Η δομή μιας καλά οργανωμένης επαφής

Τι κάνει ένα αρχείο επαφών πραγματικά χρήσιμο;

Επαφές και σχέσεις

Οι περισσότεροι άνθρωποι αποθηκεύουν επαφές με τον ίδιο τρόπο: ένα όνομα, ένας αριθμός τηλεφώνου, ίσως μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια λαβή κοινωνικών μέσων. Είναι το ελάχιστο, και δείχνει. Όταν πρέπει να επανασυνδεθείτε με κάποιον μήνες αργότερα, αυτός ο λεπτός δίσκος δεν σας δίνει τίποτα για να συνεργαστείτε. Δεν μπορείς να θυμηθείς ποιοι είναι, τι συζήτησες, ή γιατί έχουν σημασία για το έργο σου.

Μια καλά διαχειριζόμενη επαφή είναι διαφορετική. Είναι ένα ζωντανό αρχείο που αποτυπώνει όχι μόνο πώς να προσεγγίσετε κάποιον, αλλά και το πλήρες πλαίσιο της σχέσης σας. Καλό Οργάνωση επικοινωνίας Δεν έχει να κάνει με το να έχεις περισσότερα δεδομένα - έχει να κάνει με το να έχεις τα σωστά δεδομένα, δομημένα με τρόπο που κάνει κάθε αλληλεπίδραση πιο αποτελεσματική.

Τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας

Κάθε αρχείο επαφής ξεκινά με τα βασικά. Αυτά είναι τα αδιαπραγμάτευτα Στοιχεία επικοινωνίας ότι κάθε καταχώρηση πρέπει να περιλαμβάνει:

• Πλήρες όνομα: Πρώιμο και τελευταίο όνομα, που γράφεται σωστά. Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά τα ανορθόγραφα ονόματα είναι ένα από τα πιο κοινά ζητήματα ποιότητας δεδομένων σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων.
• Πρωτογενής διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Αυτό που πραγματικά ελέγχουν. Εάν σας έδωσαν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας και ένα προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώστε το οποίο προτιμάται.
• Αριθμός τηλεφώνου: Συμπεριλάβετε τον τύπο (κινητό, γραφείο, άμεση γραμμή) ώστε να ξέρετε ποιο να χρησιμοποιήσετε και πότε.
• Η εταιρεία και ο τίτλος εργασίας: Απαραίτητο για τις επιχειρηματικές επαφές. Αυτό σας λέει ποιοι είναι σε επαγγελματικό πλαίσιο και σας βοηθά να τμηματοποιήσετε τη βάση δεδομένων σας από την οργάνωση ή τη βιομηχανία.
• Τοποθεσία: Η πόλη ή η περιοχή είναι συνήθως επαρκής. Χρήσιμο για την επίγνωση της ζώνης του χρόνου, τις προσκλήσεις εκδηλώσεων και τον δια ζώσης προγραμματισμό συναντήσεων.

Αυτά τα πέντε πεδία είναι ο σκελετός. Χωρίς αυτούς, ο δίσκος είναι ελλιπής. Αλλά ένας σκελετός από μόνος του δεν κάνει μια χρήσιμη επαφή. Χρειάζεστε τα στρώματα που το ζωντανεύουν.

Το γείωση του πλαισίου: Ετικέτες και σχέσεις

Οι ετικέτες μετατρέπουν μια επίπεδη λίστα ονομάτων σε ένα φιλετάρι φιλτρέβλεπευτο δίκτυο. Απαντούν στην ερώτηση: "Ποια ανήκει αυτό το άτομο;" ή "τι ενδιαφέρον έχει;" και σας αφήνουν να τραβήξετε ακριβώς τις επαφές που χρειάζεστε για οποιαδήποτε κατάσταση.

Τα αποτελεσματικά συστήματα σήμανσης και σχέσεων είναι απλά και συνεπή. Ακολουθούν μερικές κατηγορίες που λειτουργούν καλά για τους περισσότερους ανθρώπους:

• Τύπος σχέσης: Πελάτης, προοπτική, πωλητής, συνεργάτης, συνάδελφος, φίλος, με ημερομηνία.
• Πηγή: Πού συναντηθήκαμε - συνέδριο, παραπομπή, εισερχόμενος επικεφαλής, πάρτι, συναυλία, μπαρ.
• Βιομηχανία ή εξειδικευμένη: SaaS, υγειονομική περίθαλψη, ακίνητα, χρηματοδότηση, εξώθηση - ό, τι κάθετο και αν εργάζεστε.
• Προτεραιότητα: Υψηλής αξίας, ενεργός, αδρανής. Αυτό σας βοηθά να κατανέμετε τον χρόνο παρακολούθησης σοφά σας.
• Προσαρμοσμένες ετικέτες: Οτιδήποτε συγκεκριμένο για τη ζωή σας: "Spke at our event", "Ενστερνίζεται στο προϊόν Χ", "κατακτητής της Ρευστοποίησης", "δυνητικός συνεργάτης", "running club", "pickleball"

Το κλειδί είναι η συνέπεια. Όσο περισσότερους ανθρώπους διορίζετε ετικέτες και σχέση, τόσο πιο χρήσιμη γίνεται η διαχείριση της επαφής σας.

Το Στρώμα Μνήμης: Σημειώσεις Επικοινωνίας

Σημειώσεις επαφών είναι εκεί που ζει η πραγματική αξία. Αποτυπώνουν την ανθρώπινη πλευρά της σχέσης. Όπως τα πράγματα που κάνουν την επόμενη συνεκπαίδευσή σας να αισθάνεται προσωπική αντί για συναλλακτικά.

Οι καλές σημειώσεις επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

• Περιλήψεις αλληλεπιδράσεων: Ενημερώστε τις σημειώσεις μετά από κλήσεις, συναντήσεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. - Τι έκανες για να το συζητήσεις; Ποιο ήταν το αποτέλεσμα; Ποια είναι τα επόμενα βήματα;
• Συναντήθηκε για πρώτη φορά σημειώσεις: Η σύνδεση επαφών με το πού συναντηθήκατε για πρώτη φορά και η προσθήκη σημειώσεων σχετικά με το πώς συνέβη κάνει την ανάκληση ενός αεριού την επόμενη φορά που θα δείτε ο ένας τον άλλον.
• Προσωπικές λεπτομέρειες: Το όνομα του συζύγου τους, με τον οποίο βγαίνουν, το χόμπι που ανέφεραν, τις διακοπές που σχεδιάζουν. Αυτές οι μικρές λεπτομέρειες δημιουργούν σχέση και εμπιστοσύνη.
• Σημεία Πόντους και γκολ: Ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζουν; Τι προσπαθούν να επιτύχουν; Αυτός είναι ο χρυσός για οποιονδήποτε σε πωλήσεις, συμβουλευτικές υπηρεσίες ή διαχείριση λογαριασμών.
• Υποσχέσεις και δεσμεύσεις: Υποσχέθηκες να τους στείλεις ένα άρθρο; Να τους εισαγάγεις σε κάποιον; Να δώσεις συνέχεια το επόμενο τρίμηνο; Γράψτε το έτσι ώστε να το κάνετε πραγματικά.

Η καλύτερη στιγμή για να προσθέσετε μια ετικέτα, να συνδέσετε μια σχέση, να ορίσετε πού συναντηθήκατε ή να γράψετε ένα σημείωμα επικοινωνίας είναι αμέσως μετά την αλληλεπίδραση, ενώ οι λεπτομέρειες είναι φρέσκες.

Το Χρονοδιάγραμμα: Ιστορία Δραστηριότητας

Πέρα από τις μεμονωμένες σημειώσεις, μια καλά διαχειριζόμενη επαφή περιλαμβάνει ένα χρονοδιάγραμμα δραστηριότητας με χρονολογική καταγραφή κάθε σημαντικού σημείου επαφής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται και ελήφθησαν, κλήσεις που έχουν καταγραφεί, συναντήσεις που έχουν προγραμματιστεί, έγγραφα που κοινοποιήθηκαν, ημερομηνίες που έχετε συμμετάσχει

Το ιστορικό δραστηριότητας απαντά σε ένα κρίσιμο ερώτημα: "Πότε ήταν η τελευταία φορά που ασχολήθηκα με αυτό το άτομο, και τι συνέβη;". Αυτό αποτρέπει τα αμήχανα κενά στην επικοινωνία και σας βοηθά να παραλάβετε συνομιλίες ακριβώς από όπου σταλεί.

Μέσα Dextr, Οι εισηγήσεις του περιοδικού μετατρέπουν αυτό το ιστορικό δραστηριότητας σε ένα χρήσιμο αρχείο συνομιλίας. Προσθέστε μια ημερομηνία, τύπο αλληλεπίδρασης, τοποθετήστε όταν είναι σχετικό και μια σύντομη σημείωση. Ανοίξτε την καρτέλα Εκδηλώσεις & Περιοδικό της επικοινωνίας για να αναθεωρήσετε προηγούμενες συνομιλίες ή να προσθέσετε την επόμενη καταχώρηση.

Το ακόλουθο στρώμα: υπενθυμίσεις και χρονόμετρα

Ένα αρχείο επαφής χωρίς σχέδιο παρακολούθησης είναι μια σχέση που απομένει στην τύχη. Οι καλύτερες επαφές περιλαμβάνουν ένα σύστημα για να παραμείνετε σε επαφή, είτε αυτό σημαίνει προγραμματισμό ενός συγκεκριμένου επικοινωνία ή ρύθμιση μιας επαναλαμβανόμενη υπενθύμισης με βάση την τελευταία σας αλληλεπίδραση.

Ημερομηνία και οι χρονικές υπενθυμίσεις

Ορισμένες παρακολουθήσεις έχουν μια σαφή προθεσμία. Είπες σε μια προοπτική ότι θα κάνεις κύκλους την επόμενη Τρίτη. Το συμβόλαιο ενός πελάτη ανανεώνεται σε 90 ημέρες. Ένας φίλος ανέφερε μια συνέντευξη για δουλειά τον επόμενο μήνα και θέλετε να κάνετε επικοινωνία στη συνέχεια. Για αυτές τις καταστάσεις, μια υπενθύμιση ημερομηνίας και απασχόλησης που συνδέεται απευθείας με το αρχείο επαφής είναι απαραίτητη.

Αντί να βασίζεται σε μια ξεχωριστή εφαρμογή ημερολογίου ή εργασίας, η υπενθύμιση θα πρέπει να ζει με την επαφή. Με αυτόν τον τρόπο, όταν η ειδοποίηση πυροδοτεί, έχετε το πλήρες πλαίσιο ακριβώς μπροστά σας: ποιος είναι το άτομο, τι συζητήσαμε τελευταία φορά και γιατί προσεγγίζετε. Δεν σκάβετε μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προσπαθώντας να θυμηθείτε τι υποσχεθήκατε.

Χρονοδότες με βάση την αλληλεπίδραση

Ορισμένες σχέσεις χρειάζονται τακτική φροντίδα σε ένα ρυθμό: ελέγξτε με τους βασικούς πελάτες κάθε δύο εβδομάδες, αγγίξτε τη βάση με το κοντινό δίκτυο σας μηνιαίως, επανασυνδέστε με υπνηλία επαφές τριμηνιαία. Για αυτά, οι χρονοδιαγράμματα που βασίζονται σε αλληλεπίδραση είναι πιο χρήσιμες από τις σταθερές ημερομηνίες.

Ένα πρόγραμμα επικοινωνία που βασίζεται στην αλληλεπίδραση σας βοηθά να διατηρήσετε μια συνεχή σύνδεση σε καλό σημείο. Μέσα Dextr, μια υπενθύμιση Διατήρηση επαφής χρησιμοποιεί το ιστορικό της επικοινωνίας που καταγράφεται για να υπολογίσει την επόμενη ημερομηνία που εμφανίζεται όταν τη δημιουργείτε. Όταν αυτή η υπενθύμιση οφείλεται ή καθυστερεί, μια κλήση ή μήνυμα που ξεκίνησε Dextr μπορεί να το ολοκληρώσει και να ξεκινήσει το επόμενο διάστημα. Ελέγξτε την ημερομηνία που εμφανίζεται, ώστε να γνωρίζετε πότε σχεδιάζεται το επόμενο επικοινωνία.

Ο συνδυασμός και των δύο προσεγγίσεων καλύπτει κάθε σενάριο. Οι σταθερές υπενθυμίσεις χειρίζονται τις ευαίσθητες στο χρόνο δεσμεύσεις. Οι χρονικοί που βασίζονται στην αλληλεπίδραση χειρίζονται τις συνεχιζόμενες σχέσεις που χρειάζονται συνεπή προσοχή χωρίς συγκεκριμένη προθεσμία. Μαζί, εξασφαλίζουν ότι καμία επαφή δεν θα κρυώσει επειδή απλά ξεχάσατε να προσεγγίσετε.

Μπορείς να γίνεις Σετ Ημερολόγιο και Μείνετε σε Υπενθύμιση αφής σε Dextr. Επιλέξτε Ημερολόγιο για μια συγκεκριμένη προθεσμία ή επαναλαμβανόμενο χρονοδιάγραμμα ημερολογίου και Μείνετε σε επαφή για ένα συνεχές διάστημα επικοινωνία. Και οι δύο ζουν με το αρχείο επαφής του ατόμου, όπου η καρτέλα καμπάνα σας επιτρέπει να ελέγχετε τις επερχόμενες υπενθυμίσεις, να ανοίξετε τις σημειώσεις τους και να προσθέσετε ένα άλλο επόμενο βήμα.

Η Συνήθεια Συντήρησης: Διατηρώντας Ρεκόρ Ρεμάτων

Ένα αρχείο επαφής είναι μόνο τόσο καλό όσο και η τελευταία του ενημέρωση. Οι άνθρωποι αλλάζουν δουλειά, παίρνουν νέους αριθμούς τηλεφώνου, μετακινούνται σε διαφορετικές πόλεις και μετατοπίζουν τις προτεραιότητες. Εάν τα αρχεία σας δεν αντικατοπτρίζουν αυτές τις αλλαγές, γίνονται αναξιόπιστα - και τα αναξιόπιστα δεδομένα είναι χειρότερα από τα δεδομένα, επειδή δημιουργούν ψευδή εμπιστοσύνη.

Δημιουργήστε μια απλή ρουτίνα συντήρησης:

• Μετά από κάθε αλληλεπίδραση: Ενημερώστε τυχόν αλλαγμένες λεπτομέρειες και προσθέστε ένα σημείωμα.
• Μηνιαία: Ελέγξτε τις πιο ενεργές επαφές σας για ακρίβεια.
• Τριμηνιαία: Σάρωση για διπλότυπα, περασμένα αρχεία και επαφές που πρέπει να αρχειοθετηθούν ή να αφαιρεθούν.

Βάζοντας τα όλα μαζί

Η ανατομία μιας καλά διαχειρίσιμης επαφής δεν είναι περίπλοκη, αλλά είναι σκόπιμη. Ξεκινά με καθαρές βασικές λεπτομέρειες, προσθέτει πλαίσιο μέσω ετικετών, συλλαμβάνει το βάθος της σχέσης μέσω σημειώσεων και παραμένει επίκαιρα μέσω της τακτικής συντήρησης. Κάθε στρώμα βασίζεται στο τελευταίο, μετατρέποντας ένα απλό όνομα σε μια βάση δεδομένων σε μια ουσιαστική επαγγελματική σύνδεση.

Όταν κάθε επαφή στο σύστημά σας έχει αυτό το επίπεδο φροντίδας, ολόκληρο το δίκτυό σας γίνεται αναζητήσιμο, εφαρμόσιμο και πραγματικά χρήσιμο. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ της ύπαρξης επαφών και ενός δικτύου που λειτουργεί για εσάς.

Δημιουργήστε καλύτερα αρχεία επαφών με Dextr

Όλα όσα περιγράφονται σε αυτό το άρθρο (καθαρές λεπτομέρειες, ουσιαστικές ετικέτες, πλούσιες σημειώσεις και τακτική συντήρηση) είναι ακριβώς τι Dextr έχει σχεδιαστεί για να κάνει εύκολο. Dextr είναι ένα προσωπικό CRM για iOS που μετατρέπει τις επαφές σας σε λεπτομερή, αναζητήσιμα αρχεία με ετικέτες, σημειώσεις, ημερομηνίες-κλειδιά και πλαίσιο σχέσης που ενσωματώνονται.

Με Με Dextr, προσθέτοντας μια σημείωση μετά από μια συνομιλία διαρκεί δευτερόλεπτα. Η επισήμανση μιας νέας επαφής με τύπο ή πηγή είναι μια μόνο βρύση. Και επειδή συγχρονίζεται με τις επαφές σας στο iPhone, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν. Dextr στρώνει το βάθος και ο οργανισμός που περιγράφεται σε αυτό το άρθρο στις επαφές που έχετε ήδη.