Så bygger du ett enkelt system för personlig kontakthantering
Kontakter och relationer
Du behöver inte vara en Fortune 500 säljare för att dra nytta av en CRM. Oavsett om du hanterar professionella relationer, håller dig nära vänner och familj eller växer ditt nätverk, hjälper ett personligt CRM-system dig att komma ihåg vad som är viktigast och vidta avsiktliga åtgärder. Den goda nyheten: att bygga en är enklare än du kanske tror.
I den här guiden kommer vi att gå igenom åtta enkla steg för att skapa ditt eget personliga CRM-system, plus visa dig hur du undviker vanliga fallgropar som spårar de flesta.
Steg 1: Definiera dina mål
Innan du bygger något, förtydliga varför du behöver ett personligt CRM-system. Försöker du vårda professionella relationer och växa ditt nätverk? Vill du bli en bättre vän genom att komma ihåg viktiga datum och checka in mer eftertänksamt? Eller jonglerar du både personliga och professionella kontakter?
Ju tydligare du är om dina mål, desto enklare blir ditt system. Om ditt fokus är professionellt nätverk kan du till exempel prioritera att spåra hur du träffade någon och deras affärsintressen. Om det är personliga relationer kan du betona födelsedagar, preferenser och meningsfulla konversationsämnen.
Skriv ner 2 till 3 specifika resultat du vill ha från ditt personliga CRM-system. Det här blir din nordstjärna när du bygger.
Steg 2: Välj ditt verktyg
Du har flera alternativ, var och en med avvägningar:
Kalkylblad (Google Sheets, Excel)
Kalkylblad är gratis, bekanta och anpassningsbara. Nedsidan: de är klumpiga att uppdatera på mobilen, svåra att söka och känna sig tråkiga att underhålla.
Allt-i-ett Arbetsyta (idé, luftbara)
Dessa verktyg erbjuder mer flexibilitet och är roligare att använda än kalkylblad. De hanterar mobil åtkomst ganska bra. De kräver dock mer installationstid och kan bli överväldigande om du inte är försiktig med omfattningen.
Dedikerad CRM App
Specialbyggda CRM-appar, som Dextr, är optimerade för kontakthantering, påminnelser och relationsspårning. De är snabbare att ställa in, smidigare på mobilen och kräver minimal konfiguration. Avvägningen är att du är begränsad till appens designval.
För de flesta människor är det smartare att starta enkelt än att bygga komplex. Välj baserat på hur mycket anpassning du faktiskt behöver och om du faktiskt kommer att använda den på din telefon.
Steg 3: Bestäm vilken information du ska spåra
Spårning för mycket information dödar momentum. Börja med det väsentliga: namn och kontaktuppgifter (e-post, telefon, Instagram), hur du träffade (detta sammanhang är guld för meningsfulla uppföljningar), relationstyp (vän, professionell kontakt, mentor, klient, familj), nyckelintressen eller sammanhang (vad de gör, vad du har gemensamt, relevanta detaljer), taggar eller kategorier (för enkel filtrering och bulkåtgärder), sista interaktionsdatum (när du senast pratade, träffade eller utbytt meddelanden), nästa uppföljningsdatum (när du vill nå ut igen) och anteckningar (ett fritt fält för viktiga detaljer eller konversationspunkter).
Motstå uppmaningen att lägga till mer. Du kan alltid expandera senare. Ett system som du faktiskt använder med grundläggande information slår ett perfekt system du överger.
Steg 4: Importera och organisera dina befintliga kontakter
Exportera dina kontakter från din telefon och adressböcker. Kombinera dem i ditt valda verktyg och ta bort dubbletter när du går. Detta är den tyngsta hissen, men det är en engångsuppgift.
När du importerar, försök inte att fylla i alla fält perfekt. Fokusera på namn och kontaktinformation först. Du kommer att lägga till sammanhang och taggar när du interagerar med människor. Detta förhindrar analysförlamning och får dig att röra på dig.
Steg 5: Skapa ett tagg- och kategoriseringssystem
Taggar är ditt hemliga vapen. De låter dig snabbt segmentera dina relationer och vidta åtgärder i stor skala (som att checka in med alla dina college vänner eller nå ut till potentiella medarbetare).
Börja med 5 till 10 taggar som stämmer överens med dina mål. Exempel kan vara professionella relationer efter bransch, jobbfunktion eller företagsstorlek. Personliga relationer efter skola, hemstad, hobby eller intresse. Actionorienterade taggar som behovsuppföljning, vill ha introduktion eller potentiellt samarbete.
Håll ditt taggsystem konsekvent och överkomplicera det inte. Du kan förfina det när du lär dig vad som faktiskt betyder något för dig.
Steg 6: Ställ in påminnelser och uppföljningskadenser
Ett kontaktsystem fungerar bara om du faktiskt följer upp. Ställ in realistiska uppföljningsdatum baserat på förhållandet: nära vänner och familj var 2 till 4 veckor, professionella kontakter var 1 till 3 månader och lösa anslutningar var 6 till 12: e månad.
Använd påminnelser för att meddela dig när det är dags att nå ut. Oavsett om du är genom telefonens inbyggda kalender, e-postmeddelanden eller appvarningar, hitta ett system som faktiskt får din uppmärksamhet.
Pro tips: Slå dina uppföljningar. Istället för att nå ut till en person, använd dina taggar för att identifiera alla i en viss grupp som ska checka in och skicka sedan några meddelanden under ett dedikerat tidsblock.
Steg 7: Log Interaktioner Konsekvent
Den verkliga kraften i en personlig CRM framträder över tiden. Varje gång du interagerar med någon, logga den. Lägg till en anteckning om vad du diskuterade, vad du lärde dig om dem eller eventuella åtaganden du gjorde.
Detta skapar en levande historia av ditt förhållande. Nästa gång du når ut kan du snabbt skanna anteckningarna och veta vad du ska referera till. Det är också uppslagsmönster: du har faktiskt inte pratat med den här personen på ett år, trots goda avsikter.
Gör loggning friktionsfri. Det är lättare att lägga till anteckningar, desto mer konsekvent kommer du att vara. Helst bör du kunna logga en interaktion på 30 sekunder från din telefon.
Steg 8: Granska och underhåll ditt system regelbundet
Boka en månatlig eller kvartalsvis översyn av ditt system. Tillbringa 15 till 30 minuter med att titta på: Vem behöver en uppföljning? Fungerar dina taggar fortfarande för dig? Vilka relationer känns försummade? Vem har du tappat kontakten med det du vill återknyta kontakten med?
Denna översyn hindrar ditt system från att bli en kyrkogård av bortglömda kontakter. Det håller dig uppsåtlig och ansvarig.
Vanliga misstag att undvika
Överkomplicera det
Det finaste systemet i världen hjälper inte om du inte använder det. Börja enkelt. Lägg till komplexitet först efter att du har bevisat att du kommer att behålla den.
Använder den inte konsekvent
CRM fungerar bara om det blir en vana. Det bästa verktyget är det du faktiskt kommer att öppna och uppdatera. Mobil åtkomst är kritisk; om ditt system är smärtsamt att använda på en telefon, kommer du inte att behålla det.
Spåra För Mycket Information
Mer data är inte lika med bättre relationer. Informationsöverbelastning leder till övergivenhet. Håll dig till vad du faktiskt kommer att minnas och använda.
Saknar en mobil lösning
Om du inte kan komma åt och uppdatera ditt system från din telefon, kommer du snabbt att överge det. Mobile är inte valfritt för en personlig CRM.
Hoppa över inställningen: Hur Dextr Löser allt detta
Att bygga ett personligt CRM från början tar tid och underhåll av det kräver disciplin. Om du hellre vill hoppa över kalkylbladsfasen och använda ett verktygsförmögenhet för hantering av personliga relationer, Dextr Det är värt att överväga.
Dextr är en personlig CRM-app för iOS och iPad som utformats speciellt för relationshantering. Istället för att bygga ditt system från grunden får du alla åtta steg ovanför inbyggda. Kontaktsynkronisering och import låter dig synkronisera obegränsade kontakter direkt från din telefon, vilket eliminerar manuell datainmatning. Flexibla relationstyper låter dig tilldela anpassade relationstyper eller använda viktiga standardinställningar för att kategorisera dina anslutningar. Taggar för organisation låter dig använda taggar för att organisera relationer exakt hur du vill, sedan vidta bulkåtgärder över taggade grupper. Med Interactionloggning kan du logga varje interaktion direkt i appen med tidsstämplar och anteckningar. Smarta påminnelser ger dig uppföljningspåminnelser baserat på din kadens så att relationer aldrig glider genom sprickorna. AI Organizer Assistant hjälper dig att underhålla och organisera dina kontakter intelligent. Med företagskortskanning kan du snabbt lägga till nya kontakter genom att skanna deras visitkort. Med gruppfunktionerna kan du skicka textexplosioner för att tagga grupper och hantera relationer i skala. Och sekretess-första designen innebär att all data behandlas lokalt, med valfri krypterad iCloud-säkerhetskopiering, så att din relationsdata förblir din.
Dextr erbjuder en gratis plan som verkligen är användbar för att komma igång, med valfria betalda planer för användare som vill ha premiumfunktioner. Se och se Dextr"s priser att hitta vad som fungerar för dig.
Oavsett om du bygger ditt eget system eller använder en dedikerad app, är det viktigaste att börja. Personliga relationer är grunden för ett uppfyllande professionellt och personligt liv. Ett system som hjälper dig att vårda dem avsiktligt är värt den lilla investeringen av tid eller pengar.
Läs mer om att bygga bättre relationer med Dextr genom att besöka Resurser för lärande eller kolla in Vanliga frågor. För en närmare titt på funktioner, ladda ner appen från App Store (engelska).