Apa yang membuat catatan kontak benar-benar berguna?
Kontak dan hubungan
Kebanyakan orang menyimpan kontak dengan cara yang sama: nama, nomor telepon, mungkin alamat email atau pegangan media sosial. Ini adalah minimum, dan itu menunjukkan. Ketika Anda perlu berhubungan kembali dengan seseorang beberapa bulan kemudian, catatan tipis itu tidak memberi Anda apa pun untuk dikerjakan. Anda tidak dapat mengingat siapa mereka, apa yang Anda diskusikan, atau mengapa mereka penting untuk pekerjaan Anda.
Kontak yang dikelola dengan baik berbeda. Ini adalah catatan hidup yang menangkap tidak hanya bagaimana menjangkau seseorang, tetapi konteks penuh dari hubungan Anda. Bagus organisasi kontak Bukan tentang memiliki lebih banyak data - ini tentang memiliki data yang tepat, terstruktur dengan cara yang membuat setiap interaksi lebih efektif.
Detail Kontak Inti
Setiap catatan kontak dimulai dengan dasar-dasar. Ini adalah non-negotiable rincian kontak bahwa setiap entri harus mencakup:
- Nama lengkap: Nama depan dan belakang, dieja dengan benar. Ini terdengar jelas, tetapi nama yang salah eja adalah salah satu masalah kualitas data yang paling umum dalam database kontak apa pun.
- Alamat email utama: Yang benar-benar mereka periksa. Jika mereka memberi Anda email kerja dan email pribadi, perhatikan yang lebih disukai.
- Nomor telepon: Termasuk jenis (mobil, kantor, garis langsung) sehingga Anda tahu yang harus digunakan dan kapan.
- Perusahaan dan jabatan: Penting untuk kontak bisnis. Ini memberi tahu Anda siapa mereka dalam konteks profesional dan membantu Anda mengelompokkan basis data Anda berdasarkan organisasi atau industri.
- Lokasi: Kota atau wilayah biasanya cukup. Bermanfaat untuk kesadaran zona waktu, undangan acara, dan perencanaan pertemuan langsung.
Lima bidang ini adalah kerangka. Tanpa mereka, catatan itu tidak lengkap. Tetapi kerangka saja tidak membuat kontak yang berguna. Anda membutuhkan lapisan yang menghidupkannya.
Lapisan Konteks: Tag dan Hubungan
Tag mengubah daftar datar nama menjadi jaringan yang dapat diolah dan dapat disaring. Mereka menjawab pertanyaan: "Kelompok apa yang dimiliki orang ini?" atau "kepentingan apa yang mereka miliki?" dan membiarkan Anda menarik kontak yang Anda butuhkan untuk situasi apa pun.
Penandaan dan sistem hubungan yang efektif sederhana dan konsisten. Berikut adalah beberapa kategori yang bekerja dengan baik untuk kebanyakan orang:
- Jenis hubungan: Klien, prospek, vendor, mitra, kolega, teman, tanggal.
- Sumber: Di mana Anda bertemu - konferensi, rujukan, memimpin inbound, pesta, konser, bar.
- Industri atau niche: SaaS, kesehatan, real estat, keuangan, kontraksi - apa pun vertikal Anda bekerja dengan.
- Prioritas: Bernilai tinggi, aktif, tidak aktif. Ini membantu Anda mengalokasikan waktu tindak lanjut Anda dengan bijak.
- Tag kustom: Apa pun yang spesifik untuk hidup Anda: "Berbicara di acara kami," "Tertarik dalam Produk X," "Pembuat keputusan," "mitra potensial", "menjalankan klub," "pickleball"
Kuncinya adalah konsistensi. Semakin banyak orang yang Anda tetapkan tag dan hubungan, semakin berguna manajemen kontak Anda.
Lapisan Memori: Catatan Kontak
Catatan kontak adalah di mana nilai sebenarnya hidup. Mereka menangkap sisi manusia dari hubungan. Seperti hal-hal yang membuat interaksi Anda berikutnya terasa pribadi, bukan transaksional.
Catatan kontak yang baik meliputi:
- Ringkasan interaksi: Catatan singkat setelah panggilan, rapat, atau email. Apa yang kau diskusikan? Apa hasilnya? Apa langkah selanjutnya?
- Pertama bertemu catatan: Menghubungkan kontak ke tempat Anda pertama kali bertemu dan menambahkan catatan tentang bagaimana hal itu terjadi membuat mengingat angin pada waktu berikutnya Anda melihat satu sama lain.
- Detail pribadi: Nama pasangan mereka, yang mereka kencani, hobi yang mereka sebutkan, liburan yang mereka rencanakan. Detail-detail kecil ini membangun hubungan dan kepercayaan.
- Poin dan tujuan nyeri: Tantangan apa yang mereka hadapi? Apa yang mereka coba capai? Ini adalah emas bagi siapa saja dalam penjualan, konsultasi, atau manajemen akun.
- Janji dan komitmen: Apakah Anda berjanji untuk mengirim mereka sebuah artikel? Memperkenalkan mereka untuk seseorang? Menindaklanjuti kuartal berikutnya? Tuliskan ke bawah sehingga Anda benar-benar melakukannya.
Waktu terbaik untuk menambahkan tag, link hubungan, set di mana Anda bertemu, atau menulis catatan kontak adalah segera setelah interaksi, sementara rincian segar.
Garis Waktu: Sejarah Aktivitas
Di luar catatan individu, kontak yang dikelola dengan baik mencakup garis waktu aktivitas dengan catatan kronologis dari setiap titik kontak yang berarti. Ini mungkin termasuk email yang dikirim dan diterima, panggilan dicatat, pertemuan dijadwalkan, dokumen dibagikan, tanggal Anda sudah berada di
Sejarah aktivitas menjawab pertanyaan kritis: "Kapan terakhir kali saya terlibat dengan orang ini, dan apa yang terjadi?" Ini mencegah kesenjangan canggung dalam komunikasi dan membantu Anda mengambil percakapan persis di mana Anda tinggalkan.
Dalam Dextr, Jurnal Entry mengubah riwayat aktivitas itu menjadi catatan percakapan yang berguna. Tambahkan tanggal, jenis interaksi, tempat bila relevan, dan catatan pendek. Buka tab Events & Journal kontak untuk meninjau percakapan sebelumnya atau tambahkan entri berikutnya.
The tindak lanjut Layer: Pengingat dan Timers
Catatan kontak tanpa rencana tindak lanjut adalah hubungan yang tersisa untuk kebetulan. Kontak terbaik yang dikelola termasuk sistem untuk tetap berhubungan, apakah itu berarti penjadwalan check-in tertentu atau pengaturan pengingat berulang berdasarkan interaksi terakhir Anda.
Tanggal dan Pengingat Waktu
Beberapa tindak lanjut memiliki tenggat waktu yang jelas. Anda mengatakan kepada prospek Anda akan lingkaran kembali Selasa depan. Kontrak klien diperpanjang dalam 90 hari. Seorang teman menyebutkan wawancara kerja bulan depan dan Anda ingin check-in sesudahnya. Untuk situasi ini, pengingat tanggal dan waktu yang terkait langsung dengan catatan kontak sangat penting.
Alih-alih mengandalkan kalender atau aplikasi tugas yang terpisah, pengingat harus hidup dengan kontak. Dengan begitu, ketika pemberitahuan kebakaran, Anda memiliki konteks penuh tepat di depan Anda: siapa orang itu, apa yang terakhir Anda diskusikan, dan mengapa Anda menjangkau. Tidak menggali melalui email atau mencoba mengingat apa yang Anda janjikan.
Timer Berbasis Interaksi
Tidak setiap tindak lanjut memiliki tanggal yang tetap. Beberapa hubungan perlu mengasuh secara teratur pada ritme: check in dengan klien kunci setiap dua minggu, touch base dengan jaringan dekat Anda setiap bulan, berhubungan kembali dengan kontak yang tidak aktif setiap kuartal. Untuk ini, timer berbasis interaksi lebih berguna daripada tanggal tetap.
Jadwal check-in berbasis interaksi membantu Anda menjaga koneksi yang berkelanjutan dalam pandangan. Dalam Dextr, pengingat Tetap terhubung menggunakan riwayat interaksi yang direkam kontak untuk menghitung tanggal berikutnya yang ditunjukkan saat Anda membuatnya. Ketika pengingat itu sudah jatuh tempo atau terlambat, panggilan atau pesan yang dimulai melalui Dextr dapat menyelesaikannya dan memulai interval berikutnya. Tinjau tanggal yang ditampilkan sehingga Anda tahu kapan check-in berikutnya direncanakan.
Kombinasi dari kedua pendekatan mencakup setiap skenario. Pengingat tetap menangani komitmen yang sensitif terhadap waktu. Timer berbasis interaksi menangani hubungan yang sedang berlangsung yang membutuhkan perhatian yang konsisten tanpa tenggat waktu tertentu. Bersama-sama, mereka memastikan bahwa tidak ada kontak yang dingin karena Anda lupa untuk menjangkau.
Anda bisa mengatur Kalender dan Tetap di Touch pengingat di Dextr. Pilih Kalender untuk tenggat waktu tertentu atau jadwal kalender yang berulang, dan Tetap di Kontak untuk interval check-in yang sedang berlangsung. Keduanya hidup dengan catatan kontak orang tersebut, di mana tab bell memungkinkan Anda meninjau pengingat yang akan datang, membuka catatan mereka, dan menambahkan langkah berikutnya.
Kebiasaan Pemeliharaan: Menyimpan Catatan Saat Ini
Catatan kontak hanya sebagus update terakhirnya. Orang-orang berganti pekerjaan, mendapatkan nomor telepon baru, pindah ke kota yang berbeda, dan mengubah prioritas. Jika catatan Anda tidak mencerminkan perubahan tersebut, mereka menjadi tidak dapat diandalkan - dan data yang tidak dapat diandalkan lebih buruk daripada tidak ada data karena menciptakan kepercayaan palsu.
Membangun rutinitas pemeliharaan sederhana:
- Setelah setiap interaksi: Perbarui detail yang diubah dan tambahkan catatan.
- Bulanan: Tinjau kontak Anda yang paling aktif untuk akurasi.
- Triwulanan: Pindai untuk duplikat, catatan usang, dan kontak yang harus diarsipkan atau dihapus.
Menempatkan Semuanya Bersama-sama
Anatomi kontak yang dikelola dengan baik tidak rumit, tetapi disengaja. Ini dimulai dengan detail dasar yang bersih, menambahkan konteks melalui tag, menangkap kedalaman hubungan melalui catatan, dan tetap terkini melalui pemeliharaan rutin. Setiap lapisan dibangun di atas yang terakhir, mengubah nama sederhana dalam database menjadi koneksi profesional yang bermakna.
Ketika setiap kontak dalam sistem Anda memiliki tingkat perawatan ini, seluruh jaringan Anda menjadi dapat dicari, dapat ditindaklanjuti, dan benar-benar berguna. Itulah perbedaan antara memiliki kontak dan memiliki jaringan yang bekerja untuk Anda.
Membangun Catatan Kontak yang Lebih Baik dengan Dextr
Segala sesuatu yang dijelaskan dalam artikel ini (rincian bersih, tag bermakna, catatan kaya, dan pemeliharaan rutin) adalah apa yang Dextr dirancang untuk membuat mudah. Dextr adalah CRM pribadi untuk iOS yang mengubah kontak Anda menjadi catatan terperinci dan dapat dicari dengan tag, catatan, tanggal kunci, dan konteks hubungan yang terpasang.
Dengan dengan DextrMenambahkan catatan setelah percakapan membutuhkan waktu beberapa detik. Menandai kontak baru berdasarkan jenis atau sumber adalah satu ketukan. Dan karena disinkronkan dengan kontak iPhone Anda, Anda tidak harus mulai dari awal. Dextr layer kedalaman dan organisasi yang dijelaskan dalam artikel ini ke kontak yang sudah Anda miliki.