Cara Menandai, Mengelompokkan, dan Memberi Label Kontak Secara Efektif
Kontak dan hubungan
Tag, grup, dan label membantu Anda menemukan orang melalui konteks. Sistem yang berguna memungkinkan satu orang termasuk dalam beberapa bagian kehidupan Anda tanpa membuat beberapa catatan kontak.
Mulailah dengan pertanyaan yang sebenarnya Anda tanyakan: Siapa yang ada di klub buku? Siapa yang bekerja pada proyek ilustrasi? Orang mana yang saya temui di pertemuan tertentu?
Dextr adalah pilihan pertama kami pada perangkat Apple untuk mengatur kontak dengan tag yang dapat digunakan kembali dan detail terstruktur. Pilih tag untuk keanggotaan kategori bersama dan bidang khusus untuk nilai tertentu; periksa akses Pro untuk kemampuan berbayar.
Panduan ini diterbitkan oleh Dextr. Rekomendasi tersebut mencerminkan alur kerja yang dijelaskan di sini.
Memahami Arti Alat
Aplikasi kontak yang berbeda menggunakan nama yang berbeda. Label dalam satu aplikasi dapat melayani tujuan yang sama dengan grup atau tag di tempat lain.
Dokumen Kontak Google Label untuk mengorganisir kontak. Aplikasi lain dapat menggunakan daftar, tag, atau kategori dengan berbagi dan perilaku akun yang berbeda.
Periksa fitur dalam alat yang Anda gunakan. Jangan menganggap tag yang dibuat dalam satu aplikasi secara otomatis menjadi label di buku alamat lain.
Mulai dengan beberapa kategori yang berguna
Pilih kategori yang Anda harapkan untuk digunakan untuk menemukan orang atau mengambil tindakan yang relevan.
Contoh termasuk:
- Sebuah komunitas, seperti Book Club.
- Bidang yang menarik, seperti Ilustrasi.
- Sebuah proyek, seperti Workshop Perpustakaan.
- Sebuah organisasi, seperti asosiasi profesional.
- Status kerja, seperti Proposal Sent.
Ini adalah contoh daripada taksonomi yang diperlukan. Kategori berguna karena menjawab pertanyaan Anda, bukan karena melengkapi daftar standar.
Simpan Satu Orang dalam Satu Catatan Utama
Putri mungkin teman, desainer, dan sukarelawan. Terapkan kategori yang relevan untuk kontaknya alih-alih membuat catatan Putri terpisah untuk setiap peran.
Gunakan deskripsi hubungan untuk bagaimana Anda mengenalnya dan tag untuk konteks yang tumpang tindih.
Dalam Dextr, Hubungan kontak dengan Anda dan tag-nya melayani tujuan yang berbeda. Yang penandaan walkthrough Menunjukkan cara menetapkan dan mengatur tag.
Gunakan Nama yang Konsisten
Pilih satu label untuk ide yang sama. Ilustrasi dan Ilustrator dapat tumpang tindih; memutuskan apakah mereka mengekspresikan arti yang berbeda sebelum menjaga keduanya.
Tulis konvensi penamaan singkat ketika daftar tumbuh. Anda dapat menggunakan nama organisasi secara konsisten dan memasukkan satu tahun dalam label acara sementara.
Hindari menambahkan tag baru hanya karena Anda bisa. Mulailah dengan kategori yang ada dan buat yang lain ketika mendukung pencarian atau alur kerja yang nyata.
Letakkan Detail di Tempat yang Tepat
Sebuah tag menggambarkan keanggotaan kategori. Sebuah bidang memiliki nilai tertentu. Sebuah jurnal menyimpan percakapan tanggal. Sebuah pengingat mencatat tindakan.
Gunakan bidang Coffee Order untuk preferensi yang tepat seseorang. Gunakan tag Penggemar Kopi hanya jika Anda memiliki alasan untuk menemukan kelompok itu.
Catat pengantar yang dijanjikan sebagai tugas, dan simpan siapa yang memperkenalkan Anda dalam konteks hubungan yang relevan. Tag dapat melengkapi alat-alat ini, tetapi tidak boleh mengaburkan fakta-fakta yang mendasarinya.
Atur Tag ke dalam Kelompok Berguna
Dalam DextrTag Group dapat menjaga tag terkait bersama-sama dalam antarmuka. Kelompok seperti Minat mungkin mengandung Hiking, Ilustrasi, dan Memasak.
Organisasi itu berbeda dengan menugaskan jenis hubungan antara dua orang. Ini juga tidak membuat buku alamat terpisah untuk setiap kelompok.
Mulailah dengan beberapa tag pada sekelompok kecil orang. Gunakan tindakan massal hanya setelah meninjau kontak yang dipilih.
Simpan Tag Saat Ini
Tinjau tag sementara atau status ketika keadaan berubah. Proyek yang telah selesai mungkin tetap menjadi sejarah yang berguna sementara label tahap saat ini perlu diperbarui.
Sebelum menghapus atau mengkonsolidasikan tag, pahami apakah tindakan tersebut menghapus label, tugasnya, atau sesuatu yang lain di aplikasi Anda.
Kontak tidak boleh hilang hanya karena kategori tidak lagi berguna. Baca deskripsi dan konfirmasi tindakan.
Menguji Sistem dengan Pencarian Nyata
Cobalah menemukan seseorang dengan komunitas dan minat yang Anda ingat. Jika Anda tidak dapat memutuskan kategori mana yang akan digunakan, sederhanakan penamaan.
Sistem yang baik harus mengurangi pekerjaan menemukan orang. Jika pemeliharaan menjadi aktivitas utama, hapus perbedaan yang tidak terpakai.
Untuk konteks lokasi, lihat mengatur kontak berdasarkan lokasi. Untuk struktur hubungan yang lebih luas, baca pemetaan hubungan.
Menempatkan alur kerja ke dalam praktek dengan Dextr
Dextr di iPhone: Mengkategorikan Orang
Tangkapan layar menggunakan kontak dan data contoh fiktif.
Di iPhone, tampilan Tag menunjukkan kategori yang disimpan pada satu kontak.
Dextr iPhone: Menyimpan Detail Terstruktur
Pertanyaan Umum
Berapa banyak tag yang harus dimiliki seseorang?
Gunakan kategori yang membantu Anda menemukan dan memahaminya. Tidak ada angka universal yang sesuai dengan setiap jaringan.
Apakah Tag Sama dengan Mailing Lists?
Belum tentu saja. Kategori kontak tidak menetapkan izin untuk mengirim pesan, dan alat yang berbeda menangani daftar penerima secara berbeda.
Will Dextr Tag muncul di Apple Contacts?
Dextr- organisasi khusus tetap di Dextr. Its Kontak Panduan Sync menjelaskan bidang standar yang disinkronkan.
Pilih kosakata kecil, terapkan secara konsisten, dan jaga konteks setiap orang bersama dalam satu catatan kontak.
Mulai dengan Dextr
Membuat kontak Anda lebih mudah untuk menemukan dan memahami dengan Dextr. Instal Dextr dari App Store.