كيفية بناء نظام إدارة علاقات شخصية بسيط
جهات الاتصال والعلاقات
لا تحتاج إلى أن تكون مندوب مبيعات Fortune 500 للاستفادة من CRM. سواء كنت تدير علاقات مهنية ، أو تبقى قريبًا من الأصدقاء والعائلة ، أو تنمو شبكتك ، فإن نظام إدارة علاقات العملاء الشخصي يساعدك على تذكر ما يهم أكثر واتخاذ إجراءات متعمدة. الخبر السار: بناء واحد هو أبسط مما قد تعتقد.
في هذا الدليل ، سنرشدك إلى ثماني خطوات مباشرة لإنشاء نظام CRM الشخصي الخاص بك ، بالإضافة إلى إظهار كيفية تجنب المزالق الشائعة التي تخرج معظم الناس عن مسارهم.
الخطوة 1: تحديد أهدافك
قبل بناء أي شيء ، قم بتوضيح سبب حاجتك إلى نظام CRM شخصي. هل تحاول رعاية العلاقات المهنية وتنمية شبكتك؟ هل تريد أن تكون صديقًا أفضل من خلال تذكر التواريخ المهمة وتسجيل الوصول بشكل أكثر تفكيرًا؟ أم أنك تتشاجر في كل من الاتصالات الشخصية والمهنية؟
كلما كنت أكثر وضوحًا حول أهدافك ، كلما كان نظامك أبسط. على سبيل المثال ، إذا كان تركيزك هو الشبكات المهنية ، فيمكنك تحديد أولويات تتبع كيفية تلبيتك لشخص ما ومصالحه التجارية. إذا كانت العلاقات الشخصية ، فيمكنك التأكيد على أعياد الميلاد والتفضيلات وموضوعات المحادثة ذات المغزى.
اكتب 2 إلى 3 نتائج محددة تريدها من نظام CRM الشخصي الخاص بك. يصبح هذا نجمك الشمالي كما تبني.
الخطوة 2: اختر الأداة الخاصة بك
لديك عدة خيارات، ولكل منها مقايضات:
جدول البيانات (أوراق Google ، Excel)
جداول البيانات مجانية ومألوفة وقابلة للتخصيص. الجانب السلبي: إنهم مبتذلون للتحديث على الهاتف المحمول ، ويصعب البحث عنهم ، ويشعرون بالشق للحفاظ عليه.
مساحة عمل الكل في واحد (فكرة ، قابلة للطي)
توفر هذه الأدوات مرونة أكبر وأكثر متعة للاستخدام من جداول البيانات. إنهم يتعاملون مع الوصول إلى الهاتف المحمول بشكل جيد بشكل معقول. ومع ذلك ، فإنها تتطلب المزيد من وقت الإعداد ويمكن أن تصبح ساحقة إذا لم تكن حريصًا على النطاق.
تطبيق CRM مخصص
تطبيقات CRM المبنية لهذا الغرض ، مثل Dextrيتم تحسينها لإدارة الاتصال والتذكير وتتبع العلاقات. فهي أسرع لإعداد، وأكثر سلاسة على الهاتف المحمول، وتتطلب الحد الأدنى من التكوين. المفاضلة هي أنك تقتصر على خيارات تصميم التطبيق.
بالنسبة لمعظم الناس ، فإن البدء البسيط هو أكثر ذكاءً من بناء المجمع. اختر بناءً على مقدار التخصيص الذي تحتاجه بالفعل وما إذا كنت ستستخدمه فعليًا على هاتفك.
الخطوة 3: تحديد المعلومات التي يجب تتبعها
تتبع الكثير من المعلومات يقتل الزخم. ابدأ بالأساسيات: الاسم ومعلومات الاتصال (البريد الإلكتروني ، الهاتف ، Instagram) ، كيف قابلت (هذا السياق ذهبي للمتابعة ذات مغزى) ، نوع العلاقة (صديق ، جهة اتصال مهنية ، مرشد ، عميل ، عائلة) ، اهتمامات أو سياق رئيسي (ما يفعلونه ، ما هو مشترك بينكما ، التفاصيل ذات الصلة) ، والعلامات أو الفئات (لسهولة التصفية والإجراءات المجمعة) ، وتاريخ التفاعل الأخير (عندما تحدثت آخر مرة ، أو قابلتها ، أو تبادلت الرسائل) ، وتاريخ المتابعة التالي (عندما تريد الوصول مرة أخرى) ، والملاحظات (حقل حر للتفاصيل المهمة أو نقاط المحادثة).
قاوم الرغبة في إضافة المزيد. يمكنك دائما التوسع في وقت لاحق. نظام تستخدمه بالفعل مع المعلومات الأساسية يتفوق على نظام مثالي تتخلى عنه.
الخطوة 4: استيراد وتنظيم جهات الاتصال الموجودة لديك
تصدير جهات الاتصال الخاصة بك من دفاتر العناوين والهاتف. ادمجها في الأداة التي اخترتها ، وأزل التكرارات كما تذهب. هذا هو أثقل مصعد ، لكنه مهمة لمرة واحدة.
كما يمكنك الاستيراد، لا تحاول ملء جميع الحقول تماما. التركيز على الأسماء ومعلومات الاتصال أولاً. ستقوم بإضافة السياق والعلامات أثناء تفاعلك مع الأشخاص. هذا يمنع الشلل التحليلي ويجعلك تتحرك.
الخطوة 5: إنشاء نظام وضع العلامات والتصنيف
العلامات هي سلاحك السري. فهي تتيح لك تقسيم علاقاتك بسرعة واتخاذ الإجراءات على نطاق واسع (مثل تسجيل الوصول مع جميع أصدقائك الجامعيين أو التواصل مع المتعاونين المحتملين).
ابدأ بـ 5 إلى 10 علامات تتوافق مع أهدافك. قد تشمل الأمثلة العلاقات المهنية حسب الصناعة أو الوظيفة الوظيفية أو حجم الشركة. العلاقات الشخصية حسب المدرسة أو مسقط رأسه أو هوايته أو اهتمامه. تحتاج العلامات الموجهة نحو العمل مثل المتابعة أو تريد التقديم أو التعاون المحتمل.
حافظ على نظام وضع العلامات الخاص بك متسقًا ولا تبالغ في تعقيده. يمكنك تحسينه كما تتعلم ما يهمك في الواقع.
الخطوة 6: إعداد التذكيرات ومتابعة اليرقات
يعمل نظام الاتصال فقط إذا كنت تتابع بالفعل. حدد تواريخ متابعة واقعية بناءً على العلاقة: الأصدقاء المقربون والعائلة كل 2 إلى 4 أسابيع ، والاتصالات المهنية كل 1 إلى 3 أشهر ، والاتصالات الفضفاضة كل 6 إلى 12 شهرًا.
استخدم التذكيرات لإعلامك عندما يحين وقت الوصول. سواء من خلال التقويم المدمج في هاتفك ، أو إشعارات البريد الإلكتروني ، أو تنبيهات التطبيق ، ابحث عن نظام يجذب انتباهك بالفعل.
نصيحة للمحترفين: اضرب متابعاتك. بدلاً من الوصول إلى شخص واحد ، استخدم علاماتك لتحديد كل شخص في مجموعة معينة من المقرر تسجيل الوصول ، ثم أرسل بعض الرسائل خلال حظر زمني مخصص.
الخطوة 7: تفاعلات السجل باستمرار
تظهر القوة الحقيقية لإدارة علاقات العملاء الشخصية مع مرور الوقت. في كل مرة تتفاعل فيها مع شخص ما ، قم بتسجيله. أضف ملاحظة حول ما ناقشته أو ما تعلمته عنهم أو أي التزامات قمت بها.
هذا يخلق تاريخًا حيًا لعلاقتك. في المرة القادمة التي تصل فيها ، يمكنك مسح الملاحظات بسرعة ومعرفة ما يجب الإشارة إليه. كما أنه يطفو على السطح أنماط: لم تتحدث في الواقع إلى هذا الشخص في عام واحد، على الرغم من النوايا الحسنة.
جعل قطع الأشجار بدون احتكاك. كلما كان من الأسهل إضافة ملاحظات ، كلما كنت أكثر اتساقًا. من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرًا على تسجيل تفاعل في 30 ثانية من هاتفك.
الخطوة 8: مراجعة نظامك والحفاظ عليه بانتظام
جدولة مراجعة شهرية أو ربع سنوية لنظامك. قضاء 15 إلى 30 دقيقة في النظر: من يحتاج إلى متابعة؟ هل لا تزال علاماتك تعمل لديك؟ ما هي العلاقات التي تشعر بالإهمال؟ من الذي فقدت الاتصال به الذي ترغب في إعادة الاتصال به؟
هذا الاستعراض يمنع النظام الخاص بك من أن تصبح مقبرة من جهات الاتصال المنسية. يبقيك متعمدا ومسؤولا.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
الإفراط في تعقيده
النظام الأكثر خيالا في العالم لن يساعد إذا كنت لا تستخدمه. ابدأي بسيطة. أضف التعقيد فقط بعد أن تثبت أنك ستحافظ عليه.
عدم استخدامه باستمرار
يعمل CRM فقط إذا أصبح عادة. أفضل أداة هي تلك التي سيتم فتحها وتحديثها بالفعل. يعد الوصول إلى الهاتف المحمول أمرًا بالغ الأهمية ؛ إذا كان نظامك مؤلمًا للاستخدام على الهاتف ، فلن تحافظ عليه.
تتبع الكثير من المعلومات
المزيد من البيانات لا تساوي علاقات أفضل. المعلومات الزائدة تؤدي إلى التخلي عنها. التزم بما ستتذكره وتستخدمه بالفعل.
مفقود حل المحمول
إذا لم تتمكن من الوصول إلى النظام الخاص بك وتحديثه من هاتفك ، فسوف تتخلى عنه بسرعة. الهاتف المحمول ليس اختياريًا لإدارة علاقات العملاء الشخصية.
تخطي الإعداد: كيف Dextr يحل كل هذا
يستغرق بناء CRM شخصي من الصفر وقتًا ، ويتطلب الحفاظ عليه الانضباط. إذا كنت تفضل تخطي مرحلة جدول البيانات واستخدام أداة مصممة خصيصًا لإدارة العلاقات الشخصية ، Dextr يستحق النظر.
Dextr هو تطبيق CRM شخصي لنظامي التشغيل iOS و iPad مصمم خصيصًا لإدارة العلاقات. بدلاً من بناء النظام الخاص بك من الصفر ، يمكنك الحصول على جميع الخطوات الثمانية المضمنة أعلاه. تتيح لك مزامنة الاتصال والاستيراد مزامنة جهات اتصال غير محدودة مباشرة من هاتفك ، مما يلغي إدخال البيانات اليدوية. تتيح لك أنواع العلاقات المرنة تعيين أنواع علاقات مخصصة أو استخدام الإعدادات الافتراضية الأساسية لتصنيف اتصالاتك. تتيح لك العلامات الخاصة بالمؤسسة استخدام العلامات لتنظيم العلاقات بالطريقة التي تريدها بالضبط ، ثم اتخاذ إجراءات جماعية عبر المجموعات الموسومة. يتيح لك تسجيل التفاعل تسجيل كل تفاعل مباشرة في التطبيق باستخدام الطوابع الزمنية والملاحظات. تمنحك التذكيرات الذكية تذكيرات المتابعة استنادًا إلى إيقاعك حتى لا تنزلق العلاقات أبدًا من خلال الشقوق. يساعدك مساعد منظم الذكاء الاصطناعي في الحفاظ على جهات الاتصال الخاصة بك وتنظيمها بذكاء. يتيح لك مسح بطاقة العمل إضافة جهات اتصال جديدة بسرعة عن طريق مسح بطاقة العمل الخاصة بهم. تتيح لك ميزات المجموعة إرسال تفجيرات نصية إلى مجموعات العلامات وإدارة العلاقات على نطاق واسع. ويعني التصميم الأول للخصوصية أن جميع البيانات تتم معالجتها محليًا ، مع نسخة احتياطية على iCloud مشفرة اختيارية ، لذلك تبقى بيانات علاقتك لك.
Dextr يقدم خطة مجانية مفيدة حقًا للبدء ، مع خطط مدفوعة اختيارية للمستخدمين الذين يريدون ميزات متميزة. انظر Dextrأسعار للعثور على ما يعمل بالنسبة لك.
سواء كنت تبني نظامك الخاص أو تستخدم تطبيقًا مخصصًا ، فإن الشيء الأكثر أهمية هو البدء. العلاقات الشخصية هي أساس الحياة المهنية والشخصية المرضية. النظام الذي يساعدك على رعايتهم عمدا يستحق استثمار صغير من الوقت أو المال.
معرفة المزيد عن بناء علاقات أفضل مع Dextr من خلال زيارة مصادر التعلم أو التحقق من الأسئلة الشائعة. لإلقاء نظرة فاحصة على الميزات ، قم بتنزيل التطبيق من متجر التطبيقات.