Jak zbudować prosty system zarządzania relacjami osobistymi
Kontakty i relacje
Nie musisz być sprzedawcą z listy Fortune 500, aby skorzystać z CRM. Niezależnie od tego, czy zarządzasz relacjami zawodowymi, pozostajesz blisko z przyjaciółmi i rodziną, czy rozwijasz swoją sieć, osobisty system CRM pomaga zapamiętać, co najważniejsze i podejmujesz celowe działania. Dobra wiadomość: budowanie jednego jest prostsze, niż myślisz.
W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez osiem prostych kroków, aby stworzyć własny osobisty system CRM, a także pokażemy, jak uniknąć typowych pułapek, które wykoleją większość ludzi.
Krok 1: Zdefiniuj swoje cele
Zanim cokolwiek zbudujesz, wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz osobistego systemu CRM. Czy starasz się pielęgnować relacje zawodowe i rozwijać swoją sieć? Chcesz być lepszym przyjacielem, zapamiętując ważne daty i sprawdzając bardziej przemyślane? Czy żonglujesz zarówno osobistymi, jak i zawodowymi powiązaniami?
Im wyraźniej chodzi o swoje cele, tym prostszy będzie Twój system. Na przykład, jeśli koncentrujesz się na nawiązywaniu kontaktów zawodowych, możesz priorytetowo traktować śledzenie, w jaki sposób spotkałeś kogoś i jego interesy biznesowe. Jeśli są to relacje osobiste, możesz podkreślić urodziny, preferencje i znaczące tematy konwersacyjne.
Zapisz 2 do 3 konkretnych wyników, które chcesz z osobistego systemu CRM. To staje się twoją północną gwiazdą, gdy budujesz.
Krok 2: Wybierz narzędzie
Masz kilka opcji, każda z kompromisami:
Spreadsheet (Arkusze Google, Excel)
Arkusze kalkulacyjne są bezpłatne, znajome i konfigurowalne. Minus: są niezgrabne do aktualizacji na urządzeniach mobilnych, trudne do wyszukiwania i czują się żmudne w utrzymaniu.
Obszar roboczy All-in-One (powiadomienie, Airtable)
Narzędzia te oferują większą elastyczność i są przyjemniejsze w użyciu niż arkusze kalkulacyjne. Dobrze radzą sobie z mobilnym dostępem. Jednak wymagają one więcej czasu konfiguracji i mogą stać się przytłaczające, jeśli nie jesteś ostrożny w zakresie.
Dedykowana aplikacja CRM
Aplikacje CRM, zaprojektowane specjalnie, takie jak Dextr, są zoptymalizowane pod kątem zarządzania kontaktami, przypomnień i śledzenia relacji. Są szybsze w konfiguracji, płynniejsze na urządzeniach mobilnych i wymagają minimalnej konfiguracji. Kompromis polega na tym, że ograniczasz się do wyboru projektu aplikacji.
Dla większości ludzi rozpoczęcie prostej jest mądrzejsze niż budowanie kompleksu. Wybierz w oparciu o to, ile dostosowywania faktycznie potrzebujesz i czy faktycznie będziesz używać go na telefonie.
Krok 3: Zdecyduj, jakie informacje śledzić
Śledzenie zbyt dużej ilości informacji zabija pęd. Zacznij od podstawowych rzeczy: imienia i nazwiska i danych kontaktowych (e-mail, telefon, Instagram), jak się spotkałeś (ten kontekst jest złoty dla znaczących działań następczych), typ relacji (przyjaciel, kontakt zawodowy, mentor, klient, rodzina), kluczowe zainteresowania lub kontekst (co robią, co masz wspólnego, Odpowiednie szczegóły), znaczniki lub kategorie (dla łatwych filtrowania i akcji masowych), ostatnia data interakcji (gdy ostatnio rozmawiałeś, spotykałeś lub wymieniałeś wiadomości), następna data kontynuacji (jeśli chcesz ponownie dotrzeć) i notatki (komentowanie free-form dla ważnych szczegółów lub punktów konwersacji).
Oprzyj się pokusie dodawania więcej. Zawsze możesz się rozwinąć później. System, którego używasz z podstawowymi informacjami, bije doskonały system, który porzucasz.
Krok 4: Importuj i zorganizuj swoje kontakty
Eksportuj kontakty z telefonów i książek adresowych. Połącz je z wybranym narzędziem, usuwając duplikaty, gdy idziesz. Jest to najcięższa winda, ale jest to jednorazowe zadanie.
Jeśli importujesz, nie próbuj wypełniać wszystkich pól idealnie. Skoncentruj się na nazwiskach i informacjach kontaktowych. Będziesz dodawać kontekst i tagi podczas interakcji z ludźmi. Zapobiega to paraliżowi analizy i sprawia, że poruszasz się.
Krok 5: Tworzenie systemu tagowania i kategoryzacji
Tagi są twoją tajną bronią. Pozwalają ci szybko segmentować relacje i podejmować działania na dużą skalę (np. zameldować się ze wszystkimi znajomymi z college'u lub dotrzeć do potencjalnych współpracowników).
Zacznij od 5 do 10 tagów, które są zgodne z Twoimi celami. Przykłady mogą obejmować relacje zawodowe według branży, funkcji pracy lub wielkości firmy. Relacje osobiste ze względu na szkołę, miasto rodzinne, hobby lub zainteresowanie. Tagi zorientowane na działanie, takie jak potrzeby, chcą wprowadzić lub potencjalną współpracę.
Utrzymuj spójny system tagowania i nie ograniczaj go. Możesz go udoskonalić, gdy dowiesz się, co naprawdę jest dla ciebie ważne.
Krok 6: Ustaw przypomnienie i ponowny kontakt Cadences
System kontaktowy działa tylko wtedy, gdy faktycznie śledzisz. Ustal realne terminy obserwacji w oparciu o związek: bliscy przyjaciele i rodzina co 2 do 4 tygodni, kontakty zawodowe co 1 do 3 miesięcy i luźne połączenia co 6 do 12 miesięcy.
Użyj przypomnień, aby powiadomić Cię, kiedy nadszedł czas, aby się z nimi skontaktować. Niezależnie od tego, czy za pośrednictwem wbudowanego kalendarza telefonu, powiadomień e-mailowych, czy alertów aplikacji, znajdź system, który faktycznie przyciąga Twoją uwagę.
Wskazówka dla profesjonalistów: Zjeć swoje kontynuacje. Zamiast skontaktować się z jedną osobą, użyj tagów, aby zidentyfikować wszystkich w określonej grupie, kto ma się odbyć, a następnie wysłać kilka wiadomości podczas dedykowanego bloku czasowego.
Krok 7: Log Interakcje spłacie
Prawdziwa moc osobistego CRM pojawia się z czasem. Za każdym razem, gdy wchodzisz z kimś w interakcję, rejestruj to. Dodaj notatkę o tym, co omówiłeś, czego się o nich dowiedziałeś lub jakie wszelkie zobowiązania zostały podjęte.
Tworzy to żywą historię twojego związku. Następnym razem, gdy wyciągniesz rękę, możesz szybko zeskanować notatki i wiedzieć, co się odwołać. Pojmuje również wzorce: tak naprawdę nie rozmawiałeś z tą osobą w ciągu roku, pomimo dobrych intencji.
Uczyń wycinkę bez tarcia. Tym łatwiej jest dodawać notatki, tym bardziej będziesz spójny. Idealnie, powinieneś być w stanie zarejestrować interakcję w 30 sekund z telefonu.
Krok 8: Regularnie sprawdzaj i utrzymywanie systemu
Zaplanuj miesięczny lub kwartalny przegląd swojego systemu. Poświęć 15 do 30 minut na patrzenie na: Kto potrzebuje kontynuacji? Czy twoje tagi nadal działają dla Ciebie? Które relacje czują się zaniedbane? Z kim straciłeś kontakt z tym, z którym chciałbyś się ponownie połączyć?
Ta recenzja uniemożliwia systemowi stanie się cmentarzem zapomnianych kontaktów. Utrzymuje cię w celowanie i odpowiedzialności.
Wspólne błędy, których należy unikać
Nadmierne skomplikowanie tego
Najfajniejszy system na świecie nie pomoże, jeśli go nie użyjesz. Zacznij prosto. Dodaj złożoność dopiero po tym, jak udowodnisz, że ją utrzymasz.
Nieużywanie go konsekwentnie
CRM działa tylko wtedy, gdy staje się nawykiem. Najlepsze narzędzie to to, które faktycznie otworzysz i zaktualizujesz. Mobilny dostęp ma kluczowe znaczenie; jeśli system jest bolesny w użyciu przez telefon, nie będziesz go utrzymywać.
Śledzenie zbyt wielu informacji
Więcej danych nie równa się lepszym relacjom. Przeciążenie informacjami prowadzi do porzucenia. Trzymaj się tego, co faktycznie zapamiętasz i użyjesz.
Brakuje mobilnego rozwiązania
Jeśli nie możesz uzyskać dostępu i zaktualizować swój system z telefonu, szybko go porzucisz. Mobile nie jest opcjonalne dla osobistego CRM.
Pomiń konfigurację: Jak Dextr Rozwiązuje to wszystko
Zbudowanie osobistego CRM od podstaw wymaga czasu, a jego utrzymanie wymaga dyscypliny. Jeśli wolisz pominąć fazę arkusza kalkulacyjnego i użyć narzędzia stworzonego specjalnie do zarządzania relacjami osobistymi, Dextr Warto się nad tym zastanowić.
Dextr Jest to osobista aplikacja CRM na iOS i iPad zaprojektowana specjalnie do zarządzania relacjami. Zamiast budować system od podstaw, wbudowano wszystkie osiem stopni powyżej. Syncing i importowanie kontaktów pozwala synchronizować nieograniczoną liczbę kontaktów bezpośrednio z telefonu, eliminując ręczne wprowadzanie danych. Elastyczne typy relacji pozwalają przypisać niestandardowe typy relacji lub używać niezbędnych domyślnych do kategoryzowania połączeń. Tagi dla organizacji pozwalają używać tagów do organizowania relacji dokładnie tak, jak chcesz, a następnie podejmowanie działań masowych w oznaczonych grupach. Rejestrowanie interakcji pozwala rejestrować każdą interakcję bezpośrednio w aplikacji za pomocą znaczników czasowych i notatek. Inteligentne przypomnienia dają następcze przypomnienia oparte na twojej kadencji, więc relacje nigdy nie prześlizgują się przez pęknięcia. Asystent AI Organizer pomaga w inteligentnym utrzymywaniu i organizowaniu kontaktów. Skanowanie wizytówki pozwala szybko dodawać nowe kontakty, skanując wizytówkę. Funkcje grupy pozwalają wysyłać podsłuchiwanie tekstu do grup tagowania i zarządzania relacjami na dużą skalę. A projekt prywatności oznacza, że wszystkie dane są przetwarzane lokalnie, z opcjonalną zaszyfrowaną kopią zapasową iCloud, dzięki czemu dane dotyczące relacji pozostają Twoje.
Dextr Oferuje darmowy plan, który jest naprawdę przydatny do rozpoczęcia, z opcjonalnymi płatnymi planami dla użytkowników, którzy chcą funkcji premium. Zobaczcie Dextr"s pricing" Aby znaleźć to, co działa dla Ciebie.
Niezależnie od tego, czy budujesz własny system, czy korzystasz z dedykowanej aplikacji, najważniejsze jest rozpoczęcie. Relacje osobiste są podstawą satysfakcjonującego życia zawodowego i osobistego. System, który pomaga im go w celowym pielęgnowaniu, jest wart niewielkiej inwestycji czasu lub pieniędzy.
Dowiedz się więcej o budowaniu lepszych relacji z Dextr Odwiedzając: Zasoby edukacyjne Albo sprawdzanie Najczęstsze pytania.. Aby przyjrzeć się bliżej funkcji, pobierz aplikację z aplikacji Sklep z aplikacjami.