क्या एक संपर्क रिकॉर्ड वास्तव में उपयोगी बनाता है?
कॉन्टैक्ट और रिश्ते
अधिकांश लोग संपर्कों को उसी तरह स्टोर करते हैं: एक नाम, एक फोन नंबर, शायद एक ईमेल पता या सोशल मीडिया हैंडल। यह नंगे न्यूनतम है, और यह दिखाता है। जब आपको महीनों बाद किसी के साथ फिर से जुड़ने की आवश्यकता होती है, तो वह पतला रिकॉर्ड आपको काम करने के लिए कुछ भी नहीं देता है। आप याद नहीं कर सकते कि वे कौन हैं, आपने क्या चर्चा की, या वे आपके काम के लिए क्यों मायने रखते हैं।
एक अच्छी तरह से प्रबंधित संपर्क अलग है। यह एक जीवित रिकॉर्ड है जो न केवल किसी तक पहुंचने के लिए, बल्कि आपके रिश्ते का पूरा संदर्भ कैप्चर करता है। अच्छा संपर्क संगठन अधिक डेटा होने के बारे में नहीं है - यह सही डेटा होने के बारे में है, इस तरह से संरचित है जो हर बातचीत को अधिक प्रभावी बनाता है।
कोर संपर्क विवरण
प्रत्येक संपर्क रिकॉर्ड मूल बातें के साथ शुरू होता है। ये हैं गैर-परक्रवाही संपर्क विवरण कि प्रत्येक प्रविष्टि में शामिल होना चाहिए:
- पूरा नाम: पहला और अंतिम नाम, सही ढंग से वर्तनी। यह स्पष्ट लगता है, लेकिन गलत वर्तनी वाले नाम किसी भी संपर्क डेटाबेस में सबसे आम डेटा गुणवत्ता के मुद्दों में से एक हैं।
- प्राथमिक ईमेल पता: जिसे वे वास्तव में जांचते हैं। यदि उन्होंने आपको एक कार्य ईमेल और एक व्यक्तिगत ईमेल दिया है, तो ध्यान दें कि कौन सा पसंद किया जाता है।
- फोन नंबर: प्रकार (मोबाइल, कार्यालय, सीधी रेखा) शामिल करें ताकि आप जान सकें कि कौन सा उपयोग करना है और कब।
- कंपनी और नौकरी का शीर्षक: व्यावसायिक संपर्कों के लिए आवश्यक। यह आपको बताता है कि वे एक पेशेवर संदर्भ में कौन हैं और आपको संगठन या उद्योग द्वारा अपने डेटाबेस को विभाजित करने में मदद करता है।
- स्थान: शहर या क्षेत्र आमतौर पर पर्याप्त होता है। समय क्षेत्र जागरूकता, घटना निमंत्रण और व्यक्तिगत रूप से बैठक की योजना के लिए सहायक।
ये पांच क्षेत्र कंकाल हैं। उनके बिना, रिकॉर्ड अधूरा है। लेकिन अकेले एक कंकाल एक उपयोगी संपर्क नहीं बनाता है। आपको उन परतों की आवश्यकता है जो इसे जीवन में लाएं।
संदर्भ परत: टैग और रिश्ते
टैग नामों की एक सपाट सूची को एक खोज योग्य, फ़िल्टर करने योग्य नेटवर्क में बदल देते हैं। वे इस सवाल का जवाब देते हैं: "यह व्यक्ति किस समूह से संबंधित है?" या "उनके क्या हित हैं?" और आपको किसी भी स्थिति के लिए आवश्यक संपर्कों को खींचने दें।
प्रभावी टैगिंग और संबंध प्रणाली सरल और सुसंगत हैं। यहां कुछ श्रेणियां दी गई हैं जो ज्यादातर लोगों के लिए अच्छी तरह से काम करती हैं:
- संबंध प्रकार: ग्राहक, संभावना, विक्रेता, साथी, सहयोगी, दोस्त, दिनांकित।
- स्रोत: जहां आप मिले - सम्मेलन, रेफरल, इनबाउंड लीड, पार्टी, कॉन्सर्ट, बार।
- उद्योग या आला: सास, स्वास्थ्य सेवा, अचल संपत्ति, वित्त, निर्माण - आप जो भी कार्यक्षेत्रों के साथ काम करते हैं।
- प्राथमिकता: उच्च मूल्य, सक्रिय, निष्क्रिय। यह आपको अपने अनुवर्ती समय को बुद्धिमानी से आवंटित करने में मदद करता है।
- कस्टम टैग: आपके जीवन के लिए विशिष्ट कुछ भी: "हमारे कार्यक्रम में बात की," "उत्पाद एक्स में रुचि," "निर्णय निर्माता," "संभावित साथी", "रनिंग क्लब," "पिकलबॉल"
कुंजी स्थिरता है। जितने अधिक लोग आप टैग और संबंध सेट करते हैं, आपका संपर्क प्रबंधन उतना ही उपयोगी हो जाता है।
मेमोरी लेयर: संपर्क नोट्स
संपर्क नोट्स जहां वास्तविक मूल्य रहता है। वे रिश्ते के मानवीय पक्ष को पकड़ते हैं। उन चीजों की तरह जो आपकी अगली बातचीत को लेन-देन के बजाय व्यक्तिगत महसूस करती हैं।
अच्छे संपर्क नोट्स में शामिल हैं:
- इंटरैक्शन सारांश: कॉल, मीटिंग या ईमेल के बाद संक्षिप्त नोट। आपने क्या चर्चा की? परिणाम क्या था? अगले कदम क्या हैं?
- पहले नोट्स से मुलाकात की: संपर्कों को जोड़ना जहां आप पहली बार मिले थे और नोट्स जोड़ना कि यह कैसे हुआ था, अगली बार जब आप एक-दूसरे को देखते हैं तो एक हवा को याद करते हैं।
- व्यक्तिगत विवरण: उनके पति या पत्नी का नाम, वे किसे डेट कर रहे हैं, जिस शौक का उन्होंने उल्लेख किया है, जिस छुट्टी की वे योजना बना रहे हैं। ये छोटे विवरण तालमेल और विश्वास का निर्माण करते हैं।
- दर्द अंक और लक्ष्य: वे किन चुनौतियों का सामना कर रहे हैं? वे क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? यह बिक्री, परामर्श या खाता प्रबंधन में किसी के लिए भी सोना है।
- वादे और प्रतिबद्धताएं: क्या आपने उन्हें एक लेख भेजने का वादा किया था? उन्हें किसी से मिलवाएं? अगली तिमाही का पालन करें? इसे लिखें ताकि आप वास्तव में ऐसा करें।
एक टैग जोड़ने, एक रिश्ते को लिंक करने, सेट करने के लिए सबसे अच्छा समय जहां आप मिले थे, या एक संपर्क नोट लिखने के तुरंत बाद बातचीत के तुरंत बाद है, जबकि विवरण ताजा हैं।
समयरेखा: गतिविधि इतिहास
व्यक्तिगत नोटों से परे, एक अच्छी तरह से प्रबंधित संपर्क में हर सार्थक टचपॉइंट के कालाक्रमिक रिकॉर्ड के साथ गतिविधि की एक समयरेखा शामिल है। इसमें भेजे गए और प्राप्त ईमेल, लॉग लॉग किए गए कॉल, शेड्यूल की गई बैठकें, साझा किए गए दस्तावेज़, आपके द्वारा किए गए दिनांक शामिल हो सकते हैं
गतिविधि इतिहास एक महत्वपूर्ण प्रश्न का उत्तर देता है: "आखिरी बार मैंने इस व्यक्ति के साथ कब सगाई की थी, और क्या हुआ? यह संचार में अजीब अंतराल को रोकता है और आपको बातचीत को ठीक वहीं उठाने में मदद करता है जहां आपने छोड़ा था।
में Dextr, जर्नल प्रविष्टियाँ उस गतिविधि इतिहास को एक उपयोगी वार्तालाप रिकॉर्ड में बदल देती हैं. एक दिनांक, इंटरैक्शन प्रकार, प्रासंगिक होने पर स्थान जोड़ें, और एक छोटा नोट। पहले की बातचीत की समीक्षा करने या अगली प्रविष्टि जोड़ने के लिए संपर्क की घटनाओं और जर्नल टैब खोलें।
अनुवर्ती परत: अनुस्मारक और टाइमर
अनुवर्ती योजना के बिना एक संपर्क रिकॉर्ड एक रिश्ता है जो मौका देने के लिए बचा हुआ है। सबसे अच्छा प्रबंधित संपर्कों में संपर्क में रहने के लिए एक प्रणाली शामिल है, चाहे इसका मतलब है कि किसी विशिष्ट चेक-इन को शेड्यूल करना या आपकी अंतिम बातचीत के आधार पर एक आवर्ती अनुस्मारक सेट करना।
दिनांक और समय अनुस्मारक
कुछ फॉलो-अप की स्पष्ट समय सीमा होती है। आपने एक संभावना बताई कि आप अगले मंगलवार को वापस सर्कल करेंगे। एक ग्राहक का अनुबंध 90 दिनों में नवीनीकृत होता है। एक दोस्त ने अगले महीने एक नौकरी साक्षात्कार का उल्लेख किया और आप बाद में जांच करना चाहते हैं। इन स्थितियों के लिए, सीधे संपर्क रिकॉर्ड से बंधा एक दिनांक-और-समय अनुस्मारक आवश्यक है।
एक अलग कैलेंडर या कार्य ऐप पर भरोसा करने के बजाय, अनुस्मारक को संपर्क के साथ रहना चाहिए। इस तरह, जब अधिसूचना आग लगाती है, तो आपके सामने पूरा संदर्भ होता है: वह व्यक्ति कौन है, आपने आखिरी बार क्या चर्चा की थी, और आप क्यों पहुंच रहे हैं। ईमेल के माध्यम से कोई खुदाई या आपने जो वादा किया था उसे याद रखने की कोशिश नहीं की।
इंटरेक्शन-आधारित टाइमर
हर फॉलोअप की कोई निश्चित तारीख नहीं होती है। कुछ रिश्तों को लय पर नियमित रूप से पोषण की आवश्यकता होती है: हर दो सप्ताह में प्रमुख ग्राहकों के साथ जांच करें, मासिक रूप से अपने करीबी नेटवर्क के साथ आधार स्पर्श करें, सुप्त संपर्कों के साथ तिमाही में फिर से जुड़ें। इनके लिए, इंटरैक्शन-आधारित टाइमर निश्चित तिथियों की तुलना में अधिक उपयोगी होते हैं।
एक इंटरैक्शन-आधारित चेक-इन शेड्यूल आपको चल रहे कनेक्शन को ध्यान में रखने में मदद करता है। में Dextr, एक स्टे इन टच रिमाइंडर जब आप इसे बनाते हैं तो दिखाई गई अगली तारीख की गणना करने के लिए संपर्क के रिकॉर्ड किए गए इंटरैक्शन इतिहास का उपयोग करता है। जब वह अनुस्मारक देय या अतिदेय होता है, तो एक कॉल या संदेश के माध्यम से शुरू किया जाता है Dextr इसे पूरा कर सकते हैं और अगले अंतराल को शुरू कर सकते हैं। प्रदर्शित तिथि की समीक्षा करें ताकि आप जान सकें कि अगला चेक-इन कब योजनाबद्ध है।
दोनों दृष्टिकोणों का संयोजन हर परिदृश्य को कवर करता है। निश्चित अनुस्मारक समय-संवेदनशील प्रतिबद्धताओं को संभालते हैं। इंटरैक्शन-आधारित टाइमर चल रहे रिश्तों को संभालते हैं जिन्हें एक विशिष्ट समय सीमा के बिना लगातार ध्यान देने की आवश्यकता होती है। साथ में, वे यह सुनिश्चित करते हैं कि कोई संपर्क ठंडा न हो क्योंकि आप बस बाहर तक पहुंचना भूल गए हैं।
आप कर सकते हैं कैलेंडर सेट करें और स्पर्श अनुस्मारक में रहें Dextr. किसी विशिष्ट समय सीमा या दोहराए जाने वाले कैलेंडर शेड्यूल के लिए कैलेंडर चुनें, और चल रहे चेक-इन अंतराल के लिए संपर्क में रहें। दोनों व्यक्ति के संपर्क रिकॉर्ड के साथ रहते हैं, जहां घंटी टैब आपको आगामी अनुस्मारक की समीक्षा करने, उनके नोट्स खोलने और एक और अगला कदम जोड़ने देता है।
रखरखाव की आदत: रिकॉर्ड चालू रखना
एक संपर्क रिकॉर्ड केवल अपने अंतिम अद्यतन के रूप में अच्छा है। लोग नौकरी बदलते हैं, नए फोन नंबर प्राप्त करते हैं, विभिन्न शहरों में जाते हैं और प्राथमिकताओं को स्थानांतरित करते हैं। यदि आपके रिकॉर्ड उन परिवर्तनों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं, तो वे अविश्वसनीय हो जाते हैं - और अविश्वसनीय डेटा बिना किसी डेटा से भी बदतर नहीं है क्योंकि यह झूठा आत्मविश्वास पैदा करता है।
एक सरल रखरखाव दिनचर्या बनाएं:
- हर बातचीत के बाद: किसी भी परिवर्तित विवरण को अपडेट करें और एक नोट जोड़ें।
- मासिक: सटीकता के लिए अपने सबसे सक्रिय संपर्कों की समीक्षा करें।
- त्रैमासिक: डुप्लिकेट, पुराने रिकॉर्ड और संपर्कों के लिए स्कैन करें जिन्हें संग्रहीत या हटा दिया जाना चाहिए।
यह सब एक साथ रखना
एक अच्छी तरह से प्रबंधित संपर्क की शारीरिक रचना जटिल नहीं है, लेकिन यह जानबूझकर है। यह स्वच्छ बुनियादी विवरण के साथ शुरू होता है, टैग के माध्यम से संदर्भ जोड़ता है, नोट्स के माध्यम से संबंध गहराई को पकड़ता है, और नियमित रखरखाव के माध्यम से वर्तमान रहता है। प्रत्येक परत अंतिम पर निर्माण करती है, एक डेटाबेस में एक सरल नाम को एक सार्थक पेशेवर कनेक्शन में बदल देती है।
जब आपके सिस्टम के हर संपर्क में इस स्तर की देखभाल होती है, तो आपका पूरा नेटवर्क खोज योग्य, कार्रवाई योग्य और वास्तव में उपयोगी हो जाता है। यह संपर्क होने और आपके लिए काम करने वाले नेटवर्क के बीच का अंतर है।
बेहतर संपर्क रिकॉर्ड बनाएं Dextr
इस लेख में वर्णित सब कुछ (स्वच्छ विवरण, सार्थक टैग, समृद्ध नोट्स, और नियमित रखरखाव) वास्तव में क्या है Dextr आसान बनाने के लिए बनाया गया है। Dextr आईओएस के लिए एक व्यक्तिगत सीआरएम है जो आपके संपर्कों को टैग, नोट्स, प्रमुख तिथियों और संबंध संदर्भ के साथ विस्तृत, खोज योग्य रिकॉर्ड में बदल देता है।
के साथ Dextr, बातचीत के बाद एक नोट जोड़ने में सेकंड लगते हैं। टाइप या स्रोत द्वारा एक नया संपर्क टैग करना एक टैप है। और क्योंकि यह आपके iPhone संपर्कों के साथ सिंक करता है, आपको खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। Dextr आपके पास पहले से मौजूद संपर्कों पर इस लेख में वर्णित गहराई और संगठन को परत करता है।