Cara mencatat dan menjaga hubungan profesional
Kontak dan hubungan
Hubungan profesional sering berkembang selama bertahun-tahun, tempat kerja, dan proyek. Seseorang yang Anda temui sebagai rekan setimnya menjadi klien, seorang mentor pindah ke kota lain, dan pengantar dari konferensi mengarah ke kolaborasi yang berguna.
Melacak konteks itu membantu Anda mendekati percakapan berikutnya dengan sesuatu yang spesifik untuk dikatakan. Daftar kontak adalah fondasi yang baik, tetapi membutuhkan beberapa detail pendukung.
Berikut adalah sistem praktis yang dapat Anda pertahankan dalam spreadsheet, buku catatan, atau aplikasi pelacakan hubungan.
Dextr adalah pilihan pertama kami pada perangkat Apple untuk menjaga konteks hubungan setelah percakapan. Gunakan pandangan kontak dan hubungan untuk mengingat orang-orang yang terlibat, dengan Pro Journal Entries untuk catatan tanggal dan pengingat untuk tindakan berikutnya.
Panduan ini diterbitkan oleh Dextr. Rekomendasi tersebut mencerminkan alur kerja yang dijelaskan di sini.
Mulailah dengan hubungan yang ingin Anda pertahankan
Pilih daftar kerja yang kecil. Sertakan orang yang Anda kenal dan ingin tetap terhubung, daripada setiap nama yang dapat Anda kumpulkan.
Kelompok awal yang berguna meliputi:
- Rekan-rekan saat ini dan mantan.
- Mentor dan orang-orang yang Anda sarankan.
- Kolaborator dan rekan-rekan profesional.
- Klien dan mitra rujukan.
- Orang-orang yang Anda temui melalui asosiasi atau acara berulang.
Mulailah dengan sepuluh sampai dua puluh nama. Pertimbangkan seperti apa kelanjutan setiap hubungan: sesekali mengejar, pertukaran sumber daya yang berguna, proyek bersama, atau percakapan rutin.
Hindari membuat daftar Anda semata-mata tentang siapa yang dapat membantu Anda. Rekam cara Anda juga dapat berkontribusi. Pengantar yang dijanjikan atau sumber daya yang relevan dengan pekerjaan seseorang membuat tindakan berikutnya yang berguna.
Berikan Setiap Orang Konteks yang Cukup
Catatan hubungan profesional akan membantu Anda menjawab lima pertanyaan:
- Bagaimana kita mengenal satu sama lain?
- Apa yang mereka kerjakan atau minati?
- Apa yang terakhir kita diskusikan?
- Apakah salah satu dari kita setuju dengan langkah selanjutnya?
- Kapan masuk akal untuk menyambung kembali?
Sebagai contoh, “Jordan Lee, mantan rekan setim produk, sekarang memimpin kelompok desain kecil. Kami berbicara tentang perekrutan dan lokakarya komunitas. Saya menawarkan untuk berbagi rekomendasi fasilitator. "
Catatan pendek itu lebih mudah digunakan daripada koleksi deskripsi profil yang disalin. Periksa nama dan peran saat ini ketika Anda memiliki informasi baru.
Jika Anda menginginkan struktur awal, Template pelacak hubungan termasuk bidang ini dan formula tanggal.
Rekam Perkenalan Saat Anda Mengingatnya
Dextr di iPhone: Rekam Percakapan
Mengetahui siapa yang terhubung, Anda dapat membuat pertukaran nanti terasa lebih membumi. Tambahkan pengantar dan kesempatan ketika Anda pertama kali menyelamatkan orang tersebut.
"Berkenalan dengan Priya melalui Jordan di bengkel komunitas" menyimpan dua detail: hubungan dan pengaturan bersama. Ini juga memungkinkan Anda berterima kasih kepada orang yang membuat koneksi.
Dalam Dextr, yang Diperkenalkan dengan panduan menjelaskan bagaimana untuk melampirkan konteks itu ke kontak.
Perlakukan pengantar sebagai awal dari sebuah koneksi. Tanyakan sebelum membagikan detail seseorang atau menawarkan waktu mereka kepada orang lain.
Contoh aplikasi mode gelap di bawah ini menggunakan kontak demonstrasi fiktif.
Di iPhone, Pro Journal Entry mempertahankan percakapan dan sumber daya yang dijanjikan berikutnya.
Dextr di iPhone: Jelajahi Koneksi Hubungan
Catatan Percakapan Terpisah dari Tugas Tindak Lanjut
Sebuah catatan percakapan mempertahankan apa yang terjadi. Sebuah tugas mencatat apa yang perlu Anda lakukan. Menjaga keduanya jelas membuat sistem lebih mudah untuk ditinjau.
Setelah minum kopi dengan mantan kolega, catatan Anda bisa mengatakan: "Diskutukkan pindah ke konsultasi dan lokakarya pertama mereka." Tugasnya mungkin: "Mengirim rekomendasi fasilitator pada hari Kamis."
Sebuah pengingat yang hanya mengatakan “Jordan” memaksa Anda untuk merekonstruksi tujuan nanti. Pengingat yang mengatakan "Send Jordan rekomendasi fasilitator" memberi Anda tindakan.
Dextr's Jurnal Entri dapat menyimpan percakapan di samping kontak. Fitur tersebut adalah bagian dari Pro. Gunakan pengingat tanggal terpisah ketika komitmen memiliki tenggat waktu.
Pilih Ritme yang Sesuai dengan Koneksi
Tidak ada interval universal untuk hubungan profesional. Kolaborator saat ini mungkin memerlukan koordinasi mingguan, sementara rekan setimnya yang lama dapat menikmati sesekali mengejar ketinggalan.
Gunakan interval sebagai hal yang diminta untuk meninjau hubungan. Pertimbangkan apakah Anda sudah memiliki kontak melalui pertemuan, proyek bersama, atau kelompok biasa.
Untuk kontak yang sedang berlangsung, Dextr's Tetap di Touch Pengingat menggunakan riwayat interaksi yang direkam dan interval yang Anda pilih. Tetapkan interaksi yang berarti yang direkam sehingga pengingat memiliki informasi yang berguna.
Ketika percakapan menghasilkan langkah baru berikutnya, ubah pengingat untuk dicocokkan. Jadwal lama seharusnya tidak terus menghasilkan pekerjaan setelah proyek berakhir.
Gunakan kategori yang dapat Anda pertahankan
Beberapa kategori besar biasanya cukup. Anda mungkin mengatur kontak oleh komunitas profesional, bidang keahlian, dan jenis hubungan yang Anda bagikan.
Misalnya, Priya dapat memiliki hubungan Mentor dan tag untuk Penyelenggara Penelitian, Austin, dan Lokakarya. Label tersebut menjawab pertanyaan yang berbeda.
Buat kategori baru hanya ketika Anda berharap untuk menggunakannya untuk menemukan orang atau merencanakan tindakan yang relevan. Sistem klasifikasi yang kompleks membutuhkan waktu jauh dari percakapan yang seharusnya didukung.
Yang Dextr Panduan penandaan menunjukkan bagaimana tag dapat menjaga kelompok yang tumpang tindih pada satu kontak.
Membuat Tinjauan Mingguan Pendek
Sisihkan sepuluh menit pada satu waktu Anda dapat mengulangi. Meninjau tiga hal:
- Janji yang harus Anda selesaikan.
- Percakapan yang akan berguna untuk melanjutkan.
- Orang-orang yang memiliki alasan khusus untuk dihubungi.
Pilih sejumlah tindakan yang dapat dikelola. Sebelum menjangkau, baca catatan terakhir dan periksa pertanyaan Anda masih masuk akal.
Sebuah pesan bisa sederhana: “Anda menyebutkan peluncuran lokakarya ketika kami minum kopi. Bagaimana sesi pertama berjalan?” Yang lain dapat berbagi sumber daya yang Anda janjikan tanpa menambahkan permintaan.
Setelah pertukaran, catat tanggal, satu detail yang berguna, dan langkah selanjutnya yang disepakati. Jika Anda berulang kali menunda kontak yang sama, pertimbangkan kembali interval atau tujuan dari pengingat.
Tahu Kapan Anda Membutuhkan CRM Bisnis
Pelacak hubungan pribadi membantu Anda mempertahankan jaringan Anda sendiri. Proses penjualan bersama mungkin juga memerlukan kepemilikan utama, tahap kesepakatan, pelaporan, izin, atau riwayat komunikasi di seluruh organisasi.
Ingatlah persyaratan klien dan kebijakan majikan saat memutuskan di mana informasi pekerjaan berada. Catatan jaringan pribadi seharusnya tidak menjadi pengganti catatan pelanggan resmi.
Jika Anda memilih alat, lihat panduan pembelian CRM bisnis kecil.
Pertanyaan Umum
Haruskah saya melacak setiap interaksi?
Catat percakapan dan komitmen yang mungkin Anda butuhkan nanti. Pertukaran singkat mungkin tidak memerlukan catatan. Jaga agar upaya tetap proporsional.
Bisakah saya menjaga hubungan pribadi dan profesional bersama?
Ya, ketika alat dan pengaturan privasinya sesuai dengan keduanya. Gunakan tag atau grup untuk konteks. Rekam kerja terpisah ketika klien, majikan, atau kolaborator membutuhkan akses.
Apa yang harus saya lakukan setelah jeda panjang?
Baca konteks yang Anda miliki, periksa apakah itu saat ini, dan jangkau dengan alasan yang mudah. Anda tidak perlu menyelesaikan backlog yang dibayangkan dari pesan yang terlewatkan.
Sistem hubungan yang berguna membantu Anda siap, menindaklanjuti, dan mengingat orang di luar jabatan mereka.
Mulai dengan Dextr
Jauhkan konteks dari percakapan Anda dan alasan untuk berhubungan kembali dengan Dextr. Instal Dextr dari App Store.