো-আপ পরিকল্পনা ছাড়াই একটি যোগাযোগের রেকর্ড হ'ল সুযোগের সাথে সম্পর্ক রেখে যাওয়া। সর্বাধিক পরিচালিত পরিচিতিগুলির মধ্যে যোগাযোগে থাকার জন্য একটি সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, এর অর্থ কোনও নির্দিষ্ট চেক-ইন নির্ধারণ করা বা আপনার শেষ মিথস্ক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে একটি পুনরাবৃত্ত অনুস্মারক সেট করা।
তারিখ এবং সময় অনুস্মারক
কিছু ফলোআপের একটি স্পষ্ট সময়সীমা রয়েছে। আপনি একটি সম্ভাবনা বলেছিলেন যে আপনি পরের মঙ্গলবার ফিরে আসবেন। একটি ক্লায়েন্টের চুক্তি 90 দিনের মধ্যে পুনর্নবীকরণ হয়। একজন বন্ধু পরের মাসে একটি চাকরির সাক্ষাত্কারের কথা উল্লেখ করেছে এবং আপনি পরে চেক ইন করতে চান। এই পরিস্থিতিতে, যোগাযোগের রেকর্ডের সাথে সরাসরি বাঁধা একটি তারিখ এবং সময় অনুস্মারক অপরিহার্য।
একটি পৃথক ক্যালেন্ডার বা টাস্ক অ্যাপের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, অনুস্মারকটি যোগাযোগের সাথে বেঁচে থাকা উচিত। এইভাবে, যখন বিজ্ঞপ্তিটি আগুন দেয়, তখন আপনার সামনে সম্পূর্ণ প্রসঙ্গ থাকেঃ ব্যক্তিটি কে, আপনি শেষ পর্যন্ত কী নিয়ে আলোচনা করেছেন এবং কেন আপনি পৌঁছে যাচ্ছেন। ইমেলের মাধ্যমে খনন করা বা আপনি কী প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন তা মনে রাখার চেষ্টা করবেন না।
ইন্টারঅ্যাকশন-ভিত্তিক টাইমার
প্রতিটি ফলোআপের একটি নির্দিষ্ট তারিখ নেই। কিছু সম্পর্কের একটি ছন্দে নিয়মিত লালনপালন প্রয়োজন: প্রতি দুই সপ্তাহে মূল ক্লায়েন্টদের সাথে চেক ইন করুন, আপনার ঘনিষ্ঠ নেটওয়ার্ক মাসিকের সাথে স্পর্শ বেস, ত্রৈমাসিকভাবে সুপ্ত পরিচিতিগুলির সাথে পুনরায় সংযোগ করুন। এর জন্য, ইন্টারঅ্যাকশন-ভিত্তিক টাইমারগুলি নির্দিষ্ট তারিখগুলির চেয়ে বেশি কার্যকর।
একটি ইন্টারঅ্যাকশন-ভিত্তিক চেক-ইন সময়সূচী আপনাকে একটি চলমান সংযোগ রাখতে সহায়তা করে। ইন Dextr, আপনি যখন এটি তৈরি করেন তখন দেখানো পরবর্তী তারিখ গণনা করতে যোগাযোগের রেকর্ড করা মিথস্ক্রিয়া ইতিহাস ব্যবহার করে টাচ অনুস্মারকে থাকুন। যখন সেই অনুস্মারকটি বকেয়া বা অতিরিক্ত সময় হয়, তখন একটি কল বা বার্তা মাধ্যমে শুরু হয় Dextr এটি সম্পূর্ণ করতে এবং পরবর্তী বিরতি শুরু করতে পারেন। প্রদর্শিত তারিখটি পর্যালোচনা করুন যাতে আপনি জানেন যে পরবর্তী চেক-ইন কখন পরিকল্পনা করা হয়েছে।
উভয় পদ্ধতির সংমিশ্রণ প্রতিটি দৃশ্যকল্পকে কভার করে। স্থায়ী অনুস্মারক সময়-সংবেদনশীল প্রতিশ্রুতিগুলি পরিচালনা করে। ইন্টারঅ্যাকশন-ভিত্তিক টাইমারগুলি চলমান সম্পর্কগুলি পরিচালনা করে যা একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা ছাড়াই ধারাবাহিক মনোযোগের প্রয়োজন। একসাথে, তারা নিশ্চিত করে যে কোনও যোগাযোগ ঠান্ডা হয় না কারণ আপনি কেবল পৌঁছাতে ভুলে গেছেন।
আপনি পারেন ক্যালেন্ডার সেট করুন এবং স্পর্শ অনুস্মারকগুলিতে থাকুন Dextr। একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা বা পুনরাবৃত্তি ক্যালেন্ডার সময়সূচীর জন্য ক্যালেন্ডার চয়ন করুন এবং একটি চলমান চেক-ইন ব্যবধানের জন্য যোগাযোগ করুন। উভয়ই ব্যক্তির যোগাযোগের রেকর্ডের সাথে বাস করে, যেখানে বেল ট্যাব আপনাকে আসন্ন অনুস্মারকগুলি পর্যালোচনা করতে, তাদের নোটগুলি খুলতে এবং আরও একটি পরবর্তী পদক্ষেপ যুক্ত করতে দেয়।
রক্ষণাবেক্ষণ অভ্যাস: রেকর্ড বর্তমান রাখা
একটি যোগাযোগের রেকর্ড কেবল তার শেষ আপডেটের মতোই ভাল। মানুষ চাকরি পরিবর্তন করে, নতুন ফোন নম্বর পায়, বিভিন্ন শহরে চলে যায় এবং অগ্রাধিকারগুলি স্থানান্তর করে। যদি আপনার রেকর্ডগুলি সেই পরিবর্তনগুলি প্রতিফলিত না করে তবে তারা অবিশ্বস্ত হয়ে যায় - এবং অবিশ্বস্ত ডেটা কোনও ডেটার চেয়ে খারাপ কারণ এটি মিথ্যা আত্মবিশ্বাস তৈরি করে।
একটি সহজ রক্ষণাবেক্ষণ রুটিন তৈরি করুন:
- প্রতিটি ইন্টারঅ্যাকশনের পরেঃ কোন পরিবর্তিত বিবরণ আপডেট করুন এবং একটি নোট যোগ করুন।
- মাসিক: সঠিকতা জন্য আপনার সবচেয়ে সক্রিয় পরিচিতি পর্যালোচনা করুন।
- ত্রৈমাসিক: ডুপ্লিকেট, পুরানো রেকর্ড এবং পরিচিতিগুলির জন্য স্ক্যান করুন যা সংরক্ষণাগার বা সরানো উচিত।
সব একসাথে রাখা
একটি ভাল পরিচালিত যোগাযোগের শারীরস্থান জটিল নয়, তবে এটি ইচ্ছাকৃত। এটি পরিষ্কার মৌলিক বিবরণ দিয়ে শুরু হয়, ট্যাগগুলির মাধ্যমে প্রসঙ্গ যুক্ত করে, নোটের মাধ্যমে সম্পর্কের গভীরতা ক্যাপচার করে এবং নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণের মাধ্যমে বর্তমান থাকে। প্রতিটি স্তর শেষ পর্যন্ত তৈরি করে, একটি ডাটাবেসে একটি সহজ নামকে একটি অর্থপূর্ণ পেশাদার সংযোগে রূপান্তরিত করে।
যখন আপনার সিস্টেমের প্রতিটি যোগাযোগের এই স্তরের যত্ন থাকে, তখন আপনার পুরো নেটওয়ার্কটি অনুসন্ধানযোগ্য, কার্যকর এবং সত্যই কার্যকর হয়ে যায়। এটি পরিচিতি থাকা এবং আপনার জন্য কাজ করে এমন একটি নেটওয়ার্ক থাকার মধ্যে পার্থক্য।
সঙ্গে ভাল যোগাযোগ রেকর্ড তৈরি করুন Dextr
এই নিবন্ধে বর্ণিত সমস্ত কিছু (পরিষ্কার বিবরণ, অর্থপূর্ণ ট্যাগ, সমৃদ্ধ নোট এবং নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণ) ঠিক কী Dextr এটি সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। Dextr আইওএসের জন্য একটি ব্যক্তিগত সিআরএম যা আপনার পরিচিতিগুলিকে ট্যাগ, নোট, কী তারিখ এবং সম্পর্কের প্রসঙ্গের সাথে বিশদ, অনুসন্ধানযোগ্য রেকর্ডগুলিতে পরিণত করে।
সঙ্গে Dextr, একটি কথোপকথনের পরে একটি নোট যোগ করা কয়েক সেকেন্ড সময় নেয়। টাইপ বা উত্স দ্বারা একটি নতুন যোগাযোগ ট্যাগ করা একটি একক ট্যাপ। এবং যেহেতু এটি আপনার আইফোন পরিচিতিগুলির সাথে সিঙ্ক করে, আপনাকে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে হবে না। Dextr এই নিবন্ধে বর্ণিত গভীরতা এবং সংস্থাকে আপনার ইতিমধ্যে থাকা পরিচিতিগুলিতে স্তর করুন।