Що робить контактний запис насправді корисним?
Контакти та стосунки
Більшість людей, які зберігають, контакти так само: ім'я, номер телефону, можливо, адреса електронної пошти або ручка в соціальних мережах. Це мінімум, і це показує. Коли вам потрібно відновити зв'язок з кимось через кілька місяців, цей тонкий запис дає вам нічого, з чим працювати. Ви не можете згадати, хто вони, що ви обговорювали, або чому вони мають значення для вашої роботи.
Добре керований контакт відрізняється. Це живий запис, який фіксує не тільки те, як досягти когось, але і повний контекст ваших відносин. Добре контактна організація Це не про те, щоб мати більше даних - мова йде про те, щоб мати правильні дані, структуровані таким чином, щоб зробити кожну взаємодію більш ефективною.
Основні Контактні дані
Кожен контактний запис починається з основ. Це не підлягає обговоренню. Контактні дані кожен запис повинен включати:
- Повне ім'я: Перше і прізвище, написано правильно. Це звучить очевидно, але неправильно написані імена є однією з найпоширеніших проблем якості даних у будь-якій контактній базі даних.
- Основна адреса електронної пошти: Той, який вони насправді перевіряють. Якщо вони дали вам робочу електронну пошту та особисту електронну пошту, зверніть увагу, що є кращим.
- Номер телефону: Включіть тип (мобільний, офісний, прямий рядок), щоб ви знали, який використовувати і коли.
- Товариство та звання робочих місць: Важливо для ділових контактів. Це говорить вам, хто вони знаходяться в професійному контексті, і допомагає вам сегментувати вашу базу даних за організацією або промисловістю.
- Місцезнаходження: Міста чи регіону, як правило, достатньо. Корисний для усвідомлення часових поясів, запрошення на події та планування особистих зустрічей.
Ці п'ять полів є скелетом. Без них рекорд неповний. Але сам по собі скелет не робить корисного контакту. Вам потрібні шари, які втілюють його в життя.
Контекстний шар: теги та відносини
Теги перетворюють плоский список імен в об'єктну, фільтровану мережу. Вони відповідають на питання: "До чого належить ця людина?" або "які інтереси вони мають?" і дозволяють підтягнути саме контакти, необхідні для будь-якої ситуації.
Ефективні тегування та системи відносин прості та послідовні. Ось деякі категорії, які добре працюють для більшості людей:
- Тип відносин: Клієнт, перспектива, продавець, партнер, колега, друг, датований.
- Джерело: Де ви зустрілися - конференція, реферал, вхідний свинцевий, вечірка, концерт, бар.
- Промисловість або ніша: SaaS, охорона здоров'я, нерухомість, фінанси, контрабра - будь-які вертикалі, з якими ви працюєте.
- Пріоритет: Високоцінний, активний, сплячий. Це допоможе вам правильно виділити час подальшого настрою.
- Користувацькі теги: Все, що конкретне для вашого життя: "Договів на нашому заході", "зацікавлений у продукті X", "Людина рішення", "потенційний партнер", "біг клуб", "Піклбол"
Ключовим є послідовність. Чим більше людей ви встановлюєте теги і відносини, тим кориснішим стає ваше управління контактами.
Край пам'яті: Контактні нотатки
Контактні нотатки Там, де живе реальна цінність. Вони фіксують людську сторону відносин. Подібно до речей, які змушують вашу наступну взаємодію відчувати себе особисто, а не транзакційними.
Хороші контактні нотатки включають в себе:
- Зведені взаємодія: Короткі нотатки після дзвінків, зустрічей або електронних листів. Що ви обговорювали? Який був результат? Які наступні кроки?
- Перші зустрілися нотатки: Зв'язок контактів з тим, де ви вперше зустрілися, і додавання нотаток про те, як це сталося, змушує згадати вітерець наступного разу, коли ви бачите один одного.
- Особисті дані: Ім'я їхнього чоловіка, з ким вони зустрічаються, про хобі, про яке вони згадували, відпустку, яку вони планують. Ці дрібні деталі будують зв'язок і довіру.
- Біль і цілі: З якими викликами вони стоять? Чого вони намагаються досягти? Це золото для тих, хто займається продажами, консалтингом або управлінням обліковим записом.
- Обіцянки та зобов'язання: Ви обіцяли надіслати їм статтю? Здійснюйте їх комусь? Слідкуйте за наступним кварталом? Запишіть це, щоб ви це робили.
Найкращий час, щоб додати тег, зв'язати відносини, встановити, де ви зустрілися, або написати контактну записку відразу після взаємодії, при цьому деталі свіжі.
Хронологія: Історія діяльності
Крім індивідуальних нот, добре керований контакт включає в себе хронічну шкалу активності з хронологічним записом кожної значущої точки дотику. Це може включати в себе електронні листи, відправлені та отримані, дзвінки, записані наради, заплановані наради, спільні документи, дати, які ви були на
Історія діяльності відповідає на критичне питання: "Коли я востаннє спілкувався з цією людиною, і що сталося?" Це запобігає незручним прогалинам у спілкуванні та допомагає вам підібрати розмови саме там, де ви зупинилися.
В Dextr, Журнал Записи перетворюють цю історію діяльності на корисний запис розмови. Додайте дату, тип взаємодії, місце при актуальності, і коротку ноту. Відкрийте вкладку «Заходи та журнал» контакту, щоб переглянути попередні розмови або додати наступний запис.
Наступний лава: нагадування та таймери
Контактний запис без подальшого плану - це відносини, залишені на випадок. Найбільш керовані контакти включають систему залишатися на зв'язку, будь то планування конкретної реєстрації або встановлення повторюючого нагадування на основі вашої останньої взаємодії.
Нагадування про дату та час
Деякі подальші дії мають чіткий термін. Ви сказали перспективу, що ви будете кружляти назад наступного вівторка. Контракт клієнта продовжується через 90 днів. Друг згадав про співбесіду в наступному місяці, і ви хочете зареєструватися після цього. Для цих ситуацій, нагадування про побачення і час, пов'язане безпосередньо з контактним записом, має важливе значення.
Замість того, щоб покладатися на окремий календар або додаток завдань, нагадування повинно жити з контактом. Так, коли сповіщення стріляє, перед вами повний контекст: хто така людина, про що ви востаннє обговорювали, і чому ви звертаєтеся. Ніяких копання електронних листів або спроб запам'ятовування того, що ви обіцяли.
На основі взаємодії таймерів
Не кожне подальше спостереження має фіксовану дату. Деякі відносини потребують регулярного виховання на ритмі: перевіряти з ключовими клієнтами кожні два тижні, торкатися бази з вашою близькою мережею щомісяця, відновити зв'язок з сплячими контактами щоквартально. Для них таймери на основі взаємодії є більш корисними, ніж фіксовані дати.
Графік реєстрації на основі взаємодії допомагає підтримувати постійний зв'язок у огляді. В DextrНагадування Підтримувати зв’язок використовує записана історія взаємодії контакту, щоб обчислити наступну дату, показану, коли ви його створюєте. Коли це нагадування підлягає або назрілий, дзвінок або повідомлення, ініційоване через Dextr може завершити його і почати наступний інтервал. Перегляньте відображувану дату, щоб ви знали, коли планується наступний заїзд.
Поєднання обох підходів охоплює кожен сценарій. Фіксовані нагадування вирішують чутливі до часу зобов'язання. Таймери на основі взаємодії обробляють поточні відносини, які потребують послідовної уваги без певного терміну. Разом вони гарантують, що жоден контакт не проходить холодно, тому що ви просто забули зв'язатися.
Ви можете встановлений Календар і Залишайтеся в сенсорному нагадуванні в Dextr. Виберіть календар для певного терміну або повторюваного календарного графіка, а також залишайтеся в дотику для поточного інтервалу реєстрації. Обидва живуть з контактним записом особи, де вкладки дзвінка дозволяє переглядати майбутні нагадування, відкривати свої ноти та додавати ще один наступний крок.
Звичка для технічного обслуговування: ведення записів поточним
Контактний запис є таким ж хорошим, як і його останнє оновлення. Люди змінюють роботу, отримують нові телефонні номери, переїжджають в різні міста і змінюють пріоритети. Якщо ваші записи не відображають ці зміни, вони стають ненадійними - і ненадійні дані гірші, ніж відсутність даних, тому що це створює помилкову впевненість.
Створіть просту рутину технічного обслуговування:
- Після кожної взаємодії: Оновіть будь-які змінені деталі та додайте записку.
- Щомісяця: Перегляньте найактивніші контакти для точності.
- Квартальне : Сканування для дублікатів, застарілих записів та контактів, які повинні бути заархівовані або видалені.
Поставити Все Це Разом
Анатомія добре керованого контакту не є складною, але вона навмисна. Він починається з чистих основних деталей, додає контекст через теги, фіксує глибину відносин через ноти і залишається поточним шляхом регулярного обслуговування. Кожен шар спирається на останнє, перетворюючи просте ім'я в базу даних в значуще професійне з'єднання.
Коли кожен контакт у вашій системі має такий рівень допомоги, вся ваша мережа стає придатною для пошуку, дієвою та по-справжньому корисною. Це різниця між контактами та наявністю мережі, яка працює для вас.
Побудувати кращі записи контактів з Dextr
Все, що описано в цій статті (чисті деталі, значущі теги, багаті ноти і регулярне обслуговування) - це саме те, що саме Dextr Він призначений для того, щоб зробити легко. Dextr Це особиста CRM для iOS, яка перетворює ваші контакти на детальні, що підлягають пошуку, з тегами, нотатками, ключовими датами та контекстом відносин, вбудованими.
З DextrДодавши записку після розмови, займає кілька секунд. Позначка нового контакту за типом або джерелом є одним натисканням. І оскільки він синхронізується з вашими контактами iPhone, вам не потрібно починати з нуля. Dextr шари глибини і організації, описані в цій статті, на контакти, які у вас вже є.