コンタクトレコードが実際に役立つ理由は何ですか?
連絡先と人間関係
ほとんどの人は連絡先を同じ方法で保存します。名前、電話番号、メールアドレス、またはソーシャルメディアのハンドルネームなどです。 最低限のものであり、それが示している。 数か月後に誰かと再びつながる必要があるとき、その細則はあなたに何の役にも立たない。 彼らが誰であるか、何を話し合ったのか、そしてなぜあなたの仕事にとって重要なのか、思い出せない。
適切に管理された連絡は異なります。 それは、誰かにどうやってたどり着くかだけでなく、あなたの関係の完全な文脈を捉えた生きた記録である。 良い 連絡機関 データを増やすのではなく、あらゆる相互作用をより効果的にするように構成された適切なデータを持つことです。
コア連絡先の詳細
すべての連絡先記録は基本から始まります。 これらは譲渡不可能なものです 連絡先情報 すべてのエントリには以下を含める必要があります:
- フルネーム: 最初と最後の名前が正しくスペルされています。 これは一見当たり前のように聞こえるが、スペルミスされた名前は、あらゆる連絡先データベースで最も一般的なデータ品質の問題の一つである。
- 主なメールアドレス: 彼らが実際に確認しているもの。 仕事用のメールと個人的なメールをくれた場合は、どれが望ましいか確認してください。
- 電話番号: タイプ(モバイル、オフィス、直通回線)を含めることで、どの時刻と使用時期がわかります。
- 会社および役職: ビジネス関係において不可欠です。 これは、彼らがプロフェッショナルな文脈で誰であるかを示し、組織や業界別にデータベースをセグメント化するのを助けます。
- 場所: 都市や地域では通常十分である。 タイムゾーン認識、イベント招待、対面での会議計画に役立ちます。
この五つの畑は骨格である。 それらがなければ、記録は不完全である。 しかし、骨格だけでは有用な接触はできない。 生き生きとしたレイヤーが必要だ。
コンテキストレイヤー:タグと関係性
タグは、名前の平らなリストを検索可能でフィルター可能なネットワークに変換します。 彼らは「この人はどのグループに所属しているのか?」「どのような利害関係を持っているのか?」という問いに答え、どのような状況に必要な連絡先を正確に把握すればよいか。
効果的なタグ付けおよび関係システムはシンプルで一貫性があります。 以下は、ほとんどの人にとってうまく機能するいくつかのカテゴリーです。
- 関係の種類: クライアント、見込み客、ベンダー、パートナー、同僚、友人、交際。
- 出典: ご会場:カンファレンス、紹介、インバウンドリード、パーティー、コンサート、バー。
- 業界またはニッチ: SaaS、医療、不動産、金融、コントラクチュオンなど、どのような業種で勤務するか。
- 優先順位: 高価値で、活動的で、休眠状態。 これにより、フォローアップ時間を賢く割り当てることができます。
- カスタムタグ: あなたの人生に特有のもの:「イベントでの発言」「製品Xに興味」「意思決定者」「潜在的なパートナー」「ランニングクラブ」「ピックルボール」
鍵は一貫性である。 タグや関係を設定する人数が増えれば増すほど、連絡先管理がより役立つようになる。
メモリ層:連絡先ノート
連絡先ノート 真の価値が生きる場所はどこにあるのか。 彼らはその関係の人間的な側面を捉えている。 次回のやり取りをトランザクションではなく、個人的なものに感じさせるようなもの。
優れた連絡先ノートには以下が含まれます:
- インタラクションの概要: 通話、会議、またはメールの後の簡単なメモ。 何について話しましたか? 結果は何でしたか? 次のステップは何ですか?
- 最初に会ったメモ: 初めて会った場所と連絡先をつなぎ、その出来事についてメモを添えることで、次に会ったときに簡単に思い出に残るようになります。
- 個人情報: 配偶者の名前、交際相手、言及した趣味、計画している休暇。 これらの小さな細部が信頼関係と信頼を築く。
- ポイントと目標: 彼らはどのような課題に直面していますか? 彼らは何を達成しようとしているのか? これは営業、コンサルティング、またはアカウント管理において、誰にでも役立つゴールドです。
- 約束と約束: 彼らに記事を送ると約束しましたか? 誰かに紹介する? 次の四半期のあとは? 実際に行うように書き留めてください。
タグを追加したり、関係をつなげたり、出会った場所を設定したり、連絡先を書いたりする最適なタイミングは、やり取りの直後です。その間、細部は新鮮です。
タイムライン:アクティビティ履歴
個々のメモ以外にも、適切に管理された接触には、意味のあるすべてのタッチポイントを時系列記録した活動のタイムラインが含まれる。 これには、送信および受信されたメール、記録された通話、予定された会議、共有された文書、およびこれまでに投稿した日付が含まれる場合があります
活動履歴は重要な問いに答えている。「この人と最後に関わったのはいつだったか、そして何が起きたのか?」 これにより、コミュニケーションの不自然なギャップが妨げられ、会話がまったく中断した場所に届くのを助けます。
で Dextr, ジャーナルエントリは、その活動履歴を有用な会話記録に変える. 日付、インタラクションタイプ、関連のある場所、および短いメモを追加します。 連絡先の「イベントとジャーナル」タブを開いて、以前の会話を確認したり、次のエントリを追加したりしてください。
フォローアップレイヤー:リマインダーとタイマー
フォローアップ計画のない連絡記録は、偶然に残された関係である。 最も適切に管理されている連絡先には、特定のチェックインをスケジュールする場合でも、前回のやり取りに基づいて定期的なリマインダーを設定する場合でも、連絡を取り合うためのシステムが含まれます。
日付と時刻のリマインダー
一部のフォローアップには明確な期限があります。 来週の火曜日に再び戻ってくる見込み客に、あなたはその見込み客に言い返した。 クライアントの契約は90日で更新されます。 来月、友人が就職面接について言及し、その後に確認したいと答えました。 このような状況では、連絡先記録に直接結びついた日付と時刻のリマインダーが不可欠です。
個別のカレンダーやタスクアプリに頼るのではなく、リマインダーは連絡先と一致すべきです。 そのようにして、通知が発覚したとき、あなたは目の前に完全な文脈を現す。すなわち、相手が誰であるか、最後に何を話し合ったか、そしてなぜ連絡を取ろうとしているのかというものである。 メールを調べたり、約束したことを思い出そうとしたりする必要はありません。
インタラクションベースのタイマー
フォローアップのたびに決まった日付があるわけではない。 一部の関係はリズムよく育む必要があります。2週間ごとに主要なクライアントにチェックインし、毎月の密なネットワークで連絡を取り、四半期ごとに休眠状態の連絡先と再接続する必要があります。 これらにおいて、インタラクションベースのタイマーは固定された日付よりも有用である。
インタラクションベースのチェックインスケジュールにより、継続的な接続状況を確認できます。 で Dextr「連絡を取り続ける」リマインダーは、連絡先の記録されたインタラクション履歴を使用して、作成時に示された次の日付を算出します。 そのリマインダーが期限切れまたは期限切れになった場合、通話またはメッセージが開始されます Dextr 完了して次のインターバルを開始できます。 表示された日付を確認して、次のチェックインの予定時刻を確認してください。
両方のアプローチの組み合わせは、あらゆるシナリオをカバーしています。 固定リマインダーは、時間に敏感な約束を処理します。 インタラクションベースのタイマーは、特定の締め切りなしに一貫した注意を必要とする継続的な関係を処理します。 一緒に、連絡するのを忘れてしまっただけなので、連絡が途絶えないようにします。
できます カレンダーを設定して、連絡を取り合うリマインダーを設定 Dextr. 特定の締め切りにカレンダーを選択するか、カレンダーのスケジュールを繰り返し、継続的なチェックイン間隔をタッチしてください。 両方ともその人の連絡先記録に従っており、ベルタブで今後予定されているリマインダーを確認し、メモを開き、次のステップを追加できます。
メンテナンス習慣:記録を最新の状態に保つ
連絡先記録は前回の更新時と同等に優れています。 人々は転職し、新しい電話番号を手に入れ、さまざまな都市に移住し、優先順位を変える。 記録がそれらの変更を反映していない場合、信頼性が低くなり、信頼性の低いデータはデータを持たないよりも悪くなる。なぜなら、誤った信頼感を生むからだ。
簡単なメンテナンスルーチンを構築する:
- 毎回のやり取りのあと: 変更した詳細を更新して、メモを追加してください。
- 月次: 最もアクティブな連絡先を確認し、正確さを確認してください。
- 四半期ごと 重複したもの、古いレコード、およびアーカイブまたは削除が必要な連絡先をスキャンできます。
すべてをまとめる
適切に管理された接触の解剖学的構造は複雑ではないが、意図的である。 シンプルな細かなディテールから始まり、タグを通じてコンテキストを追加し、メモを通じて関係性の深度を記録し、定期的なメンテナンスを通じて最新の状態を維持します。 各レイヤーは最後のレイヤーを基盤として、データベース内の単純な名前を意味のあるプロフェッショナルな接続へと変換します。
システム内のすべての連絡先にこのレベルのケアがあると、ネットワーク全体が検索可能で、実行可能で、本当に役立つものになります。 連絡先を持つことと、自分に合ったネットワークを持つことの違いです。
より良いコンタクト記録を作成する Dextr
この記事に記載されているすべてのこと(きれいなディテール、意味のあるタグ、豊富なメモ、定期的なメンテナンス)は、まさにそのものです Dextr 簡単にできるように設計されています。 Dextr iOS向けの個人用CRMであり、連絡先をタグ、メモ、キー日付、および関係コンテキストが組み込まれた詳細で検索可能なレコードに変換します。
と Dextr会話後にメモを追加するには数秒かかります。 新しい連絡先をタイプまたはソースでタギングするのは、1回タップするだけです。 iPhoneの連絡先と同期するため、最初から始める必要はありません。 Dextr この記事で説明されている深みと組織性を、すでに持っている連絡先に重ねます。