Sådan opbygger du et enkelt system til personlig kontaktstyring
Kontakter og relationer
Du behøver ikke at være en Fortune 500 sælger for at drage fordel af et CRM. Uanset om du styrer professionelle relationer, holder dig tæt med venner og familie eller vokser dit netværk, hjælper et personligt CRM-system dig med at huske, hvad der betyder mest og tage forsætlig handling. Den gode nyhed: at bygge en er enklere end du måske tror.
I denne vejledning vil vi gå dig gennem otte enkle trin for at oprette dit eget personlige CRM-system, plus vise dig, hvordan du undgår almindelige faldgruber, der afsporer de fleste mennesker.
Trin 1: Definer dine mål
Før du bygger noget, skal du præcisere, hvorfor du har brug for et personligt CRM-system. Forsøger du at pleje professionelle relationer og vokse dit netværk? Vil du være en bedre ven ved at huske vigtige datoer og tjekke ind mere omhyggeligt? Eller jonglerer du både personlige og professionelle forbindelser?
Jo klarere du er om dine mål, jo enklere vil dit system være. For eksempel, hvis dit fokus er professionelt netværk, kan du prioritere at spore, hvordan du mødte nogen og deres forretningsinteresser. Hvis det er personlige relationer, kan du understrege fødselsdage, præferencer og meningsfulde samtaleemner.
Skriv ned 2 til 3 specifikke resultater, du ønsker fra dit personlige CRM-system. Dette bliver din nordstjerne, mens du bygger.
Trin 2: Vælg dit værktøj
Du har flere muligheder, hver med afvejning:
Regneark (Google Sheets, Excel)
Spredeark er gratis, velkendte og tilpasselige. Ulempet: de er klodsede at opdatere på mobil, svært at søge og føle sig kedelige at opretholde.
Alt-i-en arbejdsområde (notation, Airtable)
Disse værktøjer giver mere fleksibilitet og er mere behagelige at bruge end regneark. De håndterer mobil adgang rimeligt godt. Men de kræver mere setup tid og kan blive overvældende, hvis du ikke er forsigtig med omfang.
Dedikeret CRM App
Specialbyggede CRM-apps, som f.eks. Dextr, er optimeret til kontaktstyring, påmindelser og sporing af relationer. De er hurtigere at sætte op, glattere på mobil, og kræver minimal konfiguration. Afvejning er, at du er begrænset til appens designvalg.
For de fleste mennesker er det smartere at starte simpelt end at bygge komplekse. Vælg baseret på, hvor meget tilpasning du rent faktisk har brug for, og om du rent faktisk vil bruge det på din telefon.
Trin 3: Beslut dig for hvilke oplysninger du skal spores
Sporing for meget information dræber momentum. Start med det væsentlige: navn og kontaktoplysninger (e-mail, telefon, Instagram), hvordan du har opfyldt (denne kontekst er guld til meningsfulde opfølgninger), forholdstype (ven, professionel kontakt, mentor, klient, familie), nøgleinteresser eller kontekst (hvad de gør, hvad du har til fælles, relevante oplysninger), tags eller kategorier (for let filtrering og bulkhandlinger), sidste interaktionsdato (når du sidst talte, mødtes eller udvekslede meddelelser), næste opfølgningsdato (når du vil nå ud igen) og noter (et felt for at få vigtige oplysninger eller samtalepunkter).
Forhold trangen til at tilføje mere. Du kan altid udvide senere. Et system, du rent faktisk bruger med grundlæggende info, slår et perfekt system, du opgiver.
Trin 4: Importer og tilrettelæggelse af dine eksisterende kontakter
Eksporter dine kontakter fra din telefon og adressebøger. Kombiner dem til dit valgte værktøj, fjern dubletter som dumhed. Dette er den tungeste elevator, men det er en engangsopgave.
Som du importerer, skal du ikke forsøge at udfylde alle felter perfekt. Fokus på navne og kontaktoplysninger først. Du vil tilføje kontekst og tags, når du interagerer med mennesker. Dette forhindrer analyselammelse og får dig i bevægelse.
Trin 5: Opret et tagging og kategoriisationssystem
Tags er dit hemmelige våben. De lader dig hurtigt segmentere dine relationer og handle i stor skala (som at tjekke ind med alle dine college venner eller nå ud til potentielle samarbejdspartnere).
Start med 5 til 10 tags, der er i overensstemmelse med dine mål. Eksempler kan omfatte professionelle relationer efter branche, jobfunktion eller virksomhedsstørrelse. Personlige relationer efter skole, hjemby, hobby eller interesse. Handlingsorienterede tags som behov for opfølgning, ønsker introduktion eller potentielt samarbejde.
Hold dit tagging system konsistent og ikke overkomplicer det. Du kan forfine det, når du lærer, hvad der rent faktisk betyder noget for dig.
Trin 6: Opsæt påmindelser og opfølgende kadencer
Et kontaktsystem virker kun, hvis du rent faktisk følger op. Sæt realistiske opfølgningsdatoer baseret på forholdet: nære venner og familie hver 2. til 4. uge, professionelle kontakter hver 1 til 3 måneder og løse forbindelser hver 6. til 12. måned.
Brug påmindelser til at underrette dig, når det er tid til at nå ud. Uanset om du er via din telefons indbyggede kalender, e-mail-meddelelser eller app-advarsler, skal du finde et system, der rent faktisk får din opmærksomhed.
Pro tip: Batch dine opfølgninger. I stedet for at nå ud til en person, skal du bruge dine tags til at identificere alle i en bestemt gruppe, der skal tjekke ind, og derefter sende et par beskeder under en dedikeret tidsblok.
Trin 7: Log Interaktioner Konsekvent
Den virkelige kraft i et personligt CRM opstår over tid. Hver gang du interagerer med nogen, skal du logge det. Tilføj en note om, hvad du diskuterede, hvad du lærte om dem, eller eventuelle forpligtelser, du har indgået.
Dette skaber en levende historie om dit forhold. Næste gang du når ud, kan du hurtigt scanne noterne og vide, hvad du skal henvise til. Det også overflader mønstre: du har faktisk ikke talt med denne person i et år, på trods af gode hensigter.
Gør skovning friktionsfri. Jo lettere er det at tilføje noter, desto mere konsekvent vil du være. Ideelt set bør du være i stand til at logge en interaktion på 30 sekunder fra din telefon.
Trin 8: Gennemgå og vedligeholde dit system regelmæssigt
Planlæg en månedlig eller kvartalsgennemgang af dit system. Brug 15 til 30 minutter på at se på: Hvem har brug for en opfølgning? Fungerer dine tags stadig for dig? Hvilke relationer føles forsømt? Hvem har du mistet kontakten med, at du gerne vil genoprette forbindelsen til?
Denne gennemgang forhindrer dit system i at blive en kirkegård af glemte kontakter. Det holder dig forsætlig og ansvarlig.
Fælles fejl at undgå
Overkomplicerer det
Det smarteste system i verden vil ikke hjælpe, hvis du ikke bruger det. Start det enkle. Tilføj kompleksitet først efter du har bevist, at du vil opretholde det.
Ikke Bruge Det Konsekvent
Et CRM virker kun, hvis det bliver en vane. Det bedste værktøj er den, du rent faktisk vil åbne og opdatere. Mobil adgang er kritisk; hvis dit system er smertefuldt at bruge på en telefon, vil du ikke vedligeholde det.
Sporing for meget information
Flere data er ikke lig med bedre relationer. Informationsreload fører til opgivelse. Hold dig til, hvad du rent faktisk vil huske og bruge.
Manglende en mobil løsning
Hvis du ikke kan få adgang til og opdatere dit system fra din telefon, vil du hurtigt opgive det. Mobil er ikke valgfrit for et personligt CRM.
Spring opsætningen over: Hvordan Dextr Løser alt dette
Opbygning af et personligt CRM fra bunden tager tid, og vedligeholdelse af det kræver disciplin. Hvis du hellere vil springe over regnearksfasen og bruge et værktøj, der er bygget til personlig relationsstyring, Dextr Det er værd at overveje.
Dextr er en personlig CRM app til iOS og iPad designet specielt til relationsstyring. I stedet for at bygge dit system fra bunden, får du alle otte trin over indbygget. Kontaktsynkronisering og import giver dig mulighed for at synkronisere ubegrænsede kontakter direkte fra din telefon, hvilket eliminerer manuel dataindtastning. Fleksible forholdstyper giver dig mulighed for at tildele brugerdefinerede forholdstyper eller bruge vigtige standardindstillinger til at kategorisere dine forbindelser. Tags til organisation giver dig mulighed for at bruge tags til at organisere relationer præcis som du vil, og derefter tage bulk handlinger på tværs af mærkede grupper. Interaktionslogering giver dig mulighed for at logge hver interaktion direkte i appen med tidsstempsler og noter. Smarte påmindelser giver dig opfølgende påmindelser baseret på din kadence, så relationer aldrig glider gennem revnerne. AI Organizer Assistant hjælper dig med at vedligeholde og organisere dine kontakter intelligent. Forretningskort scanning giver dig mulighed for hurtigt at tilføje nye kontakter ved at scanne deres visitkort. Gruppefunktioner giver dig mulighed for at sende teksteksplosioner til taggrupper og styre relationer i skala. Og privatlivsdesignet betyder, at alle data behandles lokalt med valgfri krypteret iCloud-backup, så dine forholdsdata forbliver din.
Dextr tilbyder en gratis plan, der er virkelig nyttig til at komme i gang, med valgfri betalte planer for brugere, der ønsker premium funktioner. Læs mere Dextr's prissætning For at finde ud af, hvad der virker for dig.
Uanset om du bygger dit eget system eller bruger en dedikeret app, er det vigtigste at starte. Personlige relationer er grundlaget for et tilfredsstillende professionelt og personligt liv. Et system, der hjælper dig med at pleje dem med vilje, er den lille investering af tid eller penge værd.
Læs mere om at opbygge bedre relationer med Dextr Ved at besøge den Læring af ressourcer eller tjekke ud af den Ofte stillede spørgsmål. . For et nærmere kig på funktioner, download appen fra I nærheden af App Store.