So erstellen Sie ein einfaches persönliches Kontaktmanagementsystem
Kontakte und Beziehungen
Sie müssen kein Fortune-500-Verkäufer sein, um von einem CRM zu profitieren. Egal, ob Sie berufliche Beziehungen verwalten, mit Freunden und Familie in der Nähe bleiben oder Ihr Netzwerk wachsen lassen, ein persönliches CRM-System hilft Ihnen, sich an das zu erinnern, was am wichtigsten ist, und beabsichtigte Maßnahmen zu ergreifen. Die gute Nachricht: Der Bau eines ist einfacher, als man denkt.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch acht einfache Schritte, um Ihr eigenes persönliches CRM-System zu erstellen, und zeigen Ihnen, wie Sie häufige Fallstricke vermeiden können, die die meisten Menschen entgleisen lassen.
Schritt 1: Ziele definieren
Bevor Sie etwas bauen, klären Sie, warum Sie ein persönliches CRM-System benötigen. Versuchen Sie, berufliche Beziehungen zu pflegen und Ihr Netzwerk auszubauen? Möchten Sie ein besserer Freund sein, indem Sie sich an wichtige Daten erinnern und nachdenklicher einchecken? Oder jonglieren Sie sowohl mit persönlichen als auch mit beruflichen Verbindungen?
Je klarer Sie über Ihre Ziele sind, desto einfacher wird Ihr System sein. Wenn Ihr Fokus zum Beispiel professionelles Networking ist, können Sie das Tracking priorisieren, wie Sie jemanden und seine Geschäftsinteressen getroffen haben. Wenn es sich um persönliche Beziehungen handelt, können Sie Geburtstage, Vorlieben und sinnvolle Gesprächsthemen betonen.
Schreibe 2 bis 3 bestimmte Ergebnisse, die du von Ihrem persönlichen CRM-System möchtest. Das wird zu Ihrem Nordstern, während Sie bauen.
Schritt 2: Wählen Sie Ihr Tool
Sie haben mehrere Optionen, jede mit Kompromissen:
Tabellenkalkulation (Google Tabellen, Excel)
Tabellen sind kostenlos, vertraut und anpassbar. Der Nachteil: Sie sind klobig, um über mobile zu aktualisieren, schwer zu suchen und fühlen sich mühevoll zu halten.
All-in-One Workspace (Notion, Airtable)
Diese Tools bieten mehr Flexibilität und sind angenehmer als Tabellenkalkulation. Sie kümmern sich gut um den mobilen Zugang. Sie benötigen jedoch mehr Zeit und können überwältigend werden, wenn Sie nicht vorsichtig mit dem Umfang sind.
Dedizierte CRM App
Zweckgebundene CRM-Apps, wie Dextr, sind für Kontaktmanagement, Erinnerungen und Beziehungsverfolgung optimiert. Sie sind schneller einzurichten, flüssiger auf dem Handy und erfordern eine minimale Konfiguration. Der Kompromiss ist, dass Sie sich auf die Design-Entscheidungen der App beschränken.
Für die meisten Menschen ist das einfache Starten schlauer als der Komplex. Wählen Sie basierend darauf, wie viel Anpassung Sie tatsächlich benötigen und ob Sie es tatsächlich auf Ihrem Telefon verwenden.
Schritt 3: Entscheiden Sie, welche Informationen zu verfolgen
Zu viele Informationen zu verfolgen, tötet Schwung. Beginnen Sie mit den wichtigsten Dingen: Name und Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon, Instagram), wie Sie sich trafen (dieser Kontext ist Gold für sinnvolle Follow-ups), Beziehungstyp (Freund, professioneller Kontakt, Mentor, Kunde, Familie), wichtige Interessen oder Kontexte (was sie tun, was Sie gemeinsam haben, relevante Details, Tags oder Kategorien (für einfache Filterung und Massenaktionen), letztes Interaktionsdatum (wenn Sie zuletzt Nachrichten gesprochen, erfüllten oder ausgetauscht), das nächste Folgedatum (wenn Sie wieder Kontakt aufnehmen möchten) und Notizen (ein Freiformfeld für wichtige Details oder Gesprächspunkte).
Widerstehen Sie dem Drang, mehr hinzuzufügen. Sie können immer später expandieren. Ein System, das Sie tatsächlich mit grundlegenden Informationen verwenden, schlägt ein perfektes System, das Sie aufgeben.
Schritt 4: Importieren und organisieren Sie Ihre bestehenden Kontakte
Exportieren Sie Ihre Kontakte aus Ihrem Telefon und Adressbüchern. Kombinieren Sie sie in Ihr gewähltes Werkzeug und entfernen Sie Duplikate, während Sie gehen. Dies ist der schwerste Aufzug, aber es ist eine einmalige Aufgabe.
Wenn Sie importieren, versuchen Sie nicht, alle Felder perfekt auszufüllen. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Namen und Kontaktinformationen. Sie fügen Kontext und Tags hinzu, während Sie mit Menschen interagieren. Das verhindert die Analyselähmung und bringt Sie in Bewegung.
Schritt 5: Ein Tagging- und Kategorisierungssystem erstellen
Tags sind Ihre Geheimwaffe. Sie lassen Sie schnell Ihre Beziehungen segmentieren und Maßnahmen in großem Maßstab ergreifen (wie bei all Ihren College-Freunden zu checken oder potenzielle Mitarbeiter zu erreichen).
Beginnen Sie mit 5 bis 10 Tags, die sich an Ihren Zielen orientieren. Beispiele könnten berufliche Beziehungen nach Industrie, Jobfunktion oder Unternehmensgröße sein. Persönliche Beziehungen nach Schule, Heimat, Hobby oder Interesse. Action-orientierte Tags wie Bedarfserweitern, Einführungen oder mögliche Zusammenarbeit.
Halten Sie Ihr Tagging-System konsistent und verkomplizieren Sie es nicht. Sie können es verfeinern, wenn Sie lernen, was Ihnen eigentlich wichtig ist.
Schritt 6: Stellen Sie Erinnerungen und Nachfassen-Kader auf
Ein Kontaktsystem funktioniert nur, wenn man tatsächlich nachfasst. Legen Sie realistische Folgedaten basierend auf der Beziehung fest: enge Freunde und Familie alle 2 bis 4 Wochen, professionelle Kontakte alle 1 bis 3 Monate und lose Verbindungen alle 6 bis 12 Monate.
Verwenden Sie Erinnerungen, um Sie zu benachrichtigen, wenn es Zeit ist, sich zu melden. Ob über den eingebauten Kalender Ihres Telefons, E-Mail-Benachrichtigungen oder App-Benachrichtigungen, finden Sie ein System, das tatsächlich Ihre Aufmerksamkeit erregt.
Profi-Tipp: Stecken Sie Ihre Follow-ups. Anstatt sich an eine Person zu wenden, verwenden Sie Ihre Tags, um jeden in einer bestimmten Gruppe zu identifizieren, der für einen Check-in fällig ist, und senden Sie dann ein paar Nachrichten während eines speziellen Zeitblocks.
Schritt 7: Loginteraktionen konsequent
Die wirkliche Kraft eines persönlichen CRM entsteht im Laufe der Zeit. Jedes Mal, wenn Sie mit jemandem interagieren, protokollieren Sie es. Fügen Sie eine Notiz darüber hinzu, was Sie besprochen haben, was Sie über sie gelernt haben, oder zu Verpflichtungen, die Sie eingegangen sind.
Das schafft eine lebendige Geschichte Ihrer Beziehung. Wenn Sie das nächste Mal die Hand ausstreckt, können Sie die Notizen schnell scannen und wissen, worauf Sie sich beziehen sollen. Es taucht auch auf Muster auf: Sie haben nicht wirklich mit dieser Person in einem Jahr gesprochen, trotz guter Absichten.
Machen Sie das Holzschlag reibungslos. Je einfacher es ist, Notizen hinzuzufügen, desto konsistenter werden Sie sein. Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, eine Interaktion in 30 Sekunden von Ihrem Telefon zu protokollieren.
Schritt 8: Überprüfen und pflegen Sie Ihr System regelmäßig
Planen Sie eine monatliche oder vierteljährliche Überprüfung Ihres Systems. Verbringen Sie 15 bis 30 Minuten mit Blick auf: Wer braucht ein Nachfassen? Arbeiten Sie noch Ihre Tags für Sie? Welche Beziehungen fühlen sich vernachlässigt? Mit wem haben Sie den Kontakt verloren, mit dem Sie sich wieder verbinden möchten?
Diese Überprüfung verhindert, dass Ihr System zu einem Friedhof vergessener Kontakte wird. Es hält Sie absichtlich und rechenschaftspflichtig.
Gewöhnliche Fehler zu vermeiden
Überkompliziert
Das schickste System der Welt hilft nicht, wenn Sie es nicht verwenden. Starten Sie einfach. Fügen Sie Komplexität nur hinzu, wenn Sie bewiesen haben, dass Sie es beibehalten werden.
Nicht konsequent
Ein CRM funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird. Das beste Tool ist das, das Sie tatsächlich öffnen und aktualisieren. Der mobile Zugriff ist kritisch; wenn Ihr System auf einem Telefon schmerzhaft zu verwenden ist, werden Sie es nicht warten.
Zu viele Informationen verfolgen
Mehr Daten sind nicht gleichbedeutend mit besseren Beziehungen. Informationsüberflutung führt zu Aufgabe. Halten Sie sich an das, was Sie sich tatsächlich merken und verwenden werden.
Eine mobile Lösung fehlt
Wenn Sie von Ihrem Telefon aus nicht auf Ihr System zugreifen und es nicht aktualisieren können, werden Sie es schnell aufgeben. Mobile ist nicht optional für ein persönliches CRM.
Überspringen Sie das Setup: Wie Dextr Also all das
Der Aufbau eines persönlichen CRM von Grund auf braucht Zeit, und die Aufrechterhaltung erfordert Disziplin. Wenn Sie lieber die Tabellenkalkulationsphase überspringen und ein Werkzeug verwenden möchten, das für das persönliche Beziehungsmanagement entwickelt wurde, Dextr ist eine Überlegung wert.
Dextr ist eine persönliche CRM-App für iOS und iPad speziell für die Beziehungsverwaltung. Anstatt Ihr System von Grund auf zu bauen, werden Sie alle acht Schritte oben eingebaut. Mit der Synchronisierung und dem Import von Kontakten können Sie unbegrenzte Kontakte direkt von Ihrem Telefon aus synchronisieren, wodurch manuelle Dateneingabe entfällt. Mit flexiblen Beziehungstypen können Sie benutzerdefinierte Beziehungstypen zuweisen oder wesentliche Standardeinstellungen verwenden, um Ihre Verbindungen zu kategorisieren. Tags für die Organisation können Sie Tags verwenden, um Beziehungen genau so zu organisieren, wie Sie möchten, und dann Massenaktionen über markierte Gruppen zu tun. Mit der Interaktionsprotokollierung können Sie jede Interaktion direkt in der App mit Zeitstempeln und Notizen protokollieren. Intelligente Erinnerungen geben Ihnen Nachfassen-Erinnerungen basierend auf Ihrer Kadenz, so dass Beziehungen nie durch die Risse schlüpfen. Der AI Organizer Assistant hilft Ihnen, Ihre Kontakte intelligent zu pflegen und zu organisieren. Mit dem Scannen von Visitenkarten können Sie schnell neue Kontakte hinzufügen, indem Sie ihre Visitenkarte scannen. Mit Gruppenfunktionen können Sie Textexplosionen senden, um Gruppen zu markieren und Beziehungen in großem Maßstab zu verwalten. Und das Privacy-First-Design bedeutet, dass alle Daten lokal verarbeitet werden, mit optional verschlüsseltem iCloud-Backup, so dass Ihre Beziehungsdaten Ihnen bleiben.
Dextr bietet einen kostenlosen Plan, der wirklich nützlich ist, um loszugehen, mit optionalen bezahlten Plänen für Benutzer, die Premium-Funktionen wünschen. Siehe DextrPreisgestaltung um zu finden, was für Sie funktioniert.
Egal, ob Sie ein eigenes System bauen oder eine dedizierte App verwenden, das Wichtigste ist, zu starten. Persönliche Beziehungen sind die Grundlage eines erfüllenden Berufs- und Privatlebens. Ein System, das Ihnen hilft, sie absichtlich zu pflegen, ist die kleine Investition von Zeit oder Geld wert.
Erfahren Sie mehr über den Aufbau besserer Beziehungen mit Dextr durch Besuch Lernressourcen oder das Auschecken Häufige Fragen. Für einen genaueren Blick auf Features laden Sie die App aus App Store.