Πώς να χτίσετε ένα απλό σύστημα διαχείρισης προσωπικών σχέσεων
Επαφές και σχέσεις
Δεν χρειάζεται να είστε πωλητής Fortune 500 για να επωφεληθείτε από ένα CRM. Είτε διαχειρίζεστε επαγγελματικές σχέσεις, μένετε κοντά με φίλους και οικογένεια, είτε αναπτύξατε το δίκτυό σας, ένα προσωπικό σύστημα CRM σας βοηθά να θυμάστε τι έχει μεγαλύτερη σημασία και να αναλαμβάνετε σκόπιμη δράση. Τα καλά νέα: το να χτίσεις ένα είναι πιο απλό από ό, τι μπορεί να νομίζετε.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας συνοδεύσουμε οκτώ απλά βήματα για να δημιουργήσετε το δικό σας προσωπικό σύστημα CRM, καθώς και να σας δείξουμε πώς να αποφύγετε κοινές παγίδες που εκτροχιάζουν τους περισσότερους ανθρώπους.
Βήμα 1: Ορισμός Των Στόχων Σας
Πριν φτιάξετε οτιδήποτε, διευκρινίστε γιατί χρειάζεστε ένα προσωπικό σύστημα CRM. Προσπαθείτε να καλλιεργήσετε επαγγελματικές σχέσεις και να αναπτύξετε το δίκτυό σας; Θέλετε να είστε καλύτερος φίλος, να θυμάστε σημαντικές ημερομηνίες και να ελέγχετε πιο μελετητικά; Ή μήπως ζογκλερίζεις τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές διασυνδέσεις;
Όσο πιο ξεκάθαροι είστε για τους στόχους σας, τόσο πιο απλό θα είναι το σύστημά σας. Για παράδειγμα, εάν η εστίασή σας είναι η επαγγελματική δικτύωση, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στην παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο συναντήσατε κάποιον και τα επιχειρηματικά του ενδιαφέροντα. Εάν πρόκειται για προσωπικές σχέσεις, μπορεί να δώσετε έμφαση στα γενέθλια, τις προτιμήσεις και τα ουσιαστικά θέματα συνομιλίας.
Γράψτε 2 έως 3 συγκεκριμένα αποτελέσματα που θέλετε από το προσωπικό σας σύστημα CRM. Αυτό γίνεται το βόρειο αστέρι σας καθώς χτίζεις.
Βήμα 2: Επιλέξτε Το Εργαλείο Σας
Έχετε πολλές επιλογές, η καθεμία με συναλλαγές:
Φύλλο ψεκασμού (Φρέστα της Google, Excel)
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι δωρεάν, οικεία και προσαρμόσιμα. Το μειονέκτημα: είναι clunky να ενημερωθούν για κινητά, δύσκολο να αναζητήσουν και αισθάνονται κουραστικά να διατηρηθούν.
All-in-One Χώρος Εργασίας (Θυμάγγελμα, Airtable)
Αυτά τα εργαλεία προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία και είναι πιο ευχάριστα στη χρήση από τα υπολογιστικά φύλλα. Χειρίζονται την πρόσβαση μέσω κινητού λογικά καλά. Ωστόσο, απαιτούν περισσότερο χρόνο ρύθμισης και μπορούν να γίνουν συντριπτικά αν δεν είστε προσεκτικοί σχετικά με το εύρος.
Αφιερωμένη Εφαρμογή CRM
Εφαρμογές CRM που κατασκευασμένα σε σκοπό, όπως Dextr, βελτιστοποιούνται για τη διαχείριση επαφών, τις υπενθυμίσεις και την παρακολούθηση σχέσεων. Είναι πιο γρήγορα ρυθμισμένα, ομαλά στο κινητό και απαιτούν ελάχιστη διαμόρφωση. Το αντάλλαγμα είναι ότι περιορίζεστε στις επιλογές σχεδιασμού της εφαρμογής.
Για τους περισσότερους ανθρώπους, η απλή εκκίνηση είναι πιο έξυπνη από το συγκρότημα κτιρίων. Επιλέξτε με βάση το πόση προσαρμογή χρειάζεστε πραγματικά και αν θα τη χρησιμοποιήσετε πραγματικά στο τηλέφωνό σας.
Βήμα 3: Αποφασίστε ποιες πληροφορίες πρέπει να παρακολουθήσετε
Η παρακολούθηση πολλών πληροφοριών σκοτώνει την ορμή. Ξεκινήστε με τα βασικά: όνομα και πληροφορίες επικοινωνίας (email, τηλέφωνο, Instagram), πώς συναντήσατε (αυτό το πλαίσιο είναι χρυσός για ουσιαστικές παρακολουθήσεις), τύπο σχέσης (φίλος, επαγγελματική επαφή, μέντορας, πελάτης, οικογένεια), βασικά ενδιαφέροντα ή πλαίσιο (αυτό που κάνουν, τι έχετε κοινό, σχετικές λεπτομέρειες), ετικέτες ή κατηγορίες (για εύκολο φιλτράρισμα και μαζικές ενέργειες), ημερομηνία τελευταίας αλληλεπίδρασης (όταν μιλήσατε τελευταία, συναντήσατε ή ανταλλάξατε μηνύματα), επόμενη ημερομηνία παρακολούθησης (όταν θέλετε να επικοινωνήσετε ξανά) και σημειώσεις (ένα πεδίο ελεύθερης μορφής για σημαντικές λεπτομέρειες ή σημεία συνομιλίας).
Αντισταθείτε στην παρόρμηση να προσθέσετε περισσότερα. Μπορείτε πάντα να επεκταθείτε αργότερα. Ένα σύστημα που χρησιμοποιείτε πραγματικά με βασικές πληροφορίες χτυπάει ένα τέλειο σύστημα που εγκαταλείπετε.
Βήμα 4: Εισαγωγή και Οργάνωση των Υφιστάμενων Επαφών σας
Εξάγετε τις επαφές σας από το τηλέφωνο και τα βιβλία διευθύνσεών σας. Συνδυάστε τα στο επιλεγμένο εργαλείο σας, αφαιρώντας τα διπλότυπα καθώς πηγαίνετε. Αυτή είναι η βαρύτερη ανύψωση, αλλά είναι ένα εφάπαξ έργο.
Καθώς εισάγετε, μην προσπαθήσετε να συμπληρώσετε τέλεια όλα τα πεδία. Επικεντρωθείτε πρώτα στα ονόματα και τις πληροφορίες επικοινωνίας. Θα προσθέσετε το πλαίσιο και τις ετικέτες καθώς αλληλεπιδράτε με τους ανθρώπους. Αυτό αποτρέπει την ανάλυση παράλυση και σας κάνει να κινείστε.
Βήμα 5: Δημιουργία συστήματος Tagging και κτηματολόγησης
Οι ετικέτες είναι το μυστικό σου όπλο. Σας αφήνουν να τμηματοποιήσετε γρήγορα τις σχέσεις σας και να αναλαμβάνετε δράση σε κλίμακα (όπως το check in με όλους τους φίλους σας στο κολέγιο ή να απευθυνθείτε σε πιθανούς συνεργάτες).
Ξεκινήστε με 5 έως 10 ετικέτες που ευθυγραμμίζονται με τους στόχους σας. Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν επαγγελματικές σχέσεις ανά κλάδο, εργασιακή λειτουργία ή μέγεθος εταιρείας. Προσωπικές σχέσεις από το σχολείο, τη γενέτειρα, το χόμπι ή το ενδιαφέρον. Οι ετικέτες προσανατολισμένες στη δράση, όπως οι ανάγκες παρακολούθησης, θέλουν εισαγωγή ή πιθανή συνεργασία.
Διατηρήστε το σύστημα ετικετών σας συνεπές και μην το περιπλέκετε υπερβολικά. Μπορείτε να το τελειοποιήσετε καθώς μαθαίνετε τι πραγματικά έχει σημασία για εσάς.
Βήμα 6: Ρυθμίστε τις Υπενθυμίσεις και τις Απαρασίες Παρακολούθησης
Ένα σύστημα επαφών λειτουργεί μόνο αν πραγματικά παρακολουθείτε. Ορίστε ρεαλιστικές ημερομηνίες παρακολούθησης με βάση τη σχέση: στενοί φίλοι και οικογένεια κάθε 2 έως 4 εβδομάδες, επαγγελματικές επαφές κάθε 1 έως 3 μήνες και χαλαρές συνδέσεις κάθε 6 έως 12 μήνες.
Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις για να σας ειδοποιήσετε όταν είναι καιρός να προσεγγίσετε. Είτε μέσω του ενσωματωμένου ημερολογίου του τηλεφώνου σας, ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποιήσεις εφαρμογών, βρείτε ένα σύστημα που πραγματικά λαμβάνει την προσοχή σας.
Pro tip: Παρακολουθήστε τις επόμενες παρακολουθήσεις σας. Αντί να απευθυνθείτε σε ένα άτομο, χρησιμοποιήστε τις ετικέτες σας για να προσδιορίσετε όλους σε μια συγκεκριμένη ομάδα που πρόκειται να κάνουν επικοινωνία και, στη συνέχεια, στείλτε μερικά μηνύματα κατά τη διάρκεια ενός ειδικού χρονικού μπλοκ.
Βήμα 7: Συνεπήσιμες οι αλληλεπιδράσεις καταγραφής
Η πραγματική δύναμη ενός προσωπικού CRM αναδύεται με την πάροδο του χρόνου. Κάθε φορά που αλληλεπιδράτε με κάποιον, να το καταγράψετε. Προσθέστε μια σημείωση σχετικά με το τι συζήτησετε, τι μάθατε γι 'αυτούς ή οποιεσδήποτε δεσμεύσεις αναλάβαμε.
Αυτό δημιουργεί μια ζωντανή ιστορία της σχέσης σας. Επόμενη φορά που θα απευθυνθείτε, μπορείτε να σαρώσετε γρήγορα τις σημειώσεις και να ξέρετε τι να αναφέρετε. Εμφανίζει επίσης μοτίβα: δεν έχετε μιλήσει πραγματικά με αυτό το άτομο σε ένα χρόνο, παρά τις καλές προθέσεις.
Κάντε την υλοτομία χωρίς τριβές. Όσο πιο εύκολο είναι να προσθέσετε σημειώσεις, τόσο πιο συνεπείς θα είστε. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να μπορείτε να καταγράψετε μια αλληλεπίδραση σε 30 δευτερόλεπτα από το τηλέφωνό σας.
Βήμα 8: Αναθεώρηση και συντήρηση του συστήματός σας τακτικά
Προγραμματίστε μια μηνιαία ή τριμηνιαία ανασκόπηση του συστήματός σας. Περάστε 15 έως 30 λεπτά κοιτάζοντας: Ποιος χρειάζεται μια συνέχεια; Οι ετικέτες σας εξακολουθούν να λειτουργούν για εσάς; Ποιες σχέσεις αισθάνονται παραμελημένες; Με ποιον έχεις χάσει την επαφή με αυτό θα ήθελες να επανασυνδεθείς;
Αυτή η ανασκόπηση εμποδίζει το σύστημά σας να γίνει ένα νεκροταφείο ξεχασμένων επαφών. Σε κρατάει σκόπιμο και υπόλογο.
Κοινά λάθη για να αποφύγετε
Υπερπολυμλώντας Το
Το πιο φανταχτερό σύστημα στον κόσμο δεν θα βοηθήσει αν δεν το χρησιμοποιήσετε. Ξεκίνα απλά. Προσθέστε την πολυπλοκότητα μόνο αφού έχετε αποδείξει ότι θα το διατηρήσετε.
Η Μη Χρήση Του Με Συνέπεια
Ένα CRM λειτουργεί μόνο αν γίνει συνήθεια. Το καλύτερο εργαλείο είναι αυτό που θα ανοίξετε πραγματικά και θα ενημερώσετε. Η πρόσβαση σε κινητά είναι κρίσιμη. εάν το σύστημά σας είναι επώδυνο στη χρήση σε ένα τηλέφωνο, δεν θα το διατηρήσετε.
Παρακολούθηση Πάρα Πολλασιών Πληροφοριών
Περισσότερα δεδομένα δεν ισοδυναμούν με καλύτερες σχέσεις. Η υπερφόρτωση πληροφοριών οδηγεί σε εγκατάλειψη. Μείνετε σε αυτό που πραγματικά θα θυμάστε και θα χρησιμοποιήσετε.
Χάνοντας μια λύση για κινητά
Εάν δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να ενημερώσετε το σύστημά σας από το τηλέφωνό σας, θα το εγκαταλείψετε γρήγορα. Το κινητό δεν είναι προαιρετικό για ένα προσωπικό CRM.
Παραλείψτε τη ρύθμιση: Πώς Dextr Λύνει όλα αυτά
Η οικοδόμηση ενός προσωπικού CRM από το μηδέν απαιτεί χρόνο και η διατήρησή του απαιτεί πειθαρχία. Εάν προτιμάτε να παραλείψετε τη φάση του υπολογιστικού φύλλου και να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο ειδικά κατασκευασμένο για τη διαχείριση προσωπικών σχέσεων, Dextr Αξίζει να εξεταστεί.
Dextr είναι μια προσωπική εφαρμογή CRM για iOS και iPad που έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση σχέσεων. Αντί να χτίζετε το σύστημά σας από το μηδέν, μπορείτε να ενσωματώσετε και τα οκτώ βήματα πάνω. Ο συγχρονισμός και η εισαγωγή σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε απεριόριστες επαφές απευθείας από το τηλέφωνό σας, εξαλείφοντας την είσοδο στα χειροκίνητα δεδομένα. Οι ευέλικτοι τύποι σχέσεων σάς επιτρέπουν να εκχωρήσετε προσαρμοσμένους τύπους σχέσεων ή να χρησιμοποιήσετε βασικές προεπιλογές για να κατηγοριοποιήσετε τις συνδέσεις σας. Οι ετικέτες για τον οργανισμό σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε ετικέτες για να οργανώσετε σχέσεις ακριβώς όπως θέλετε και στη συνέχεια να κάνετε μαζικές δράσεις σε όλες τις ομάδες με ετικέτα. Η υλοτομία αλληλεπίδρασης σάς επιτρέπει να καταγράφετε κάθε αλληλεπίδραση απευθείας στην εφαρμογή με χρονοσφραγιδείες και σημειώσεις. Οι έξυπνες υπενθυμίσεις σας δίνουν υπενθυμίσεις παρακολούθησης με βάση τον ρυθμό σας, ώστε οι σχέσεις να μην γλιστρούν ποτέ μέσα από τις ρωγμές. Ο Βοηθός Διοργανωτή Τεχνητής Νοημοσύνης σας βοηθά να διατηρήσετε και να οργανώσετε τις επαφές σας έξυπνα. Η σάρωση καρτών επιχείρησης σάς επιτρέπει να προσθέσετε γρήγορα νέες επαφές σαρώνοντας την επαγγελματική τους κάρτα. Οι λειτουργίες της ομάδας σάς επιτρέπουν να στέλνετε εκρήξεις κειμένου σε ομάδες ετικέτας και να διαχειρίζεστε τις σχέσεις σε κλίμακα. Και ο σχεδιασμός της ιδιωτικής ζωής σημαίνει ότι όλα τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σε τοπικό επίπεδο, με προαιρετικό κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας iCloud, οπότε τα δεδομένα της σχέσης σας παραμένουν δικά σας.
Dextr προσφέρει ένα δωρεάν σχέδιο που είναι πραγματικά χρήσιμο για την έναρξη, με προαιρετικά προγράμματα επί πληρωμή για χρήστες που θέλουν premium χαρακτηριστικά. Δείτε DextrΗ τιμολόγηση της τιμής για να βρω αυτό που λειτουργεί για σένα.
Είτε δημιουργείτε το δικό σας σύστημα είτε χρησιμοποιείτε μια ειδική εφαρμογή, το πιο σημαντικό πράγμα είναι η έναρξη. Οι προσωπικές σχέσεις είναι το θεμέλιο μιας ικανοποιητικής επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Ένα σύστημα που σας βοηθά να τα καλλιεργήσετε σκόπιμα αξίζει τη μικρή επένδυση του χρόνου ή του χρήματος.
Μάθετε περισσότερα για την οικοδόμηση καλύτερων σχέσεων με Dextr με την επίσκεψη στο μαθησιακοί πόροι ή έλεγχος του ελέγχου Συχνές ερωτήσεις. Για μια πιο προσεκτική ματιά στις δυνατότητες, κατεβάστε την εφαρμογή από το Καταστήματα εφαρμογών.