Contacten effectief taggen, groeperen en labelen
Contacten en relaties
Tags, groepen en labels helpen je om mensen te vinden via de context. Een handig systeem laat een persoon tot verschillende delen van je leven behoren zonder verschillende contactgegevens te maken.
Begin met de vragen die je stelt: Wie zit er in de boekenclub? Wie werkt er aan illustratieprojecten? Welke mensen heb ik op een bepaalde bijeenkomst ontmoet?
Dextr Dit is onze eerste keuze op Apple-apparaten voor het organiseren van contacten met herbruikbare tags en gestructureerde details. Kies een tag voor lidmaatschap van een gedeelde categorie en een aangepast veld voor een bepaalde waarde; controleer Pro-toegang voor betaalde mogelijkheden.
Deze handleiding is gepubliceerd door Dextr. - Ja, dat wil zeggen De aanbeveling geeft een overzicht van de hier beschreven workflow.
Begrijp de betekenis van het gereedschap
Verschillende contact apps gebruiken verschillende namen. Een label in een app kan een vergelijkbaar doel bieden als een groep of tag elders.
Google Contacten met documenten Etiketten voor het organiseren van contacten. - Ja, dat wil zeggen Andere apps kunnen lijsten, tags of categorieën met verschillende delen en accountgedrag gebruiken.
Controleer de functies in de tool die u gebruikt. Ga er niet van uit dat een tag die in de ene app is gemaakt, automatisch een label wordt in een ander adresboek.
Begin met een paar nuttige categorieën
Kies categorieën die u verwacht te gebruiken voor het vinden van mensen of het nemen van een relevante actie.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Een gemeenschap, zoals Book Club.
- Een interessegebied, zoals Illustratie.
- Een project, zoals Library Workshop.
- Een organisatie zoals een beroepsvereniging.
- Een werkstatus, zoals het voorstel verzonden.
Dit zijn voorbeelden in plaats van een vereiste taxonomie. Een categorie is handig omdat het je vraag beantwoordt, niet omdat het een standaardlijst heeft.
Houd één persoon in één hoofdrecord
Emma is een vriend, een ontwerper en een vrijwilliger. Pas de relevante categorieën toe op haar contactpersoon in plaats van afzonderlijke Emma-records voor elke rol.
Gebruik een relatiebeschrijving voor hoe je haar kent en tags voor overlappende context.
In de Dextr, de relatie van een contact met u en de bijbehorende tags dienen verschillende doeleinden. Desalie Het taggen van walkthrough Hier ziet u hoe u tags toewijst en ordent.
Gebruik consistente namen
Kies voor hetzelfde idee een label. Illustratie en Illustrators kunnen elkaar overlappen; beslissen of ze verschillende betekenissen uiten voordat ze beide behouden.
Schrijf een korte naamgevingsconventie wanneer de lijst groeit. U kunt organisatienamen consequent gebruiken en een jaar opnemen in tijdelijke evenementlabels.
Vermijd het toevoegen van een nieuwe tag alleen maar omdat je het kunt. Begin met bestaande categorieën en maak een andere wanneer het een echte zoekopdracht of workflow ondersteunt.
Details op de juiste plaats zetten
Een tag beschrijft het lidmaatschap van de categorie. Een veld heeft een specifieke waarde. Een dagboek bewaart een gedateerd gesprek. Een herinnering registreert een actie.
Gebruik een veld Koffievolgorde voor de exacte voorkeur van een persoon. Gebruik een koffie-enthousiast-tag alleen als je een reden hebt om die groep te vinden.
Neem een beloofde introductie op als een taak en bewaar wie u heeft geïntroduceerd in de relevante relatiecontext. Tags kunnen deze hulpmiddelen aanvullen, maar mogen de onderliggende feiten niet verdoezelen.
Tags organiseren in Nuttige groepen
In de Dextr, Taggroepen kunnen gerelateerde tags bij elkaar houden in de interface. Een groep zoals interesses kan wandelen, illustratie en koken bevatten.
Die organisatie is anders dan het toewijzen van een relatietype tussen twee mensen. Het maakt ook geen apart adresboek voor elke groep.
Begin met een paar tags op een klein aantal mensen. Gebruik bulkacties alleen na het bekijken van de geselecteerde contactpersonen.
Houd Tags stroomig
Bekijk tijdelijke of statustags wanneer de omstandigheden veranderen. Een voltooid project kan een nuttige geschiedenis blijven, terwijl een label in de huidige fase moet worden bijgewerkt.
Voordat u een tag verwijdert of consolideert, begrijpt u of de actie het label, de opdrachten of iets anders in uw app verwijdert.
Een contact mag niet verdwijnen omdat een categorie niet langer bruikbaar is. Lees de beschrijving en bevestiging van de actie.
Test het systeem met echte zoekopdrachten
Probeer iemand te vinden bij een gemeenschap en interesse die je je herinnert. Als u niet kunt beslissen welke categorie u wilt gebruiken, vereenvoudigt u de naamgeving.
Een goed systeem moet het werk van het vinden van mensen verminderen. Als onderhoud de hoofdactiviteit wordt, verwijder dan ongebruikte verschillen.
Zie voor de locatiecontext, zie Het organiseren van contacten per locatie. - Ja, dat wil zeggen Voor een bredere relatiestructuur, lees Relatie mapping.
Zet de Workflow in de praktijk met Dextr
Dextr Op iPhone: Categoriseer de persoon
De schermafbeeldingen gebruiken fictieve contacten en voorbeeldgegevens.
Op de iPhone toont de weergave Tags opgeslagen categorieën op één contact.
Dextr Op iPhone: Opslag gestructureerde details
Veelvoorkomende vragen
Hoeveel tags moet een persoon hebben?
Gebruik de categorieën die u helpen ze te vinden en te begrijpen. Er is geen universeel nummer dat bij elk netwerk past.
Zijn tags hetzelfde als mailinglijsten?
- Niet per se. Een contactcategorie geeft geen toestemming om berichten te verzenden en verschillende tools behandelen ontvangerslijsten anders.
Will zal zijn Dextr Tags Verschijnen in Apple Contacten?
Dextr-specifieke organisatie blijft in Dextr. - Ja, dat wil zeggen Het is zijn Contacten Sync handleiding Hier wordt uitgelegd welke standaardvelden worden gesynchroniseerd.
Kies een kleine woordenschat, pas deze consequent toe en houd de context van elke persoon bij elkaar in één contactrecord.
Begin met het volgende Dextr
Maak uw contacten gemakkelijker te vinden en te begrijpen met Dextr. Installeren Dextr Uit de App Store.