是什么让联系人记录真正有用?
联系人与人际关系
大多数人存储联系人的方式相同:一个名称、一个电话号码,或者一个电子邮件地址或社交媒体账号。 这是最基本的,而且它显示了。 几个月后你需要重新与某人建立联系时,这种微弱的记录让你无法与之合作。 你记不清他们是谁,你讨论过什么,或者他们为何对你的工作重要。
管理良好的接触是不同的。 这是一个不仅能触及某人的活生生的记录,还能记录你关系的完整背景。 很好 联系机构 不是要拥有更多数据,而是要拥有正确的数据,其结构能够使每一次互动都更有效。
核心联系方式
每一次接触记录都从基本内容开始。 这些是不可谈判的 联系方式 每条条目都应包含:
- 全名: 名字和姓氏,拼写正确。 这听起来显而易见,但拼写错误的名称是任何联系数据库中最常见的数据质量问题之一。
- 主要电子邮件地址: 他们真正检查的那个。 如果他们给你一封工作邮件和一封个人邮件,请注意首选。
- 电话号码: 包括类型(移动、办公室、直线),以便您知道该使用哪个以及何时使用。
- 公司与职称: 对业务联系至关重要。 这会告诉你他们在专业环境中的情况,并帮助你按组织或行业对数据库进行细分。
- 位置: 城市或地区通常就足够了。 有助于了解时区意识、活动邀请以及面对面会议策划。
这五个领域就是骨架。 没有他们,记录就不完整。 但仅靠骨骼并不能产生有益的接触。 你需要能够让它变为现实的层次。
上下文层:标签与关系
标签将统一的名称列表转换为可搜索、可过滤的网络。 他们回答这个问题:“这个人属于哪个群体?”或者“他们有什么兴趣?”,让你准确地为任何情况安排出所需的联系。
有效的标签和关系系统简单且一致。 以下是一些对大多数人有效的类别:
- 关系类型: 客户、潜在客户、供应商、合伙人、同事、朋友,已约会。
- 来源: 您见面的地方, , 会议、推荐、入站、派对、音乐会、酒吧。
- 行业或细分市场: SaaS、医疗保健、房地产、金融、企业, , 无论您使用何种垂直领域。
- 优先: 高价值、活跃且处于休眠状态。 这有助于你明智地分配后续时间。
- 自定义标签: 任何针对您生活的特意:“在我们的活动中发言”、“对产品X感兴趣”、“决策者”、“潜在合作伙伴”、“跑步俱乐部”、“泡菜球”
关键是一致性。 你设置标签和关系的人越多,你的联系人管理就越有用。
内存层:联系说明
联系说明 真正的价值在哪里。 他们捕捉到了关系的人性一面。 比如那些让你下一次互动感觉与互动无关的事情。
良好的联系方式包括:
- 交互摘要: 电话、会议或电子邮件后的简要说明。 你讨论了什么? 结果是什么? 下一步是什么?
- 首次见见笔记: 将联系人与你最初见面的地方联系起来,并添加关于事情发生的笔记,让人回想起下次见面时的轻松。
- 个人信息: 他们配偶的名字,他们正在约会的人,他们提到的爱好,他们计划的假期。 这些小细节建立了融洽与信任。
- 痛点与目标: 他们面临哪些挑战? 他们试图实现什么目标? 对于销售、咨询或客户管理领域的任何人来说,这都是黄金。
- 承诺与承诺: 你答应给他们发一篇文章吗? 把他们介绍给某人? 跟进下个季度? 把它写下来,这样你才能真正做到。
添加标签、关联关系、设置见面地点或写联系记录的最佳时间是在互动结束后,而细节却是新鲜的。
时间线:活动历史
除了个人笔记之外,一个管理良好的联系人还包括一个活动时间线,并按时间顺序记录每一个有意义的接触点。 这可能包括发送和接收的电子邮件、已记录的通话、安排的会议、共享的文件以及您已关注的日期
活动历史解答了一个关键问题:“我上一次与这个人交往是什么时候?发生了什么?” 这可以防止沟通中出现尴尬的漏洞,并帮助你准确地在偏离的地方进行交流。
在 Dextr, 《华尔街日报》将该活动历史变成了一段有用的对话记录。 添加日期、交互类型、相关位置以及简短说明。 打开联系人的“事件与日记”选项卡,查看之前的对话内容或添加下一篇文章。
后续层:提醒与计时器
没有后续计划的联系记录是一段暂时的关系。 管理最好的联系人包括一个保持联系的系统,无论这是否意味着安排一次具体的签到,还是根据你上一次互动的情况设置一次循环提醒。
日期和时间提醒
一些后续跟进有明确的期限。 你告诉过一个潜在客户,你下周二会回旋。 客户合同在90天内续签。 一个朋友提到了下个月的面试,你想在之后办理面试。 对于这些情况,与联系记录直接关联的日期和时间提醒至关重要。
提醒不应依赖单独的日历或任务应用,而应与联系人一起使用。 这样,当通知响起时,你面前就有了完整的背景:这个人是谁,你上次讨论的内容,以及你为何要联系你。 无需翻阅邮件,也无需记起你的承诺。
基于交互的定时器
并非每次续作都有固定的日期。 一些关系需要定期培养节奏:每两周与主要客户联系一次,每月通过密切的网络连接联系,每季度重新联系休眠的联系人。 对于这些,基于交互的计时器比固定日期更有用。
基于交互的入住时间表有助于您保持持续的联系。 在 Dextr“保持联系”提醒使用联系人记录的交互历史记录来计算创建时显示的下一次日期。 当提醒到期或逾期时,请通过此消息发起 Dextr 可以完成并开始下一个间隔。 查看显示的日期,以便您知道下次入住计划的时间。
两种方法的组合涵盖了每种情况。 固定提醒处理时间敏感的承诺。 基于交互的计时器处理持续的关系,这些关系需要持续关注,且无需特定的截止期限。 他们一起确保没有联系,因为你只是忘了联系。
你可以 设置日历并保持联系提醒 Dextr。 选择日历以备不时或重复的日历安排,并保持联系以获取持续的入住间隔。 两者都与该人的联系记录同处,铃声标签页可让你查看即将发布的提醒,打开笔记,并添加下一步。
维护习惯:保持记录的流动
联系记录仅与上次更新一样好。 人们换工作,获取新的电话号码,搬到不同的城市,并转移优先事项。 如果记录无法反映这些变化,它们就会变得不可靠, , 而不可靠的数据则比没有数据更糟糕,因为它会产生误信性。
构建一个简单的维护程序:
- 每次互动后: 更新任何更改的详细信息,并添加备注。
- 月度: 检查您最活跃的联系人是否准确。
- 季度: 扫描应存档或删除的重复记录、过时记录和联系人。
把一切都放在一起
良好接触的解剖结构并不复杂,但经过深思熟虑。 它从简洁的基本细节开始,通过标签增加语境,通过音符捕捉关系深度,并通过定期维护保持最新状态。 每一层都建立在最后一层,将数据库中的简单名称转化为有意义的专业联系。
当你系统中的每个联系人都拥有如此程度的关怀时,你的整个网络就会变得可搜索、可操作且真正有用。 这就是拥有联系人和拥有一个适合你的网络之间的区别。
使用更好的联系人记录 Dextr
本文所述的所有内容(清晰细节、有意义的标签、丰富的音符和定期维护)都是 Dextr 旨在轻松。 Dextr 是一款适用于iOS的个人CRM,可将您的联系人转换为包含标签、笔记、关键日期和关系上下文的详细可搜索记录。
与 Dextr对话后添加一个注释需要几秒钟。 按类型或来源标记新联系人只需点击一次。 而且由于它与你的iPhone联系人同步,你不必从头开始。 Dextr 将本文所述的深度和组织层叠叠到您已有的联系人上。