ما الذي يجعل سجل جهات الاتصال مفيداً؟
جهات الاتصال والعلاقات
يخزن معظم الأشخاص جهات الاتصال بنفس الطريقة: اسم أو رقم هاتف أو ربما عنوان بريد إلكتروني أو مقبض وسائط اجتماعية. إنه الحد الأدنى، ويظهر. عندما تحتاج إلى إعادة الاتصال مع شخص ما بعد أشهر ، فإن هذا السجل الرقيق لا يمنحك شيئًا للعمل معه. لا يمكنك تذكر من هم ، أو ما ناقشته ، أو لماذا يهمهم عملك.
الاتصال المدار بشكل جيد مختلف. إنه سجل حي لا يلتقط فقط كيفية الوصول إلى شخص ما ، ولكن السياق الكامل لعلاقتك. جيد منظمة الاتصال لا يتعلق الأمر بوجود المزيد من البيانات - بل يتعلق بالحصول على البيانات الصحيحة ، المنظمة بطريقة تجعل كل تفاعل أكثر فعالية.
تفاصيل الاتصال الأساسية
كل سجل اتصال يبدأ مع الأساسيات. هذه هي غير قابلة للتفاوض تفاصيل الاتصال أن كل إدخال يجب أن يشمل:
- الاسم الكامل: الاسم الأول والأخير، مكتوب بشكل صحيح. يبدو هذا واضحًا ، لكن الأسماء الخاطئة هي واحدة من أكثر مشكلات جودة البيانات شيوعًا في أي قاعدة بيانات للاتصال.
- عنوان البريد الإلكتروني الأساسي: الذي يفحصونه فعلاً. إذا أعطوك بريدًا إلكترونيًا للعمل وبريدًا إلكترونيًا شخصيًا ، فلاحظ ذلك المفضل.
- رقم الهاتف: قم بتضمين النوع (المتنقل ، المكتب ، الخط المباشر) حتى تعرف أيهما تستخدم ومتى.
- الشركة والمسمى الوظيفي: ضروري للاتصالات التجارية. هذا يخبرك من هم في سياق احترافي ويساعدك على تقسيم قاعدة البيانات الخاصة بك حسب المنظمة أو الصناعة.
- الموقع: المدينة أو المنطقة عادة ما تكون كافية. مفيدة للوعي بالمناطق الزمنية، ودعوات الحدث، وتخطيط الاجتماعات الشخصية.
هذه الحقول الخمسة هي الهيكل العظمي. بدونها ، يكون السجل غير مكتمل. لكن الهيكل العظمي وحده لا يقوم بإجراء اتصال مفيد. تحتاج إلى الطبقات التي تجلبها إلى الحياة.
طبقة السياق: العلامات والعلاقات
تقوم العلامات بتحويل قائمة مسطحة من الأسماء إلى شبكة قابلة للبحث وقابلة للتصفية. يجيبون على السؤال: "ما هي المجموعة التي ينتمي إليها هذا الشخص؟" أو "ما هي الاهتمامات التي لديهم؟" ويتيحون لك سحب جهات الاتصال التي تحتاجها بالضبط لأي موقف.
أنظمة الوسم والعلاقات الفعالة بسيطة ومتسقة. فيما يلي بعض الفئات التي تعمل بشكل جيد بالنسبة لمعظم الناس:
- نوع العلاقة: العميل، الاحتمال، البائع، الشريك، زميل، صديق، مؤرخة.
- المصدر: حيث التقيت - المؤتمر، والإحالة، الرصاص الوارد، الحزب، والحفلة الموسيقية، بار.
- الصناعة أو المكانة: SaaS ، الرعاية الصحية ، العقارات ، التمويل ، البناء - أيًا كانت القطاعات التي تعمل معها.
- الأولوية: عالية القيمة، نشطة، نائمة. هذا يساعدك على تخصيص وقت المتابعة بحكمة.
- العلامات المخصصة: أي شيء محدد لحياتك: "تحدث في حدثنا" ، "مهتم بالمنتج X" ، "مصنع القرار" ، "شريك محتمل" ، "نادي الجري" ، "مخلل الكرة"
المفتاح هو الاتساق. كلما زاد عدد الأشخاص الذين قمت بتعيين العلامات والعلاقة عليهم ، أصبحت إدارة الاتصال الخاصة بك أكثر فائدة.
طبقة الذاكرة: ملاحظات الاتصال
ملاحظات الاتصال حيث تعيش القيمة الحقيقية. يلتقطون الجانب الإنساني من العلاقة. مثل الأشياء التي تجعل تفاعلك التالي يشعر بأنه شخصي بدلاً من المعاملات.
تشمل ملاحظات الاتصال الجيدة ما يلي:
- ملخصات التفاعل: ملاحظات موجزة بعد المكالمات أو الاجتماعات أو رسائل البريد الإلكتروني. ماذا ناقشت؟ ماذا كانت النتيجة؟ ما هي الخطوات التالية؟
- اطلع على الملاحظات الأولى: إن ربط جهات الاتصال بالمكان الذي قابلت فيه لأول مرة وإضافة ملاحظات حول كيفية حدوث ذلك يجعل تذكر نسيم في المرة القادمة التي ترى فيها بعضنا البعض.
- التفاصيل الشخصية: اسم زوجهم ، الذين يواعدونهم ، الهواية التي ذكروها ، الإجازة التي يخططون لها. هذه التفاصيل الصغيرة تبني العلاقة والثقة.
- نقاط الألم والأهداف: ما هي التحديات التي تواجههم؟ ماذا يحاولون تحقيقه؟ هذا هو الذهب لأي شخص في المبيعات أو الاستشارات أو إدارة الحسابات.
- الوعود والالتزامات: هل وعدتهم بإرسال مقال لهم؟ تقديمهم إلى شخص ما؟ متابعة الربع القادم؟ اكتبها حتى تفعل ذلك بالفعل.
أفضل وقت لإضافة علامة ، أو ربط علاقة ، أو تعيين المكان الذي قابلته ، أو كتابة ملاحظة اتصال هو مباشرة بعد التفاعل ، في حين أن التفاصيل جديدة.
الجدول الزمني: تاريخ النشاط
بالإضافة إلى الملاحظات الفردية ، يتضمن الاتصال المدار جيدًا جدولًا زمنيًا للنشاط مع سجل زمني لكل نقطة اتصال ذات معنى. قد يشمل ذلك رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة ، والمكالمات المسجلة ، ومواعيد الاجتماعات ، والمستندات المشتركة ، والتواريخ التي كنت فيها
يجيب تاريخ النشاط على سؤال نقدي: "متى كانت آخر مرة شاركت فيها مع هذا الشخص ، وماذا حدث؟" هذا يمنع الفجوات المحرجة في التواصل ويساعدك على التقاط المحادثات بالضبط حيث توقفت.
في Dextr, تقوم إدخالات المجلة بتحويل تاريخ النشاط هذا إلى سجل محادثة مفيد. إضافة تاريخ ونوع التفاعل والمكان عند الاقتضاء وملاحظة قصيرة. افتح علامة التبويب الأحداث والمجلة الخاصة بجهات الاتصال لمراجعة المحادثات السابقة أو إضافة الإدخال التالي.
طبقة المتابعة: التذكيرات والمؤقتات
سجل الاتصال بدون خطة متابعة هو علاقة تركت للصدفة. تتضمن جهات الاتصال الأفضل المدارة نظامًا للبقاء على اتصال ، سواء كان ذلك يعني جدولة تسجيل وصول محدد أو وضع تذكير متكرر استنادًا إلى تفاعلك الأخير.
تذكيرات التاريخ والوقت
بعض المتابعات لها موعد نهائي واضح. لقد أخبرت أحد الاحتمالات أنك ستعود يوم الثلاثاء القادم تجدد عقد العميل خلال 90 يوما. ذكر أحد الأصدقاء مقابلة عمل الشهر المقبل وتريد تسجيل الوصول بعد ذلك. بالنسبة لهذه الحالات ، من الضروري تذكير التاريخ والوقت المرتبط مباشرة بسجل جهات الاتصال.
بدلاً من الاعتماد على تقويم منفصل أو تطبيق مهمة ، يجب أن يكون التذكير مع جهة الاتصال. بهذه الطريقة ، عندما يطلق الإخطار ، لديك السياق الكامل أمامك: من هو الشخص ، وما الذي ناقشته آخر مرة ، ولماذا تتواصل. لا حفر من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو محاولة تذكر ما وعدت به.
أجهزة توقيت قائمة على التفاعل
ليس كل متابعة لها تاريخ محدد. تحتاج بعض العلاقات إلى رعاية منتظمة على إيقاع: تحقق مع العملاء الرئيسيين كل أسبوعين ، وقاعدة اللمس مع شبكتك القريبة شهريًا ، وقم بإعادة الاتصال مع جهات الاتصال الخاملة كل ثلاثة أشهر. بالنسبة لهذه ، فإن الموقتات القائمة على التفاعل أكثر فائدة من التواريخ الثابتة.
يساعدك جدول تسجيل الوصول القائم على التفاعل على الحفاظ على اتصال مستمر. في Dextrيستخدم تذكير البقاء في اللمس سجل التفاعل المسجل في جهة الاتصال لحساب التاريخ التالي الموضح عند إنشائه. عندما يكون هذا التذكير مستحقًا أو متأخرًا ، يتم بدء مكالمة أو رسالة من خلال Dextr يمكن إكماله وبدء الفترة التالية. راجع التاريخ المعروض حتى تعرف متى يتم التخطيط لتسجيل الوصول التالي.
ويغطي الجمع بين النهجين كل سيناريو. وتعالج التذكيرات الثابتة الالتزامات الحساسة للوقت. تتعامل أجهزة ضبط الوقت القائمة على التفاعل مع العلاقات المستمرة التي تحتاج إلى اهتمام ثابت دون موعد نهائي محدد. معًا ، يضمنون عدم وجود اتصال بارد لأنك نسيت ببساطة الوصول.
يمكنك ذلك تعيين التقويم والبقاء في تذكير اللمس في Dextr. اختر التقويم لموعد نهائي محدد أو جدول التقويم المتكرر، وابق على اتصال لفاصل زمني مستمر لتسجيل الوصول. كلاهما يعيش مع سجل جهة اتصال الشخص ، حيث تتيح لك علامة التبويب الجرس مراجعة التذكيرات القادمة ، وفتح ملاحظاتهم ، وإضافة خطوة تالية أخرى.
عادة الصيانة: حفظ السجلات الحالية
سجل جهات الاتصال جيد فقط مثل آخر تحديث له. الناس يغيرون وظائفهم، ويحصلون على أرقام هواتف جديدة، وينتقلون إلى مدن مختلفة، وينقلون الأولويات. إذا كانت سجلاتك لا تعكس هذه التغييرات ، فإنها تصبح غير موثوقة - والبيانات غير الموثوقة أسوأ من عدم وجود بيانات لأنها تخلق ثقة خاطئة.
بناء روتين صيانة بسيط:
- بعد كل تفاعل: تحديث أي تفاصيل تم تغييرها وإضافة ملاحظة.
- شهري: راجع جهات الاتصال الأكثر نشاطًا للحصول على الدقة.
- الفصلية: امسح بحثًا عن التكرارات والسجلات التي عفا عليها الزمن وجهات الاتصال التي يجب أرشفتها أو إزالتها.
وضع كل ذلك معا
إن تشريح الاتصال المدار بشكل جيد ليس معقدًا ، ولكنه متعمد. يبدأ بالتفاصيل الأساسية النظيفة ، ويضيف السياق من خلال العلامات ، ويلتقط عمق العلاقة من خلال الملاحظات ، ويبقى حاليًا من خلال الصيانة الدورية. كل طبقة تبني على آخر، وتحويل اسم بسيط في قاعدة بيانات إلى اتصال مهني ذي معنى.
عندما يكون كل جهة اتصال في نظامك لديها هذا المستوى من الرعاية ، تصبح شبكتك بأكملها قابلة للبحث وقابلة للتنفيذ ومفيدة حقًا. هذا هو الفرق بين وجود جهات اتصال ووجود شبكة تعمل من أجلك.
بناء سجلات اتصال أفضل مع Dextr
كل ما هو موضح في هذه المقالة (تفاصيل نظيفة ، علامات ذات مغزى ، ملاحظات غنية ، وصيانة منتظمة) هو بالضبط ما Dextr تم تصميمه لجعل سهلة. Dextr هو CRM شخصي لنظام التشغيل iOS يحول جهات الاتصال الخاصة بك إلى سجلات مفصلة وقابلة للبحث مع العلامات والملاحظات والتواريخ الرئيسية وسياق العلاقة المدمج في.
مع Dextrإضافة ملاحظة بعد محادثة تستغرق ثوان. وضع وسم جهة اتصال جديدة حسب النوع أو المصدر هو نقرة واحدة. ولأنها تتزامن مع جهات اتصال iPhone الخاصة بك ، فلن تضطر إلى البدء من الصفر. Dextr طبقات العمق والتنظيم الموضح في هذه المقالة على جهات الاتصال لديك بالفعل.