Slik bygger du et enkelt system for personlig kontaktadministrasjon
Kontakter og relasjoner
Du trenger ikke å være en Fortune 500-selger for å dra nytte av en CRM. Enten du administrerer profesjonelle relasjoner, holder deg nær med venner og familie, eller vokser nettverket ditt, hjelper et personlig CRM-system deg med å huske det som betyr mest og ta forsettlig handling. Den gode nyheten: å bygge en er enklere enn du kanskje tror.
I denne guiden vil vi lede deg gjennom åtte enkle trinn for å lage ditt eget personlige CRM-system, pluss vise deg hvordan du kan unngå vanlige fallgruver som avsporer de fleste.
Trinn 1: Definer dine mål
Før du bygger noe, klargjør hvorfor du trenger et personlig CRM-system. Prøver du å pleie profesjonelle relasjoner og utvide nettverket ditt? Ønsker du å være en bedre venn ved å huske viktige datoer og sjekke inn mer gjennomtenkt? Eller sjonglerer du både personlige og profesjonelle forbindelser?
Jo tydeligere du er om dine mål, jo enklere blir systemet ditt. Hvis for eksempel fokuset ditt er profesjonelt nettverk, kan du prioritere å spore hvordan du møtte noen og deres forretningsinteresser. Hvis det er personlige forhold, kan du legge vekt på bursdager, preferanser og meningsfulle samtaleemner.
Skriv ned 2 til 3 spesifikke resultater du ønsker fra ditt personlige CRM-system. Dette blir din nordstjerne når du bygger.
Trinn 2: Velg Verktøyet
Du har flere alternativer, hver med avveininger:
Regneark (Google Regneark, Excel)
Regneark er gratis, kjent og tilpassbar. Ulemen: de er clunky å oppdatere på mobil, vanskelig å søke, og føle seg kjedelig å opprettholde.
Alt-i-ett-arbeidsområde (Ikk, Airtable)
Disse verktøyene gir mer fleksibilitet og er morsommere å bruke enn regneark. De håndterer mobil tilgang rimelig bra. Imidlertid krever de mer oppsett tid og kan bli overveldende hvis du ikke er forsiktig med omfanget.
Dedikert CRM-app
Spesialbygde CRM-apper, som Dextr, er optimalisert for kontakthåndtering, påminnelser og relasjonssporing. De er raskere å sette opp, glattere på mobil, og krever minimal konfigurasjon. Avveiningen er at du er begrenset til appens designvalg.
For de fleste er det å starte enkelt smartere enn å bygge kompleks. Velg basert på hvor mye tilpasning du faktisk trenger, og om du faktisk vil bruke den på telefonen.
Trinn 3: Bestem hvilken informasjon som skal spores
Sporing for mye informasjon dreper momentum. Start med nødvendigheten: navn og kontaktinformasjon (e-post, telefon, Instagram), hvordan du møtte (denne konteksten er gull for meningsfulle oppfølginger), relasjonstype (venn, profesjonell kontakt, mentor, klient, familie), sentrale interesser eller kontekst (hva de gjør, hva du har til felles, relevante detaljer), koder eller kategorier (for enkel filtrering og bulkhandlinger), siste interaksjonsdato (når du sist snakket, møtte eller utvekslet meldinger), neste oppfølgingsdato (når du vil nå ut igjen) og notater (et gratis-skjemafelt for viktige detaljer eller samtalepunkter).
Motstå trangen til å legge til mer. Du kan alltid utvide senere. Et system du faktisk bruker med grunnleggende info slår et perfekt system du forlater.
Trinn 4: Importer og organiser dine eksisterende kontakter
Eksporter kontaktene dine fra telefon- og adressebøkene. Kombiner dem i det valgte verktøyet, og fjern duplikater når du går. Dette er den tyngste heisen, men det er en engangsoppgave.
Som du importerer, ikke prøv å fylle ut alle felt perfekt. Fokuser på navn og kontaktinformasjon først. Du vil legge til kontekst og koder når du samhandler med mennesker. Dette forhindrer analyse lammelse og får deg til å bevege deg.
Trinn 5: Opprett et merke- og kategoriseringssystem
Tags er ditt hemmelige våpen. De lar deg raskt segmentere dine relasjoner og iverksette tiltak i stor skala (som å sjekke inn med alle dine høyskole venner eller nå ut til potensielle samarbeidspartnere).
Start med 5 til 10 koder som samsvarer med dine mål. Eksempler kan omfatte profesjonelle relasjoner etter bransje, jobbfunksjon eller selskapsstørrelse. Personlige forhold etter skole, hjemby, hobby eller interesse. Handlingsorienterte koder som behov oppfølging, ønsker introduksjon eller potensielt samarbeid.
Hold merkesystemet konsekvent og ikke overkompliserte det. Du kan finjustere det når du lærer hva som faktisk betyr noe for deg.
Trinn 6: Sett opp påminnelser og oppfølgingskadenser
Et kontaktsystem fungerer bare hvis du faktisk følger opp. Sett realistiske oppfølgingsdatoer basert på forholdet: nære venner og familie hver 2. til 4. uke, profesjonelle kontakter hver 1. til 3. måned og løse tilkoblinger hver 6. til 12. måned.
Bruk påminnelser for å varsle deg når det er på tide å nå ut. Enten gjennom telefonens innebygde kalender, e-postvarsler eller appvarsler, finne et system som faktisk får din oppmerksomhet.
Pro tips: Batch oppfølgingen. I stedet for å nå ut til en person, bruk kodene dine til å identifisere alle i en bestemt gruppe som skal sjekke inn, og send deretter noen få meldinger i løpet av en dedikert tidsblokk.
Trinn 7: Logginteraksjoner Konsekvent
Den virkelige kraften til et personlig CRM dukker opp over tid. Hver gang du samhandler med noen, logg den. Legg til et notat om hva du diskuterte, hva du lærte om dem, eller noen forpliktelser du har gjort.
Dette skaper en levende historie om forholdet ditt. Neste gang du når ut, kan du raskt skanne notatene og vite hva du skal referere til. Det overflater også mønstre: du har faktisk ikke snakket med denne personen i et år, til tross for gode intensjoner.
Gjør logging friksjonsløs. Jo lettere det er å legge til notater, jo mer konsekvent vil du være. Ideelt sett bør du kunne logge en interaksjon på 30 sekunder fra telefonen.
Trinn 8: Gjennomgang og vedlikehold av systemet ditt regelmessig
Planlegg en månedlig eller kvartalsvis gjennomgang av systemet. Bruk 15 til 30 minutter på å se på: Hvem trenger en oppfølging? Fungerer merkelappene dine fortsatt for deg? Hvilke relasjoner føler seg forsømt? Hvem har du mistet kontakten med som du ønsker å koble til igjen?
Denne gjennomgangen forhindrer at systemet ditt blir en kirkegård av glemte kontakter. Det holder deg til hensikt og ansvarlig.
Vanlige feil å unngå
Overkompliserte det
Det fancy systemet i verden vil ikke hjelpe hvis du ikke bruker det. Start enkel. Legg til kompleksitet bare etter at du har bevist at du vil opprettholde den.
Ikke Bruke Det Konsekvent
Et CRM fungerer bare hvis det blir en vane. Det beste verktøyet er det du faktisk vil åpne og oppdatere. Mobil tilgang er kritisk; hvis systemet er smertefullt å bruke på en telefon, vil du ikke opprettholde den.
Sporing for mye informasjon
Mer data er ikke like bedre relasjoner. Informasjonsoverbelastning fører til at det er forlatt. Hold deg til det du faktisk vil huske og bruke.
Savner en mobil løsning
Hvis du ikke kan få tilgang til og oppdatere systemet fra telefonen, vil du raskt forlate det. Mobil er ikke valgfritt for et personlig CRM.
Hopp over oppsettet: Hvordan Dextr Løser alt dette
Å bygge et personlig CRM fra bunnen av tar tid, og å opprettholde det krever disiplin. Hvis du heller vil hoppe over regnearkfasen og bruke et verktøy som er bygget for personlig relasjonsstyring, Dextr Det er verdt å vurdere.
Dextr er en personlig CRM app for iOS og iPad designet spesielt for relasjonsadministrasjon. I stedet for å bygge systemet fra bunnen av, får du alle åtte trinnene ovenfor innebygd. Med kontaktsynkronisering og import kan du synkronisere ubegrensede kontakter direkte fra telefonen, og eliminere manuell dataregistrering. Fleksibele relasjonstyper kan du tilordne egendefinerte relasjonstyper eller bruke viktige standardinnstillinger for å kategorisere tilkoblingene dine. Tags for organisasjon lar deg bruke koder til å organisere relasjoner nøyaktig hvordan du vil, og deretter ta bulkhandlinger på tvers av merkede grupper. Med samhandlingslogging lar deg logge hver interaksjon direkte i appen med tidsstempler og notater. Smarte påminnelser gir deg oppfølgingspåminnelser basert på din kadens, slik at relasjoner aldri glir gjennom sprekkene. AI-arrangørassistenten hjelper deg med å vedlikeholde og organisere kontaktene dine på en intelligent måte. Med visittkortskanning kan du raskt legge til nye kontakter ved å skanne visittkortet. Gruppefunksjoner lar deg sende tekstblaster til tagggrupper og administrere relasjoner i stor skala. Og personverndesignet betyr at alle data behandles lokalt, med valgfri kryptert iCloud-sikkerhetskopiering, slik at relasjonsdataene dine forblir dine.
Dextr tilbyr en gratis plan som er virkelig nyttig for å komme i gang, med valgfrie betalte planer for brukere som ønsker premium funksjoner. Se Dextr"s priser for å finne det som fungerer for deg.
Enten du bygger ditt eget system eller bruker en dedikert app, er det viktigste å starte. Personlige forhold er grunnlaget for et tilfredsstillende profesjonelt og personlig liv. Et system som hjelper deg med å pleie dem med vilje, er verdt den lille investeringen av tid eller penger.
Lær mer om å bygge bedre relasjoner med Dextr Ved å besøke Læringsressurser eller sjekke ut Vanlige spørsmål.. For en nærmere titt på funksjoner, last ned appen fra App Store.