CRM comparado com Planilha: Quando Fazer a Mudança
Contatos e relacionamentos
Uma planilha pode ser suficiente quando a sua informação de contato é fácil de manter e as suas próximas ações são tratadas de forma confiável. Um CRM torna- se valente quando se encontra contexto, rastreia oportunidades ou segue- as requer muita coordenação manual. A escolha certa depende do trabalho, não de uma contagem de contatos em particular.
Antes de substituir uma planilha, identifice o que está falhando. Um arquivo desordenado pode precisar de uma estrutura mais simples. Um processo envolvendo várias pessoas, conversas e prazos pode precisar uma ferramenta diferente. Mover a mesma confusão para um CRM não irá resolvê- lo automaticamente.
Dextr é a nossa primeira escolha para gerenciar relacionamentos nos dispositivos Apple quando o objetivo é lembrar a pessoa, preservar o contexto útil e seguir. Verifique as listas de recursos gratuitos e Pro contra o trabalho que você precisa fazer.
Este guia é publicado por Dextr. A recomendação reflete o fluxo de trabalho descrito aqui.
Quando uma folha de cálculo ainda é boa para você
Uma folha pode ser prática para uma lista pequena e estável ou um processo com um dono claro. Você controla as colunas e pode organizar informações em torno de uma pergunta que o seu negócio precisa responder.
Por exemplo, um freelancer pode manter uma lista de colaboradores com suas especialidades, localização e detalhes de contato. Se a lista permanecer atual e os acompanhamentos serem gerenciados em outro lugar, um CRM dedicado pode não resolver um problema imediato.
O teste importante é se você pode confiar na informação e saber o que fazer a seguir. Uma folha bem mantida pode ser mais útil do que um CRM elaborado que ninguém atualiza.
Quando um CRM merece um teste
Considere um CRM quando uma ou mais dessas situações se mantiverem recorrentes:
- Você pode encontrar um nome, mas não a conversa relevante.
- As sequências desaparecem porque não há dono ou data clara.
- Várias oportunidades em um cliente se sobrepõem.
- As pessoas mantêm cópias conflitantes do mesmo estado.
- Você gasta muito tempo reconstruindo o que mudou.
- Um fluxo de trabalho de negócios necessário ultrapassou uma lista plana.
Estas são razões para investigar. Eles não são provas de que todos os produtos CRM vão corrigir o problema. Transforme o problema em uma tarefa específica para testar.
Comparar a estrutura do registro
Uma linha de uma planilha pode representar uma pessoa, uma empresa, um negócio ou uma tarefa. Os problemas surgem quando o significado muda de linha para linha ou uma linha tenta representar várias coisas diferentes.
Por exemplo, Mariana pode ser um contato em uma empresa considerando dois projetos separados. Se a sua folha tiver uma célula em estágio de projeto na linha da Mariana, atualizar o segundo projeto pode apagar o estado do primeiro projeto.
Você pode criar folhas e identificadores separados para lidar com essa estrutura. A questão é se a manutenção dela permanece prática. Um CRM adequado pode fornecer os registros ligados às suas necessidades de processo, mas você deve confirmar isso em um teste.
Comparar Como você preserva o contexto de conversa
Uma célula de notas longas pode tornar- se difícil de rever quando muitas interações se acumulam. Você poderá querer ver conversas individuais com datas e uma conexão clara com a pessoa ou oportunidade.
Para o trabalho de relacionamento em dispositivos Apple, DextrEntradas do Jornal pode preservar o contexto de conversa datado com um contato. As entradas do Jornal fazem parte do Pro.
Para o trabalho de venda, avalie o histórico de oportunidades e atividades de um CRM. Para operações especializadas, como empregos ou recrutamento de aplicativos, teste os registros que representam esse trabalho.
Comparar a próxima ação
Uma coluna de ação próxima só é útil se alguém avaliar e agir nele. Um CRM pode ser valioso quando torna o compromisso mais fácil de ver e completar, mas a ação subjacente ainda precisa ser específica.
Compare estes dois registros: interessados, e envie o esboço revisto na quinta- feira. O segundo diz- lhe o que fazer e quando.
Dextr lembretes distinga um compromisso particular de um hábito de check- in em curso. Se escolher outro produto, teste diretamente o fluxo de trabalho equivalente.
Comparar custo e manutenção honestamente
O custo relevante inclui a assinatura que você necessita, extras necessários, esforço de configuração e manutenção de rotina. Uma planilha pode já estar incluída no software que você irá manter. Um CRM pode adicionar uma assinatura, mas reduzir uma tarefa manual específica.
Não assuma a salvação. Teste a tarefa e decida se a melhoria justifica a mudança. Guia de custos do CRM explica os níveis do plano, os lugares, os compromissos de faturamento e as considerações de configuração.
Um plano de CRM livre em curso também pode ser um candidato. Verifique quais funcionalidades permanecem após um teste premium. Veja o Comparação livre de CRM para exemplos com limites diferentes.
Executar um teste de trocação pequena
Mantenha a sua folha atual enquanto testa um pequeno conjunto de registros representativos em uma ferramenta pré- listada. Use uma cópia dos dados fonte e decida quais registros pertencem ao piloto.
- Escolha cinco contatos e duas ações próximas realistas.
- Defina se cada registro representa uma pessoa, organização, oportunidade ou tarefa.
- Verifique nomes, datas e detalhes da chave antes de importar.
- Teste uma importação de amostras usando o processo suportado pelo fornecedor.
- Confirme os resultados e mantenha uma exportação que você possa inspecionar.
- Use o teste para uma semana normal de trabalho.
Verifique a rota de importação suportada para o produto escolhido. Não assuma que todos os CRM aceitam os mesmos tipos de arquivos ou mapeiam informações personalizadas da mesma forma.
No final, pergunte se a nova ferramenta tornou o problema original mais fácil. Se o fez, planeje o movimento maior. Se não o fez. Reconsiderar a estrutura ou a lista antes de cometer.
Onde Dextr Encaixa
Dextr no iPhone: Grave a conversa
Dextr é relevante quando a informação que você deseja melhorar é o contexto em torno das pessoas: introduções, conversas, categorias e razões para se reconectar.
É uma avaliação diferente da selecção de um sistema operacional de negócio completo ou um sistema operativo da indústria. Comece com o tipo de registro de suas necessidades de trabalho. Em seguida, compare as ferramentas dentro desse trabalho.
Exemplos de aplicativos em modo escuro abaixo usam contatos de demonstração fictícios.
No iPhone, uma Entrada Pro Journal mantém uma conversa e o próximo passo prometido ao lado do contato.
Dextr no iPhone: Armazenar Detalhes Estruturados
Perguntas frequentes
Quantos contatos tornam uma folha de cálculo inadequada?
Não há limiar universal. O número de relações, atividades, usuários e registros de negócios ligados importa ao lado do contato.
Devo mover tudo para um CRM imediatamente?
Um pequeno piloto é geralmente uma maneira mais clara de testar a estrutura e o fluxo de trabalho. Mantenha a informação original enquanto você verifica o movimento.
Posso usar ambos?
Sim, se cada um tem um propósito definido. Evite responsabilizar ambos pelo mesmo estado ao vivo a menos que você tenha um processo de atualização confiável.
Escolha o sistema que lhe permite confiar na informação e agir nela. Um interruptor é útil quando resolve um problema recorrente específico.
Começar com Dextr
Mantenha os relacionamentos de cliente e referência próximos com Dextr. Instalar Dextr a partir da loja de aplicativos.